Projectleider inkoop nachtopvang

Als projectleider ben je verantwoordelijk voor het coördineren en stimuleren van het inkoopproces voor de nachtopvang in Ede, die begin november geopend moet worden. Je verzamelt input van verschillende afdelingen die essentieel zijn voor een succesvolle inkoop, evenals documenten die in de aanloopperiode zijn opgesteld.

Het is daarbij belangrijk om kritisch te zijn op de aangeleverde informatie, met jouw kennis van inkoopprocedures. Bijvoorbeeld, geef feedback op te strenge of onrealistische eisen in het Programma van Eisen (PvE). Overweeg ook wat binnen de inkoop kan worden geregeld en wat beter in separate afspraken vastgelegd kan worden.

Daarnaast coördineer je de totstandkoming van de tarieven in samenwerking met de contactpersoon van de afdeling Financiën & Control (F&C).

Belangrijke momenten in het inkoopproces zijn:

• De haalbaarheid van contractering per 1 november 2024, gezien de wettelijke termijn voor inkoop (nu het minimum van 42 dagen), waarbij beleidsmedewerkers tijdig moeten leveren, ook rekening houdend met het zomerreces van 2024.
• Het opstellen van de inkoopdocumenten, waaronder het Inschrijvingsdocument, Programma van Eisen, en opdracht-/productomschrijving.
• Het coördineren van de beantwoording van vragen uit de Nota van Inlichtingen, ondanks dat er in de planning geen rekening is gehouden met een NvI-ronde.
• Het zorgen dat de huurovereenkomst in lijn is met de inkoopafspraken, waarbij het concept als bijlage bij de inkoopdocumenten gepubliceerd moet worden en er in het inkoopdocument een tekst moet komen over de huurovereenkomst, de looptijd en de huur.

De opdracht omvat ook de regionale inkoop van safehouses en time-outbedden voor de regiogemeenten in de Valleiregio, inclusief Wageningen, waarvoor processturing eveneens noodzakelijk is. De ingangsdatum voor contractering is 1 januari 2025, en aanbieders moeten voor 1 oktober 2024 worden gegund. Ook hier gelden de bovengenoemde kritische momenten in het inkoopproces.

Verantwoordelijkheden

Beoogd resultaat:

1. Het afsluiten van een overeenkomst met de gekozen aanbieder, zodat de nachtopvang aan de Stationsweg 109 per 1 november 2024 kan openen.
2. Het afsluiten van overeenkomsten met aanbieders van safehouses en time-outbedden, met als streefdatum 1 januari 2025 en gunning vóór 1 oktober 2024.

Verantwoordelijkheden:

• Selecteren van de meest geschikte inkoop- en beoordelingsmethoden.
• Samen met de inkoopadviseur een inkoopplanning opstellen en hierop sturen via regelmatig overleg (met de ambtelijk opdrachtgever).
• Een uitgebreide kennis van gemeentelijke inkoopprocessen en het vermogen om onder hoge druk te werken zijn cruciaal voor deze opdracht.

De kandidaat is inzetbaar vanaf 1 juli 2024 tot en met 1 december 2024 voor 16-24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.