Projectcoördinator Acceptatie & Overdracht

Opdrachtomschrijving

Als eigenaar/beheerder doorlopen wij de Acceptatie & Overdrachtsprocedure om goede projectresultaten te verkrijgen. Deze bestaat voor elk project uit tien vastgestelde stappen (protocollen) variërend van het inbrengen van eisen en het toetsen van ontwerpen tot oplever- en overdrachtsdossiers. Als projectsecretaris is het jouw taak om de gehele Acceptatie & Overdrachtsprocedure te documenteren, reviews te organiseren en te bewaken dat documentatie tijdig verschijnt.

Als Projectleider Acceptatie & Overdracht zorg jij voor het optimaal functioneren van het A&O-proces in samenwerking met de verschillende regievoerders en projectleiders van de Tunnelbeheerorganisatie en de Afdeling Tunnelprojecten.

• Bijhouden van de op te leveren producten/documenten als onderdeel van de protocollen in de A&O-procedure.
• Ondersteunen en adviseren bij het opstellen van de protocollen in de A&O-procedure.
• Bijhouden van de doorlopende agenda van te verwachten documentatie en coördineren van reviews.
• Maken van de planning van de inzet van de tunnelbeheerorganisatie bij reviewprocessen en verwerken van reviewcommentaar tot één geheel.
• Faciliteren van regievoerders en hen op de hoogte houden van de status van lopende actiepunten uit acceptatie- en overdrachtsoverleggen.
• Verantwoordelijk voor correspondentie en het organiseren, (inhoudelijk) voorbereiden en notuleren van vergaderingen, evenals het digitaal archiveren van de belangrijkste besluitvormende documenten.

Concrete inzet

• Project nieuwe VCA; bestaande uit diverse deelprojecten (huisvesting, functionele systemen en koppelen tunnels uniform koppelvlak).
• Assisteren van de regievoering bij kleine projecten.
• IJ-tunnel project.
• Secretaris stuurgroep VCA.

Over de klant:

• Cluster: Cluster Ruimte en Economie
• Directie: Verkeer en Openbare Ruimte
• Afdeling: Stedelijk Beheer
• Team: Tunnels