Programmamanager ‘Fundament op Orde’

Organisatie
Zó werkt het in De Bilt
Het is goed werken voor de inwoners, organisaties en bedrijven in de zes dorpen die samen onze gemeente vormen. We weten dat we elkaar nodig hebben om de gemeente De Bilt leefbaarder, groener, duurzamer en ondernemender te maken. Om het voor de 42.000 mensen nog fijner te maken om hier te wonen, te werken en te recreëren. Mensenwerk dus. 

Onze ongeveer 240 medewerkers laten zich elke dag weer inspireren door de wensen en ontwikkelingen in Bilthoven, De Bilt, Groenekan, Maartensdijk, Hollandsche Rading en Westbroek. Steeds vaker werken wij binnen een netwerk van inwoners en bedrijven, dat zelf zaken voor elkaar kan krijgen. Mensen, middelen en technieken slim aan elkaar knopen: dat is onze kracht. Door meer en betere samenwerking binnen de organisatie en met externe partners: dat is de werkelijke innovatie in onze manier van werken. 

Meer informatie vindt u op de pagina Onze organisatie.

Opdracht
In de afgelopen jaren is er in onze gemeentelijke organisatie veel werk verzet om concreet invulling te geven aan een andere manier van organiseren. Steeds met het oog op de bedoeling, te weten: het vergroten maatschappelijke-, financiële-, en medewerkerswaarde. Ten aanzien van relatief eenvoudige producten zetten we in op een hogere kwaliteit, meer standaardisering en verdere digitalisering van onze dienstverlening. Voor complexere vraagstukken kiezen we in de eerste plaats voor een meer integrale, gebiedsgerichte aanpak. En altijd stellen we ‘de klant’ daarbij centraal; in ons denken en doen werken van buiten naar binnen.

Toch werkt de organisatie nog niet als een ‘geoliede machine’ en slagen we er nog onvoldoende in structureel en planmatig het beoogde niveau van waarde toevoeging te behalen.

Als volgende noodzakelijke stap zien wij het inrichten van betere managementinformatie en het steviger op orde brengen van het interne administratieve proces, om daarmee beter te kunnen sturen op financiën, planning en realisatie. De focus voor de komende periode ligt op een verdere implementatie en borging van de basis werkprocessen. Dit vanuit de gedachte dat je 'eigen huis' op orde moet zijn wil je ten volle je aandacht kunnen richten op wat de samenleving vraagt van de gemeente De Bilt.

Dit vraagt om structurele verbeteringen op korte termijn. Wij hebben gewerkt aan een plan ‘Fundament op Orde’ waarmee we een aantal duidelijke prioriteiten formuleren om steviger 'in control' te komen. Daarnaast herijken wij momenteel de inrichting van de teams, om deze logischer te maken.

De belangrijkste punten in het plan zijn het genoemde verbeteren van de administratieve organisatie en de interne controle, het inrichten van inzichtelijke management-en sturingsinformatie en het verbeteren van grip op personeel en organisatie (HRM). De uitvoering van het plan is in de organisatie gezet als programma. De voorgenomen maatregelen en acties zijn binnen het programma gegroepeerd onder vier pijlers:

• Het inrichten van meer planmatig werken;
• Het verbeteren van de administratieve organisatie & interne control;
• Het meer grip krijgen op HRM (personeel en organisatie);
• Cultuur & Het Nieuwe werken.

Het programma ziet op acties en resultaten voor 2020 en 2021. Gelet op de omvang heeft primair besluitvorming plaatsgevonden op de belangrijkste resultaten voor 2020, met daarbij benodigde inzet en middelen. Vanuit de wetenschap dat er ook in 2021 nog veel te doen zal zijn, is het wenselijk dat in het najaar van 2020 op basis van het programma een concreet plan voor 2021 wordt uitgewerkt.

Voor de aansturing van en regie op het programma Fundament op Orde zijn we op zoek naar:

• Programmamanager ‘Fundament op Orde’ voor 16 tot mogelijk 24 uur per week

Van de programmamanager vragen we kennis en ervaring met organisatorische veranderopgaven, die de samenhang met de verbetering van de gemeentelijke dienstverlening in brede zin, de bedoeling van onze organisatieverandering, en de gemeentelijke bedrijfsvoering ziet, begrijpt en versterkt. We zoeken een programmamanager met de nodige organisatorische sensitiviteit, die weet hoe mensen in beweging gezet en gehouden kunnen worden door binding aan de organisatie en aan de opgaven. Dit vraagt om voldoende flexibiliteit in eigen handelen en het kunnen manoeuvreren tussen doelen en resultaten enerzijds en het tempo dat de organisatie aan kan anderzijds.

We gaan er van uit dat voor specifieke inhoudelijke kennis een beroep gedaan wordt op de expertise in de eigen organisatie. Waar deze ontbreekt verwachten we van de programmamanager dat hij dit tijdig signaleert, concreet kan aangeven wat er nodig is en een voorstel doet hoe deze expertise te organiseren.

Voor de daadwerkelijke uitvoering van de acties en de werkzaamheden die daarmee samenhangen zijn collega’s in de eigen gemeentelijke organisatie aan zet. Soms in de rol van opdrachtnemer op een specifieke actie, veelal in hun rol als medewerker van onze gemeentelijke organisatie, met de taken en verantwoordelijkheden die daar bij horen.

Wat verwachten we van jou?

• Je formuleert – op basis van de DIN structuur – een kort en krachtig programmaplan, gebaseerd op het beschikbare plan Fundament op Orde;
• Daarin definieer je, samen met de leden van het programmateam, de te behalen doelen en scherpe en concrete resultaten op de opgenomen actiepunten, en je brengt de samenhang daartussen in beeld;
• Je voert regie op de acties in het programma, organiseert opdrachtnemers en helpt hen bij het formuleren van een aanpak;
• Je stemt vanuit je regierol af met het op de inhoud verantwoordelijke directielid;
• Je stuurt op samenhang in het programma, op voortgang, kosten, draagvlak en kwaliteit;
• Je hebt een hands-on mentaliteit en stuurt niet alleen op hoofdlijnen maar kunt als dat nodig is ook de diepte in en inspringen als er gaten vallen;
• Je betrekt nadrukkelijk de directie, portefeuillehouder (burgemeester) en het college bij het bepalen van de resultaten en de totstandkoming hiervan;
• Je denkt vanuit de gedachte van participatie/samenwerking binnen de organisatie en vanuit deze gedachte communiceer je met de organisatie.

 

Competenties

• Je bent een overtuigende gesprekspartner, weet anderen te motiveren en eigenaarschap te creëren;
• Je bent gericht op samenwerken en kunt inschatten welke belangen er spelen en hierin tot een voor ieder aanvaardbare oplossing komen;
• Je bent in staat om snel tot de kern te komen, diverse alternatieven te bedenken en deze te vertalen naar handelingsperspectief;
• Je kunt complexe vraagstukken doorgronden en hierover helder communiceren in onderlinge interactie, presentaties en op schrift;
• Je bent pro-actief en denkt in oplossingen in plaats van in problemen;
• Je kunt goed organiseren en structuur aanbrengen en werkt doel- en resultaatgericht;
• Je hebt een hands-on mentaliteit en stuurt niet alleen op hoofdlijnen maar kunt als dat nodig is ook de diepte in en inspringen als er gaten vallen;
• Mensen vinden het leuk om met je samen te werken.