Projectleider Pilot Sharepoint

Opdrachtomschrijving

Als KVK willen wij steeds meer digitaliseren en onze producten en diensten toegankelijker maken voor ondernemers. Het is daarom van cruciaal belang dat we vanuit KVK ook de medewerkers maximaal ondersteunen op IT gebied.

KVK moet aan de Wet open overheid, aan de Archiefwet en aanverwante wet- en regelgeving voldoen. Adequaat digitaal Informatie- en archiefbeheer zorgt hiervoor. De overheid is al sinds 2021 naar aanleiding van de kindertoeslagenaffairebezig om haar informatiehuyishouding te verbeteren. Meer hierover is te lezen op: https://www.informatiehuishouding.nl.
Hiervoor is bij KVK het programma Open op Orde ingericht. Binnen dit programma is er behoefte aan een projectleider, die de pilot van 'Sharepoint als archief- en werkomgeving' gaat begeleiden en ons verder gaat versterken aan projectmatige activiteiten. In de teams- en persoonlijke schijven in Office en in de Teams-omgeving wordt veel informatie uitgewisseld en/of vastgelegd maar op een ongestructureerde wijze. Sinds de corona epidemie en het hybride werken is het gebruik van Teams als samenwerkingsomgeving enorm gegroeid en hiermee ook de informatie die in dit middel uitgewisseld wordt. In het kader van deze pilot willen we onderzoeken of Sharepoint een goede oplossing is voor de behoefte aan de gebruikers om in één omgeving en op een gestructureerde wijze informatie met elkaar uit te wisselen en samen te werken met tegelijkertijd een goed versiebeheer en 'mappen'structuur. Dit project heeft een doorlooptijd van 6 maanden. We zijn al ermee begonnen, maar we missen nog steeds de vaardigheden van een projectleider.

Wat ga je doen?
Je geeft leiding aan deze pilot. De pilot moet duidelijkheid geven waar documenten opgeslagen worden, welke eisen dat stelt aan de autorisatiestructuur en onder welke condities dit uitgevoerd kan worden. Onderdeel van de pilot is ook de gebruikersacceptatie van de geboden oplossing. Mogelijk komen er vragen hieruit voort eveneens over data-migratie. Het pilotteam bestaat uit ongeveer 25 medewerkers en jouw projectgroep uit 7 á 8 medewerkers. Afhankelijk van de uitkomst van de pilot gaat KVK Sharepoint als archief- en werkomgeving uitrollen of gaat ze op zoek naar een andere oplossing. Je komt terecht in het programmateam Open op Orde, waar nog meer projectmatige werkzaamheden (in een combinatie werkwijze met agile) plaatsvinden. Daar lever je ook een bijdrage aan afhankelijk van de planning en de voortgang van de programmawerkzaamheden. Je rapporteert aan de programmamanager. Je maakt deel uit van het kernteam van het programma.

Taken:
•Uitvoeren van adviestrajecten m.b.t. informatiebeheer;
•Inzicht hebben in het inrichten van de governance, informatie architectuur, processen en ondersteunende systemen op het gebied van de informatiehuishouding;
•Coördinatie & afstemming van aanpak en uitvoering van (deel)projecten m.b.t. de informatiehuishouding;
•Kennis- en informatie-uitwisseling, leren & informeren over de behoeftes, richting en oplossingen tussen teams;
•Vertalen van ontwikkelingen binnen het project naar conclusies en een advies rapport;
•Begeleiden van veranderingstrajecten en procesverbeteringen.

Kandidaatomschrijving

Analytisch vermogen
Onderzoekt, herkent en begrijpt de belangrijkste elementen van vraagstukken en hun onderlinge samenhang.

Overzicht
Overziet de delen en het geheel van ontwikkelingen, vraagstukken, gegevens, opdrachten en projecten en begrijpt hoe deze elementen met elkaar samenhangen. Kan dit inzicht op effectieve manier vertalen naar handelen.

Plannen en organiseren
Vertaalt doelstellingen in concrete acties en activiteiten en organiseert middelen en werkzaamheden zodanig dat de gemaakte tijdsplanning wordt behaald.

Resultaatgericht
Werkt doelgericht en vasthoudend naar resultaten toe en weet het resultaat op efficiënte en effectieve wijze te realiseren.

Samenwerken
Handelt vanuit het groepsbelang en levert samen met anderen een bijdrage aan het gemeenschappelijke resultaat en aan de relaties en sfeer in de groep.