Projectleider implementatie dms.

Opdrachtomschrijving
De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensie brede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten).

Een implementatieprojectleider DefDoc werkt in een politiek-bestuurlijke omgeving en is verantwoordelijk voor de uitrol van het Document Management systeem DefDoc (Filenet platform) als onderdeel van de business transformatie op gebied van informatiehuishouding. In 2025 was de Go-Live bij de Bestuursstaf. Uiteindelijk zullen plm 20.000 medewerkers het DMS/RMA systeem gebruiken.

Je werkt met een team van business analisten, gebruikersondersteuners en experts op gebied van procesanalyse, systeeminrichting, communicatie, training en adoptie. De implementatieprojectleider stuurt samen met de businessprojectleider van het defensieonderdeel de implementatie aan. Uniformiteit in systeem en processen vs. lokale ondersteuning is een van de uitdagingen en een belangrijke succesfactor. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassenheid op gebied van informatiehuishouding. Je rapporteert aan de overkoepelend projectmanager DefDoc, werkt samen met andere projectleiders, met het product ontwikkelteam en Informatiebeheer. De veranderkundige aanpak wordt gecoördineerd vanuit DOO en in de implementatie methodiek zijn de lessons learned van afgeronde implementatie verwerkt. Er is central ondersteuning op gebied van communicatie, e-learning, klassikale training en gebruikersondersteuning.

Voor de uitvoering van de opdracht is intensief contact met (het management van) de gebruikersorganisatie noodzakelijk. Regelmatige aanwezigheid op locatie van het betreffende Defensieonderdeel (verschilt per Defensie onderdeel) wordt verwacht, evenals de programmastandplaats Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement wordt hierin flexibiliteit verwacht.

Achtergrond opdracht
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatie gestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO)voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensie breed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensie brede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensie brede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Generieke beschrijving competentiegebied en niveau's
Beoordeelt de implicaties van nieuwe digitale oplossingen. Definieert de vereisten en kwantificeert de zakelijke voordelen. Beheert de inzet van verandering, rekening houdend met structurele en culturele kwesties. Onderhoudt de continuïteit van bedrijfsprocessen en processen gedurende de gehele verandering, bewaakt de impact, neemt de vereiste corrigerende maatregelen en verfijnde aanpak.

eCF3 Senior Professional /Manager: het evalueren van wijziging requirements en het gebruiken van specifieke vaardigheden om potentiële methoden en standaarden te identificeren die ingezet kunnen worden

eCF4 Lead Professional / Senior manager: het organiseren en borgen van het plannen, beheren en implementeren van significante ICT wijzigingen in de organisatie

Samenvattende opgave en missie
Beheert projecten om optimale prestaties en resultaten te bereiken. Definieert, implementeert en beheert projecten vanaf de conceptie tot de uiteindelijke levering. Verantwoordelijk voor het behalen van optimale resultaten, conformeren aan normen voor kwaliteit, veiligheid en duurzaamheid en voldoen aan gedefinieerde scope, prestaties, kosten en planning. Implementeert agile werkwijzen waar van toepassing.

Taken

• Organiseer, coördineer en leid het projectteam
• Zorg voor betrokkenheid en communicatie van belanghebbenden
• Houd toezicht op de projectvoortgang
• Coördineren, vastleggen en zorgen voor naleving van de kwaliteit
• Circulatie en distributie van informatie van de projecteigenaar
• Zorg ervoor dat het project helpt om de bredere doelen van de organisatie te ondersteunen
• Voldoen aan budgetten en levertijden
• Werk het project bij naargelang de veranderende omstandigheden

eCF-profiel

Deze opdracht is gebaseerd op het European e-Competence Framework (e-CF). Dit is een Europese standaard voor het beschrijven van IT-competenties en het bijbehorende niveau van verantwoordelijkheid.

Het eCF-profiel geeft aan welke competenties en op welk niveau (e-1 t/m e-5) van de kandidaat verwacht worden.

Wij verwachten dat kandidaten in hun cv duidelijk aantonen dat zij over deze competenties beschikken. Dit kan door per relevante opdracht of functie te beschrijven:

• welke rol de kandidaat vervulde
• welke werkzaamheden en verantwoordelijkheden daarbij hoorden
• in welke mate deze aansluiten op de gevraagde eCF-competenties en het niveau

Cv’s waarin de gevraagde eCF-competenties niet aantoonbaar terugkomen, kunnen niet volledig worden beoordeeld op geschiktheid.