Projectleider archief

Organisatie
We werken voor Hilversum, de mediastad van Nederland
Een groene tuinstad, met rijke historie, waar meer dan 93.000 unieke inwoners hun leven op eigen wijze vormgeven. Voor hen zijn we de meest nabije overheid; bereikbaar en toegankelijk. Open en nieuwsgierig, geven altijd antwoord en doen wat nodig is.

We zijn toegankelijk en betrouwbaar, transparant en realistisch in de afspraken die we maken. In onze werkwijzen zoeken we de balans tussen maatwerk en eenvoud. Maken slim gebruik van technologie, data en stellen dit zoveel mogelijk beschikbaar.

Bovenal doen we het samen, sluiten aan op wat er in de stad en in de regio gebeurt en zoeken de dialoog en de samenwerking. Met ons vakmanschap zijn we een betrouwbare partner.

Onze kernwaarden zijn dan ook Vertrouwen, Eenvoud, Betrokkenheid, Professioneel, Inclusief en Duurzaam.

We willen blijven leren en innoveren met het vizier op de stad.
Elke dag willen we dit waarmaken.
En als dat een keer niet lukt, spreek ons er dan op aan.

Als je bij ons werkt, kun je zijn wie je bent, ongeacht je achtergrond, hoe je eruitziet en van wie je houdt.

Opdracht
De gemeenteraden van Wijdemeren en Hilversum hebben besloten tot een ambtelijke fusie per 1 januari 2026. De bestuurlijke fusie staat gepland per 1 januari 2027.

De fusie tussen de gemeenten Wijdemeren en Hilversum brengt spannende uitdagingen met zich mee voor het huidige digitale en papieren archief van Wijdemeren. Het gehele huidige digitale en papieren archief van Wijdemeren en alles wat er nog gearchiveerd móet gaan worden (semi-statisch archief) moet zorgvuldig overgeheveld worden naar Hilversum. Dit omvat papieren archieven, digitale gegevens in het zaaksysteem, taak-specifieke applicaties en andere informatiedragers zoals de website. Dit zal met de juiste meta data, geschoond en gerubriceerd over moeten.

Per 1 januari 2027 zal het historische archief gereed moeten zijn voor overheveling naar de Archiefdienst.

Wat ga je zoal doen:

• Plan van aanpak: je maakt een gedetailleerd plan van aanpak voor de inventarisatie van papieren en digitaal archief, inclusief de bewerking en beslismomenten o.b.v. een fasering die is afgestemd met de andere deelprojecten;
• Inventarisatie en geordend overzicht: je stelt een geordend overzicht op van alle archieven van de gemeente Wijdemeren, inclusief de status daarvan, zodat op basis daarvan coherente en praktische beslissingen gemaakt kunnen worden wat er met ieder archiefdeel moet gebeuren (opschonen, digitaliseren, overbrengen, migreren etc.);
• In gang zetten van de archiefbewerking: je zorgt dat betrokkenen (bij de gemeente Wijdemeren) doen wat nodig is om het archief in goede geordende staat te brengen;
• Zorgdragen voor het planmatig wegwerken van achterstanden in de vernietiging en het voorbereiden van (vervroegde) overbrenging van archief naar de archiefdienst (o.a. het samenstellen van vernietigingslijsten en afstemming met de archiefdienst);
• Migratie: Opstellen van een migratieplan voor lopende en afgesloten dossiers (archieven) naar de omgeving van Hilversum; je geeft vanuit archiveringskaders en het gemaakte geordend overzicht advies over migratie van archiefvormende applicaties en de historische data van Wijdemeren naar een te bepalen archiefsysteem (of locatie voor papier);
  (NB de migraties van applicaties zelf worden opgepakt vanuit een ander project in het kader van de fusie);
• Harmonisatie zaakgericht werken; je geeft vanuit de archiveringskaders advies aan de andere deelprojecten over het harmoniseren van de zaaktypen (diensten en bijbehorende processen) van Wijdemeren en die van Hilversum. En draagt zorg dat het resultaat van de gemaakte keuzes wordt vastgelegd in o.a. de zaaktypecatalogus en wordt toegepast door de interne specialisten van Hilversum in het juiste archiefsysteem;
• Je draagt ervoor zorg dat specifieke diensten van Wijdemeren in het zaaksysteem van Hilversum opgenomen worden;
• Informatieveiligheid en privacy: Je voert het project uit binnen de kaders van informatieveiligheid en privacy;
• Sturing en rapportage: Je rapporteert over de voortgang, risico’s en uitzonderingen op het traject.

Als projectleider ben jij de drijvende kracht achter deze cruciale transitie. Jij zorgt ervoor dat alle noodzakelijke stappen voor de fusie van het archief worden genomen en klaargezet voor de periode tot de bestuurlijke fusie op 1 januari 2027. Je werkt nauw samen met diverse teams en stakeholders om dit complexe project tot een succes te maken. Je behoud het overzicht én weet de uitvoering goed te faciliteren door je praktische instelling.

Wat zoeken wij?
De gemeente Hilversum is op zoek naar een projectleider die met de opdrachtgever en een te formeren werkgroep de fusie van het archief van Wijdemeren met Hilversum in goede banen leidt. In die rol ben je een waardevolle sparringpartner voor de opdrachtgever en daar rapporteer je direct aan hen.

Jouw verantwoordelijkheden
Samen met stakeholders en de werkgroep zorg je voor een uitstekende projectvoering, inclusief opdrachtformulering, inrichting van de projectorganisatie, regelmatige overleggen en het behalen van het gewenste eindresultaat. Je bent een meester in plannen, prioriteiten stellen, snel schakelen en het scheiden van hoofd- en bijzaken. Hoewel je zelfstandig werkt, ben je ook een teamspeler die nauw samenwerkt met interne en externe partners.

Als ervaren projectleider krijg je de kans om een cruciale rol te spelen in een belangrijk fusieproject. Je werkt samen met een gemotiveerd team en diverse stakeholders om een naadloze overgang van het archief te realiseren. Dit is jouw kans om je expertise in fusietrajecten en archiefbeheer te benutten en bij te dragen aan een succesvolle samenvoeging van Hilversum en Wijdemeren.