Projectleider Evenementen

Opdrachtomschrijving

De Provincie Noord-Brabant organiseert tal van evenementen door het jaar heen. Zowel het aantal als de variatie is enorm. Zo zijn er grote externe evenementen zoals de Dutch Design Week, de Koningshoeven Ontmoeting of de Data Week NL, maar ook kleinere evenementen in het Provinciehuis. Als Projectleider heb je een coördinerende en uitvoerende rol voor de evenementen in het provinciehuis. Je werkt voornamelijk voor de operationele evenementenorganisatie welke onderdeel is van het programma facilitaire dienstverlening. Je kunt ook ingezet worden voor het team Strategische evenementen. De werkzaamheden zijn aansturend en uitvoerend van aard en vergen kennis van bestuurlijke gevoeligheden. Je bent verantwoordelijk voor het gehele proces; van het vertalen van de wensen van de opdrachtgever in een projectplan tot en met de kwalitatieve uitvoering en evaluatie van het evenement. De rol omvat de volgende deelgebieden:

• Het opstellen van werkbrieven/draaiboeken voor de opdrachtgever en de interne organisatie;
• Aansturen van het projectteam met enkele uitvoerende medewerkers voor evenementen;
• Het opvragen van offertes bij - en contracteren van  externe leveranciers en een correcte financiële afwikkeling van het evenement;
• De doorlopende afstemming met de interne en externe betrokkenen. Bewaking van de beleidsdoelstellingen van het evenement;
• Fysieke aanwezigheid en monitoring van de opstart en uitvoering van het evenement;
• Evaluatie en afwikkeling van het evenement in samenwerking met opdrachtgever en overige betrokkenen.

Kandidaatomschrijving

• Je hebt ruime ervaring met het organiseren van evenementen, zowel in het bedrijfsleven, de not-profitsector als ook binnen overheidsorganisaties;
• Je hebt kennis en inzicht van de politieke en bestuurlijke verhoudingen binnen de provinciale organisatie en kent de interne protocollaire regels en verwachtingen;
• Je hebt kennis van geautomatiseerde systemen;
• Je bent vaardig in het opstellen, presenteren en uitvoeren van projectplannen;
• Je hebt ruime ervaring met het contracteren van externe leveranciers;
• Communicatief ben je zowel mondeling als schriftelijk zeer vaardig;
• Je beschikt over de competenties om op verschillende niveaus (tactisch en operationeel)  verbinding te kunnen maken om tot een optimale uitvoering van evenementen te komen. Hiervoor weet je te schakelen met uitvoerende medewerkers, (beleids)medewerkers, leidinggevenden en met de directie, de commissaris van de Koning en gedeputeerden.
• Je hebt het vermogen om planmatig, gestructureerd en resultaatgericht te werken en bent klantgericht, representatief en contactueel sterk. Je hebt een oplossingsgerichte creatieve houding, een pro-actieve instelling en je bent ondernemend en verbindend. Je bent initiatiefrijk en doortastend en weet enthousiasme en teamgeest te genereren. Je werkt zowel zelfstandig als goed in samenwerken binnen een team;
• Je gaat flexibel om met de uren in een werkweek en je kunt deadlinegericht werken, je bent stressbestendig;
• Naast de praktische kennis beschikt je over een theoretische achtergrond op HBO werk en denkniveau.

Interviewplanning

We streven er naar de gesprekken te houden in week 10, waarschijnlijk op dinsdag 8 maart en donderdag 10 maart.

Toelichting op rooster

Een werkweek van 32 uur behoort tot de mogelijkheden. Bij de provincie Noord-Brabant zijn we flexibel, en dat verwachten we andersom ook. Het verrichten van werkzaamheden in de avonden of weekenden kan onderdeel zijn van deze opdracht, en de vergoeding hiervoor wordt geacht in het overeen gekomen tarief te zitten. Bij de provincie gaan we uit van het BYOD (Bring Your Own Device) principe.