Projectleider financiële administratie ( programma SIA )

Opdrachtomschrijving

Wij zijn op zoek naar een resultaatgerichte en enthousiaste projectleider voor de (financiële) administratie. Je bent accuraat, werkt gedisciplineerd, hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en bent in staat draagvlak te realiseren voor vernieuwing. Verder heb je een oplossings- en resultaatgerichte werkhouding vanuit eigen regie en eigenaarschap en ervaring met projectleiding.
Je hebt voorts een kritische werkhouding, bent in staat met verbetervoorstellen te komen en draagvlak te creëren met betrekking tot proces-redesign binnen het team (financiële) administratie. Je bent verder digitaal goed toegerust en in staat om met ons de slag van (financiële) administratie en verwerking naar advisering/begeleiding m.b.t. de uitvoering van financiële processen en procedures te maken.
Klinkt dit als muziek in je oren? Dan zijn we op zoek naar jou!

Wat ga je doen

Jij staat aan het roer voor een verdere optimalisatie en implementatie van de veranderingen bij de (financiële) administratie vanuit programma SIA. De ambitie is om de diverse processen en werkwijzen middels digitalisering en/of procesoptimalisatie efficiënter, kwantitatief beter en klantvriendelijker te maken. Dit doe je onder meer door :

1. De (aansturing van de) digitalisering van enkele (papieren) processen in brede zin van het woord; ergo niet alleen van papier naar digitaal, echter ook door van veel arbeidsintensieve acties op minder arbeidsintensief handelen over te gaan (van veel “klikken” naar weinig “klikken”) in de verwerking van de financiële administratie. Voorbeelden hiervan zijn :

• Jaarplanning administratieve producten opstellen;
• Coördinatie, opstellen voor zover nodig en beheer handboek administratieve processen;
• Verplichtingenadministratie op orde brengen i.s.m. andere teams;
• Coördinatie van financiële administratie op procesgang en inrichting SAP samen met fiscalist;
• Proces declaraties voorgeschoten gelden optimaliseren en digitaliseren (operationeel 1-1-24);
• Vervoersregeling digitaliseren;
• Digitaliseren proces in-, door- en uitstroom personeel;
• BTW aangiftes op orde brengen;
• Assistentie proces om te komen tot WKR rapportages.

2. Data- procesanalyse, hetgeen resulteert in advisering over procesaanpassingen en implementatie hiervan.
3. Aanbrengen van structuur in terugkerende werkzaamheden door onder andere het opstellen van ( jaar-) kalender, procesbeschrijvingen en werkinstructies.
4. Ontwikkelen en implementeren van rapportages / dashboards inzake voorkomende werkzaamheden ten aanzien van de financiële processen.
5. Teamleden (e.a. relevante betrokkenen) meenemen in en enthousiasmeren over de veranderende werkzaamheden.

In een omgeving waar continu wordt meebewogen met de ontwikkelingen van organisaties en de financiële wereld wordt er een beroep gedaan op jouw vaardigheden om uitvoering te geven aan een verbeterproject.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het programma Stuurinformatie en Administraties (SIA ). Het programma SIA draagt zorg voor de professionele administratieve en uitvoerende dienstverlening binnen de provinciale organisatie. Het programma bestaat uit 4 teams :

• Administratie
• Informatie control en beheer
• Stuurinformatie
• SAP

Met betrekking tot programma SIA worden in samenwerking met andere concernprogramma’s zoals Dienstverlening ICT, Facilitair en Bedrijfsvoering beleid en advies taken uitgevoerd. De uitvoering geschiedt klantgericht, data gedreven en kostenbewust.

In je rol als projectleider ben je een belangrijke speler in het mogelijk maken van onze maatschappelijke opgaven en doelen. Als projectleider heb je de overtuiging dat de Provincie alleen succesvol kan zijn als helder is welke middelen een positieve bijdrage kunnen leveren aan de opgaven voor Brabant.

Voor het team Administraties zijn wij op zoek naar een projectleider Administraties. Als projectleider heb je de overtuiging dat wij als organisatie alleen succesvol kunnen zijn als we helder hebben welke middelen een positieve bijdrage leveren aan de opgaven voor Brabant. De basis voor deze kennis is een goede georganiseerde en valide administratie met jou als projectleider, die een stevige bijdrage gaat leveren aan diverse doorontwikkelingstrajecten. Te denken is hierbij aan digitalisering en procesverbetering. Je werkt samen in het team Administratie aan het verbeteren van een betrouwbare, volledige en tijdige vastlegging van de financiële administratie en hebt indien nodig contacten met andere relevante disciplines binnen de organisatie. Je werkt hierbij samen met eenheden vanuit de Administratie (personeels- salarisadministratie, expertise en control, financiën, planning & control, SAP, opdrachtnemer Administratie en programmamanager SIA) en collega’s die helpen met procesbeschrijvingen en met technische ondersteuning (PIM). Daarnaast weet je verbinding in de organisatie te leggen en pik je signalen en ontwikkelingen op die van belang zijn voor de administratie en geef je hieraan een vervolg.