Word lid Ben je al lid? Inloggen
VNG

Programma/project secretaris

VNG

De opdracht­omschrijving

Omschrijving van de opdracht

De projectsecretaris ondersteunt de projecten en programma’s van het Ketenbureau door

• Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma- /projectleider.

• Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen en klankbordgroepen.

• De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.

• Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.

• Het organiseren van diverse bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.

• Het opstellen van inhoudelijke rapportages.

• Agenda- en mailboxbeheer.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De projectsecretaris ondersteunt de projecten en programma’s van het Ketenbureau door:

• Te fungeren als sparringspartner en ‘spin in het web’ voor de programma- /projectleider.

• Het bieden van inhoudelijk en administratieve ondersteuning ten behoeve van interne en externe werkgroepen, expertgroepen, begeleidingsgroepen, klankbordgroepen.

• De voorbereiding van inhoudelijke documenten, Q&A’s, blogs, beantwoording van vragen van gemeenten, zorgaanbieders en softwareleveranciers.

• Vertalen van inhoudelijke discussies, besluiten en gestelde vragen naar concrete acties voor het team (in afstemming en waar mogelijk zelfstandig);

• Notuleren bij (ook complexe, bestuurlijke) overleggen en bijeenkomsten;

• Het beheer van de contactendatabase.

• Het bemensen van de helpdeskfunctie voor vragen en casussen van gemeenten en zorgaanbieders.

• Signaleren, aankaarten en oppakken van verbeterpunten binnen context van de programma’s en projecten.

• Het organiseren van diverse overleggen en bijeenkomsten (online en fysiek), zorg dragen voor de notulen en de opvolging van gemaakte afspraken.

• Het proactief ondersteunen bij de uitvoering en het bewaken van programma en projectplanningen en het actualiseren daarvan.

• Maken van afspraken met collega’s over het uitvoeren, ontwikkelen en beheren van programma- en projectprocessen en vergadertools & templates.

• Agenda- en mailboxbeheer.

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

• Resultaatgerichtheid

• Klantgerichtheid

• Omgevingsbewustzijn

• Samenwerken

• Integriteit

• Zelfontwikkeling

• Dienstverlenend

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

  • De kandidaat is op de in de profieltekst genoemde datum en tijdstip beschikbaar voor een matchgesprek.
  • De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende de periode en het aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag.
  • Door de inschrijver is één CV en één motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd.
  • De aangeboden kandidaat voldoet aan alle genoemde eisen. Uit het cv en/of de aangeleverde motivatiebrief blijkt minimaal dat de aangeboden kandidaat aantoonbaar (door opleidingen, cursussen, werkervaring, voorbeeldprojecten et cetera.) beschikt over: • HBO werk -en denkniveau; • Minimaal 3 jaar ervaring met het ondersteunen van programma- of projectteams en programma- of projectmanagers; • Minimaal 5 jaar ervaring met het notuleren van complexe (meerdere partijen, waarbij de belangen tegengesteld kunnen zijn), inhoudelijke bijeenkomsten en het vertalen naar gedragen beslispunten en acties; • Minimaal 7 jaar ervaring met het MS office pakket en daarbinnen minimaal 5 jaar ervaring met het werken met Excel en PowerPoint; • Minimaal 5 jaar ervaring met het organiseren van bijeenkomsten voor meer dan 20 personen uit verschillende organisaties; • Minimaal 2 jaar ervaring met het gebruik van online vergadertools (Teams en Zoom) en ondersteunde tools zoals bijvoorbeeld Trello, Mural en Miro. • We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.
  • 2 relevante referenties, die de volgende gegevens bevatten: naam referent, functie, organisatie, e-mailadres en/of telefoonnummer.

De Wensen

  • Affiniteit met organisaties in het sociaal domein. (Jeugdwet/Wmo) (toelichten in motivatiebrief).
  • Per 1 september 2021 distribueert VNG Realisatie alle tijdelijke inhuur overeenkomsten via CTM Solution. Na gunning van de inhuuropdracht wordt de overeenkomst via CTM solutions aangeboden aan de winnende inschrijver.
  • Kennis van organisatie en bedrijfsvoering bij gemeenten en/of zorgaanbieders.
  • Ervaring met het vertalen van inhoud naar actiepunten en deze, in overleg met teamleden, te vertalen naar een aanpak en een planning (noem voorbeelden in motivatiebrief).

Interesse in deze opdracht?

Zo werkt onze dienstverlening

Deze opdracht is gesloten, reageren is helaas niet meer mogelijk

Gesloten

Mis geen kans, word gratis lid

Ontvang direct alle opdrachten en marktontwikkelingen in je mailbox

Word lid