Programmamanager Informatiegestuurd werken

 

Context
Als organisatie ontwikkelen wij ons, zoals omschreven in het beleidsplan Samen Veiliger 2020-2023, steeds meer naar het zijn van een Informatiegestuurde netwerkorganisatie. Op dit moment is dit begrip en de duiding ervan aan ontwikkeling onderhevig. Vanuit alle sectoren willen wij beter leren om proactief en informatiegestuurd werken (samen met partners) antwoord te geven op (verwachte) veiligheidsrisico’s en beleidsvraagstukken.

Een informatiegestuurde netwerkorganisatie heeft als randvoorwaarde dat werkprocessen en informatievoorziening op orde zijn. Het toewerken naar een goede informatiehuishouding en het actief gebruiken van betrouwbare en valide informatie in onze dienstverlening wordt momenteel beperkt en gefragmenteerd in de organisatie opgepakt, zonder dat hiervoor een duidelijke opdrachtgever is aangewezen. Dit terwijl de ontwikkelingen elkaar sterk raken en er veel afhankelijkheden zijn. Dit brede vraagstuk vraagt dan ook om een programma met een ontwikkelaanpak.

Programma met drie onderdelen Om het doel te bereiken is het noodzakelijk om een programma met ontwikkelaanpak op te starten. Dit programma bevat drie onderdelen. Eén randvoorwaardelijk onderdeel en twee inhoudelijke speerpunten.

1. Ingerichte informatievoorziening en werkprocessen als randvoorwaarde Een randvoorwaarde is het op orde brengen van de informatievoorziening, werkprocessen en automatisering. Hierdoor wordt de organisatie gefaciliteerd in het bereiken van de twee onderstaande speerpunten.Denk hierbij aan de volgende elementen:

 Het opstellen van de juiste werkprocessen en in beeld brengen van het applicatielandschap
 Ontwikkeling naar het werken volgens (informatie) architectuurprincipes
 Een organisatie brede Geo-voorziening en databeheer
 Informatieveiligheid en archivering
 Het vaststellen en implementeren van een I-Beleid en governance
 Etc.

2. Het verkrijgen van zicht op risico’s Door meer zicht op risico’s te krijgen zijn wij in staat om beter te analyseren, te adviseren, gerichtere maatregelen te treffen en besluiten te nemen. Inzicht in risico’s levert input voor visie- en beleidsvormingsprocessen. Zo draagt het bij aan een lerende organisatie en versterken van de brandweerzorg. Ook kunnen we daarmee onze informatiepositie en die van de keten- en crisispartners verbeteren. Uiteindelijk zijn we in staat om zicht te hebben op trends en ontwikkelen, kunnen we deze voorspellen en hierop anticiperen.

Binnen dit speerpunt wordt er ingespeeld op informatiebehoeften vanuit de vier doelgroepen:

a. Risicobeheersing (multidisciplinair) Keten- en crisispartners actief in de koude fase gericht op de geprioriteerde risico’s. Denk hierbij aan functionarissen die actief zijn op het gebied van evenementenveiligheid, waterveiligheid en weerbare samenleving.

b. Crisisbeheersing & Rampenbestrijding (multidisciplinair) Keten- en crisispartners actief in de warme fase. Denk hierbij aan de calamiteitencoördinatoren en (multidisciplinaire-)piketfunctionarissen.

c. Risicobeheersing (kolom brandweer) Informatie om dienstverlening aan te passen naar daar waar risico’s het grootst zijn (risico gestuurd werken) om zo meer veiligheidswinst te boeken binnen de huidige middelen. Daarnaast risico’s te delen met bijvoorbeeld gemeenten, omgevingsdienst en brandweerzorg.

d. Brandweerzorg (kolom brandweer) De doelgroep is tweeledig: De teams die zich richten op de voorbereiding op en het leren van incidenten. De repressieve organisatie (posten en monodisciplinaire piketfunctionarissen) bestrijdt vervolgens de incidenten.In de voorbereidende fase kan worden gedacht aan onderwerpen zoals de gebiedsgerichte opkomsttijden, vakmanschap en het materieelspreidingsplan. Voor de repressieve organisatie is het van belang dat zij beschikt over relevante, valide en betrouwbare informatie ten tijde van de incidentbestrijding met de mogelijkheid om hieraan een handelingsperspectief te koppelen.

Momenteel lopen er al meerdere inspanningen waarbij het zicht op risico’s op één of meerdere van bovenstaande doelgroepen wordt vergroot. Een aantal voorbeelden:

 Het gebruik maken van een dynamisch risicoprofiel, bij voorkeur in een geo-omgeving. Zodat Risicobeheersing (multi & kolom brandweer) om zo verbeterde beeldvorming te krijgen en meer integrale risico-analyses uit te voeren.
 Binnen Brandweerzorg loopt het programma Vakmanschap. In dit programma worden onder andere de risico’s/specials per verzorgingsgebied van een post of piket in beeld gebracht. Hiermee kunnen de oefencoördinatoren in overleg met de stakeholders op maat oefeningen aanbieden.
 Voor de doelgroep Crisisbeheersing (multi) van VRBN wordt 24/7 een Veiligheidsbeeld bijgehouden waarmee (multi-)piketfunctionarissen per thema op de hoogte worden gehouden van de staat van de veiligheid.

3. Een doelmatige bedrijfsvoering Het realiseren van een doelmatige bedrijfsvoering vraagt om informatie voor het management (om te sturen en verantwoorden) en werk informatie (om going concern werkzaamheden onderbouwd uit te voeren). Door deze informatie in beeld te brengen, te valideren en te duiden is de organisatie in staat om beter te sturen op bedrijfsvoering en beleidsvraagstukken.

De doelgroepen van deze informatievoorziening zijn, anders dan bij speerpunt zicht op risico’s, intern gericht. Denk hierbij aan de diverse managementteams, de directeur, sectorhoofden, teamleiders en postcommandanten. Maar uiteraard ook de beleidsmedewerkers en specialisten.
NB: Bedrijfsvoering als proces in de organisatie, niet gelimiteerd tot de sector bedrijfsvoering. Aantal voorbeelden:  Realiseren van inzicht in kerncijfers Brandweerzorg. Denk hierbij aan verloop en leeftijdsopbouw van personeel en paraatheidscijfers. Maar ook cijfers over huisvesting en materieelbeheer. Met inzicht in deze cijfers is de organisatie beter in staat om te sturen en te anticiperen.
 Door het uitwisselen van personeelsgegevens tussen afdelingen (bijvoorbeeld tussen P&O en Vakbekwaamheid) wordt de samenwerking binnen de organisatie tussen en binnen sectoren beter mogelijk gemaakt.

In de Veiligheidsregio Brabant-Noord (VRBN) werken gemeenten samen met haar partners aan crisisbeheersing, de voorbereiding op het bestrijden van rampen en het verhogen van de (fysieke) veiligheid in de regio Brabant-Noord. Brandweer Brabant-Noord is hier als brandweerkorps onderdeel van. De organisatie omvat ongeveer 950 vrijwilligers en 275 beroepskrachten.

Doel van de offertevraag
VRBN wil zich ontwikkelen naar een informatiegestuurde netwerkorganisatie. De veiligheidsregio is de regisseur van een flexibele crisisorganisatie bij complexe veiligheidsvraagstukken. Zij stelt als netwerkorganisatie veiligheidsvraagstukken centraal en verbindt daar eventueel partijen aan die bijdragen aan de oplossingen ervan. Als makelaar van veiligheidsinformatie van en voor partners ondersteunt de organisatie hiermee het gemeentelijk veiligheidsbeleid. De brandweerkolom heeft effectieve advisering en veilige en doeltreffende incidentbestrijding als speerpunten. Bovendien draagt het informatiegestuurd werken bij aan de interne doorontwikkeling richting een volwassen en doelmatige bedrijfsvoering.

Om dit gerealiseerd te krijgen dienen de informatievoorziening en werkprocessen op orde te zijn. In de opdrachtformulering staat meer informatie over onze speerpunten en inspanningen. VRBN is op zoek naar een programmamanager die richting geeft en ondersteunt bij deze ontwikkeling.

Kandidaatomschrijving

Gevraagd profiel De programmamanager is verantwoordelijk voor het programma informatiegestuurd werken binnen VRBN. Het doel van dit programma is in grote lijnen bekend en binnen de organisatie lopen meerdere trajecten, die bijdragen aan informatiegestuurd werken. De programmamanager is in eerste instantie mede richtinggevend in het verder uitwerken van de programmaopdracht en -visie, het ophalen, inventariseren en analyseren van verschillende acties en projecten. Vervolgens ben je als programmamanager degene die het programma informatiegestuurd werken op gang brengt en draag je zorg voor de uitvoering ervan. Je werkt hierbij direct onder het Sectorhoofd Bedrijfsvoering, maar vliegt dit programma integraal en met oog voor de verschillende wensen en belangen aan.

De programmamanager heeft:

• aantoonbare ervaring met het verder brengen van publieke organisaties op het thema van informatievoorziening en informatiegestuurd werken;
• eerdere werkervaring in een soortgelijke rol als kwartiermaker, programmamanager, projectleider of verandermanager op het gebied van informatiegestuurd werken;
• aantoonbare kennis van informatievoorziening binnen de bedrijfsvoering, Business Intelligence en van procesverbeteringen;
• ervaring binnen het werkveld van veiligheidsregio’s is een pré.

Werkzaamheden:

• Ontwikkelen, afstemmen en uitvoeren van de benodigde acties en projecten voor de ontwikkeling van het programma informatiegestuurd werken. Dit zowel intern, tussen organisatieonderdelen als extern met (keten)partners.
• Bepalen van gewenste richting, visie en uitgangspunten rondom informatiegestuurd werken.
• Coaching en vervullen van mentorrol richting collega’s en creëren van draagvlak over de meerwaarde en noodzaak van informatiegestuurd werken.
• Zorgdragen voor algehele coördinatie voor ontwikkeling van informatiegestuurd werken.
• Zorgdragen voor een soepele overdracht richting de lijn, zodat de organisatie na afronding van deze opdracht op de ingeslagen weg verder kan.