Programmasecretaris regiodeal waterland

Organisatie
Gemeente Purmerend is volop in beweging. De laatste jaren zijn we succesvol veranderd naar een energieke organisatie met volop mogelijkheden. Wij werken volgens de “Purmerendse manier”, onze inwoners staan centraal. Dat betekent dat we bij alles wat we doen onszelf de vraag stellen; wat is hiervan de bijdrage aan de inwoners of bedrijven van Purmerend? Het betekent ook dat we denken in kansen en mogelijkheden. Creativiteit, een informele aanpak en in verbinding staan met de omgeving vinden we belangrijk.

Opdracht
Rollen programmasecretaris:

Ad 1: De programmasecretaris zal in de eerste fase de volgende rollen moeten kunnen uitvoeren:

Procesbewaker ter ondersteuning van de programmamanager en kwartiermaker om tijdig tot convenant te komen.

Voor het proces om te komen tot een programmaplan in september en goedkeuring en ondertekening van convenant is ondersteuning van het kernteam en de programma-manager gewenst. Dit bestaat uit onder anderen ondersteunende diensten als het begeleiden van de communicatie naar raad en stakeholders en juridische zaken en zorgdragen voor het tijdig opleveren van de gewenste eindproducten. Hieronder valt ook het ondersteunen bij het ophalen van de benodigde input voor de inhoud van de programmalijnen.

Adviseur om programmabeheersing goed in te bedden in het programmaplan.

Het uitvoeren van een programmaplan van 26 miljoen euro zal uiteraard op een beheerste manier moeten gebeuren. Dat betekent aan de voorkant scheppen van duidelijke kaders en tegelijk ook een duidelijk proces om beheerst af te kunnen wijken van de kaders. Het bereiken van het doel van het programma staat namelijk voorop. De manier om dit te bereiken kan tussentijds veranderen waardoor er flexibiliteit nodig is. Het programmaplan zal hier rekening mee moeten houden.

Secretariële ondersteuning zoals maken afspraken en agenda beheer.

De programmasecretaris zorgt in beperkte mate voor secretariële ondersteuning als maken afspraken en afstemming van agenda’s.  Vanuit zijn rol als bewaker van de voortgang zal de programma ondersteuner toezien op tijdig inplannen van afspraken en meedenken over juiste agenda en deelnemers van de overleggen.

Ad 2: In de tweede en uitvoeringsfase van de regiodeal bestaat de rol van programmasecretaris uit meer “standaard” werkzaamheden van een programmasecretaris.

Werkzaamheden:
- Het bewaken en signaleren van de voortgang van de verschillende programmateams;
- Het beoordelen van de subsidieaanvragen;
- Het vaststellen van de benodigde cofinanciering van de aanvragen en de administratieve afhandeling daarvan;
- Het verrichten van ondersteunende werkzaamheden voor de werkgroepen;
- Het voorbereiden van stuurgroep overleggen;
- Het voorbereiden en coördineren van het ambtelijke en bestuurlijke besluitvormingsproces;
- Het opstellen van rapportages en verantwoording;
- Het leveren van bijdragen aan het programmabegroting met betrekking tot programmabeheersing zoals budgetverantwoording en voortgangsbewaking;
- Het ondersteunen bij het samenstellen van budgetten voordat de aanvraag wordt ingediend;
- Het bijhouden van actielijsten;
- Het redigeren college- en raadsvoorstellen;
- Het mede met de programmamanager zorgdragen voor de onderlinge coördinatie en afstemming van de inhoudelijke programmalijnen.

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg.
We werken waar nodig voor het resultaat voor de stad. Dit kan op locatie zijn en betekent ook dat thuiswerken mogelijk is wanneer het werk dit toelaat.