Gemeente Amsterdam

Projectleider informatielandschap

Gemeente Amsterdam

De opdracht­omschrijving

Opdrachtomschrijving

We hebben te maken met verschillende informatiesystemen. Gemeente brede financiële (management)rapportagesystemen als AFS (in transformatie naar AFIS) en AMI, het Onderwijsloket voor onderwijshuisvesting en DSD (in transformatie naar AMVI) voor de eigen MV-object en project informatie.

DSD wat al langere periode niet meer wordt ondersteund wordt eindelijk omgezet naar een nieuw informatiesysteem AMVI (Q2 2024) en AFS wordt AFIS (Q4 2024), wat het momentum biedt om gehele informatiehuishouding onder de loep te nemen. AMVI is onze informatiehuishouding van projecten en objecten. AFS is financieel systeem gemeentebreed.

De verschillende systemen zijn niet allemaal goed aan elkaar gekoppeld waardoor het één keer invoeren principe niet mogelijk is.

Een deel van de collega’s werk nog in eigen separatie Excel overzichten wat kwetsbaar is en rapporteren op totaal ingewikkeld en arbeidsintensief maakt.

De systemen worden niet door iedereen als gebruiksvriendelijk ervaren en het is niet voor iedereen duidelijk wat wordt verwacht en worden hier onvoldoende op aangestuurd.

Informatie over uitvoeringsprojecten ligt veelal bij projectleiders buiten MV (PMB/ Vastgoed/ Extern).

De informatie vanuit de verschillende systemen moet worden gedeeld met de andere directies, omdat het voor deze directies ook dient als bron van basisinformatie.

Maar we beginnen niet vanaf nul.

Er is een kernteam MV op orde met een vertegenwoordiging vanuit de verschillende afdelingen.

Via de BAR rapportage wordt het management 4 x per jaar geïnformeerd over de financiële voortgang op de exploitatie en investeringen.  Bar = budget adviesrapportage

4x keer per jaar (waarvan 2x bestuurlijk) worden voortgangsrapportages opgeleverd op de lopende projecten Jeugd Zorg en Basisvoorzieningen en de specials MV.(specials zijn grote projecten)

In voorbereiding op de komst van AMVI is de gewenste object en projectinformatie inzichtelijk gemaakt.

Werkzaamheden

Fase 1: Informatielandschap: Breng het informatielandschap in kaart met de verschillende informatiesystemen, koppelingen tussen systemen, informatiebronnen, periodieke rapportages en producten en bijbehorende proces- en werkafspraken. Hierin worden in ieder geval de volgende zaken vastgelegd:

Welke informatie in welk systeem wordt bijgehouden en hoe de systemen zijn gekoppeld

Wie verantwoordelijk is voor het bijhouden van welke informatie en op welk moment

Welke rapportages en producten worden periodiek gegenereerd, door wie en voor wie

Wie heeft welke verantwoordelijkheid (taken en rollen) binnen MV en in afstemming met IV

Fase 2: PVA  implementatie: na vaststellen van het informatielandschap door de directie MV werk je het implementatieproces uit. Werk dit uit met de betrokken collega’s en stakeholders zodat er een gedragen werkwijze ligt, dit is een belangrijke randvoorwaarde voor succes in de implementatie. 

Fase 3: Begeleiding invoering: na vaststellen van het procesvoorstel start je als begeleider van de implementatie van bovenstaande afspraken. Opdracht is niet alleen het opleveren van afspraken maar ook begeleiding van de eerste fase van implementatie en borging in de lijn. 

De opdracht gaat over de informatiehuishouding gericht op de financiën, project en object informatie zoals beheerd in de verschillende systemen. De opdracht is niet gericht op digitaal werken of afspraken t.a.v. het opslaan van werkdocumenten of mappenstructuren.

De opdracht is niet gericht op het ontwikkelen van nieuwe systemen maar het optimaal inrichten en werken met de bestaande (in ontwikkeling zijnde) informatiesystemen.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)

Amsterdam bouwt aan een complete, leefbare en ongedeelde stad. Prettig wonen gaat hand in hand met leren, bewegen en recreëren. De directie Maatschappelijke Voorzieningen (MV) brengt de veranderende stad en de beleidsambities samen in een richtinggevende koers, draagt deze koers uit en zorgt voor heldere kaders, werkwijzen en richtlijnen. Zo zorgt zij samen met haar partners in het sociale en fysieke domein voor het inzichtelijk maken van de opgave, om op de juiste plekken in de stad voorzieningen te realiseren en te exploiteren.

 Bij MV werken ruim 60 collega’s, verdeeld over drie teams: Stad & Gebied, Accommodaties en Opdrachten & Realisatie. Als Projectleider Informatielandschap maak je deel uit van het kleine maar ambitieuze Team Opdrachten & Realisatie met collega’s uit verschillende disciplines. Binnen het team wordt onder meer gewerkt aan het voorbereiden van voorzieningen op het gebied van Jeugd, Zorg, Basisvoorzieningen, Onderwijs en Sport. Denk aan buurtkamers, jongerencentra, noodopvang etc. Het managementteam bestaat uit vier managers en de strategisch adviseur. We werken vanuit het Stadhuis aan Amstel 1.


 

De Eisen

  • Beschikbaarheid en tarief kandidaat Een interview maakt deel uit van het selectieproces en de aangeboden kandidaat kan in de evaluatiefase van de offerteaanbiedingen uitgenodigd worden voor een gesprek. Hij of zij dient daarom beschikbaar te zijn voor het interview; Bij gunning is de aangeboden kandidaat direct inzetbaar zoals vermeld in de opdrachtomschrijving van deze tender; Het uur(tarief) dat u opgeeft is altijd exclusief btw en inclusief alle overige bijkomende kosten (bijvoorbeeld reiskosten). Indien het opgegeven tarief de aangegeven range of het maximumtarief overschrijdt wordt uw offerte terzijde gelegd (knock out).
  • Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam contactpersoon telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie.  Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn
  • Eis - Werk- en denkniveau De aangeboden kandidaat beschikt over een Een hbo/wo werk- en denkniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Eis - Toevoegen motivatie Geef in maximaal 1 A4 aan waarom uw kandidaat de meest geschikte is voor deze opdracht. Uw motivatie zal worden besproken tijdens het interview, indien de kandidaat hiervoor wordt uitgenodigd.
  • Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar relevante werkervaring als projectleider/procesmanager, bij voorkeur gericht op het ontwerp en implementatie van informatiehuishouding binnen de (semi)-publieke sector (gemeente). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Eis - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met informatiesystemen en informatiehuishouding. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Eis - Verificatie kennis Verificatie van de kennis van de kandidaat.
  • Eis - Verificatie Ervaring Verificatie van de ervaring van de kandidaat.
  • Eis - Beheersing competenties Beheerst de kandidaat de competenties op de bijbehorende niveaus zoals hieronder genoemd.
  • Referentie U dient minimaal 1 relevante referentie op te geven van de aangeboden kandidaat. Vul in: organisatie naam contactpersoon telefoonnummer contactpersoon. Na afstemming met kandidaat en na het gesprek kan de opdrachtgever besluiten om in contact te treden met de referentie.  Let op: de referentie dient op de hoogte te zijn
  • Eis - Draaideurconstructie De aangeboden kandidaat heeft in de afgelopen 2 jaar geen ambtelijke aanstelling gehad bij de gemeente Amsterdam. Let op antwoordmogelijkheden: Ja, kandidaat heeft geen ambtelijke aanstelling gehad in de afgelopen 2 jaar bij de gemeente Amsterdam. Nee, kandidaat heeft wel een ambtelijke aanstelling gehad in de afgelopen 2 jaar bij de gemeente Amsterdam (KO)
  • Eis - CV toevoegen U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte af te wijzen.

De Wensen

  • Het tarief
  • Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat heeft ervaring gericht op het ontwerp en implementatie van informatiehuishouding binnen de (semi)-publieke sector (gemeente). Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat is communicatief vaardig en kan verbinden in de aanpak en werkt integraal. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Wens - Werkervaring De aangeboden kandidaat kan snel schakelen op diverse niveaus, Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
  • Toetsing van de competentie: Omgevingsbewustzijn: Expert niveau
  • Toetsing van de competentie: Analytisch vermogen: Expert niveau
  • Informatie Kandidaat Wij willen de onderstaande gegevens van de door u aangeboden kandidaat ontvangen. De gegevens worden onder andere gebruikt voor het uitnodigen van de kandidaat voor een interview en het aanvragen van de VOG indien hij/zij de functie krijgt. Let op! Het verstrekken van onjuiste en/of onvolledige informatie leidt tot vertraging. Gebruik de volledige naam van de kandidaat zoals deze in het paspoort of op de identiteitskaart staat vermeld.   Middels de tab 'Offerte' dient u de naam van de inschrijving te wijzigen, die bovenin wordt weergegeven. Wijzig deze naar: Naam organisatie + naam kandidaat, zodat duidelijk is welke kandidaat het betreft. Dit kan worden gewijzigd aan de hand van het potlood icoon. <indien aanbieder meerdere kandidaten mag aanbieden> Indienen extra inschrijvingen Gemeente Amsterdam stelt u voor deze aanvraag in staat om maximaal 1 kandidaat aan te bieden. Om een extra offerte aan te maken klikt u op het tabblad 'Offerte' en vervolgens rechtsonder op 'Extra offerte'. Attentie: u dient iedere inschrijving apart in te dienen. Indienen doet u door middel van de button 'Indienen'. Ter controle vraagt het systeem om uw wachtwoord. Heeft u hier vragen over dan kunt u contact opnemen met de Servicedesk van Mercell. Klik op 'Invullen' en vul aan: Naam kandidaat: Telefoonnummer kandidaat: (privé) e-mailadres van de kandidaat:
  • Toelichting vast tarief Het uurtarief voor deze tender bedraagt een vast tarief van € 1125,--. Offertes met een hoger of lager tarief worden terzijde gelegd. Het uurtarief (exclusief BTW) dat u opgeeft is inclusief reis- en verblijfkosten, indexatie  en overige bijkomende kosten voor de gehele duur van de opdracht en optionele verlengingen. Er geldt een maximum uurtarief conform het actuele bezoldigingsmaximum per uur zoals bepaald in de WNT waarbij maximaal 36 uur per week mag worden gefactureerd; EN - De contractwaarde over 12 maanden is maximaal gelijk aan de actuele WNT-norm.

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox