Programma-ondersteuner

Deze opdracht valt binnen de indicatieve tariefrange ligt tussen de 60 en 75 euro per uur.
Let op: dit is geen minimum of maximum tarief. Alle aanbiedingen worden beoordeeld op basis van een puntensysteem dat prijs en kwaliteit afweegt.
Een deel van de te behalen punten wordt toegekend aan de inschrijver met het laagste tarief. Andere inschrijvingen ontvangen naar verhouding minder punten op dit onderdeel.

Opdrachtomschrijving

Het programma Werk aan Uitvoering (WaU) is een landelijk overheidsprogramma van het Ministerie van SZW om uitvoeringsorganisaties in publieke dienstverlening te versterken. De KB Nationale Bibliotheek ontvangt binnen dit programma €32 miljoen over een periode van acht jaar voor de versterking van de digitale infrastructuur en toegang van het openbare bibliotheeknetwerk in Nederland. Het programma omvat negen initiatieven op het gebied van onder meer web ontwikkeling, AI-toepassingen, authenticatie en datavolwassenheid, en raakt zowel interne KB-projecten als externe stakeholders in het bibliotheeknetwerk.

De KB zoekt een ervaren en proactieve programmaondersteuner die de tweekoppige programmaleiding (trajectleider en netwerkcoördinator) ondersteunt in de dagelijkse aansturing en coördinatie. De programmaondersteuner zorgt ervoor dat het programma organisatorisch soepel draait, zodat de programmaleiding en projectleiders zich kunnen richten op inhoud en resultaat.

Bijbehorende activiteiten zijn:
-Agendabeheer: het plannen van afspraken voor de programmaleiding en beheren van agendaverzoeken
-Mailbeheer: binnenkomende berichten monitoren en organiseren
-Boeken van vergaderlocaties, zowel binnen de KB (Den Haag en Utrecht) als op externe locaties
-Notuleren van programma overleggen en projectmeetings, waarbij gebruik kan worden gemaakt van AI-ondersteunde tools om te notuleren
-Bijhouden en bewaken van actiepunten uit overleggen; de programmaleiding proactief signaleren wanneer deadlines naderen of actie vereist is
-Ondersteunen van projectleiders bij administratieve vragen, waaronder het boeken van uren en het navigeren van interne KB-processen en -systemen.
-Organisatorische ondersteuning bij netwerkbijeenkomsten: inschrijvingen beheren, ontvangst van deelnemers coördineren, materialen voorbereiden en logistieke zaken regelen.
-Algemene administratieve werkzaamheden ten behoeve van het programma, zoals het bijhouden van documentatie, het ondersteunen bij voortgangsrapportages en het verzorgen van correspondentie.


Concrete resultaten
•    Een goed georganiseerde en actuele agenda voor de programmaleiding
•    Een goed beheerde en geprioriteerde mailbox van de programmaleiding, waardoor stakeholders tijdig reactie krijgen
•    Volledige en tijdig opgeleverde notulen en actie-overzichten van programma-overleggen.
•    Goed georganiseerde netwerkbijeenkomsten (minimaal twee in de opdrachtperiode), inclusief logistiek, deelnemersregistratie en ontvangst.
•    Projectleiders ervaren adequate ondersteuning bij administratieve vragen, wat bijdraagt aan een efficiënte projectuitvoering
•    Overzichtelijk beheerde programmadocumentatie en correspondentie, waardoor informatie voor alle betrokkenen vindbaar en actueel is.


Eisen

 

• Uitsluitend aanbiedingen voorzien van een volledig Nederlands CV in Word van max. 5 pagina's en van een volledig ingevuld aanbiedingsdocument, met alle eisen en wensen uitgelegd voor een grotere slagingskans, nemen we mee in de selectie.
• Minimaal Mbo+-werk- en denkniveau.
• Min. 3 jaar ervaring als programma- of projectondersteuner, management assistent of vergelijkbare secretariële/organisatorische rol, bij voorkeur binnen een overheids- of publieke organisatie.
• Uitstekende beheersing van het Nederlands in woord en geschrift.
• Goede beheersing van MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel) en bereidheid om te werken met programmatools als Change Cloud en Jira.
• Sterke organisatorische vaardigheden: goed kunnen plannen, prioriteren en schakelen tussen diverse onderwerpen en stakeholders.
• Proactieve, servicegerichte werkhouding
• Min. 2 dagen p/week op kantoor aanwezig, vooral dinsdag en donderdag zijn veel mensen op kantoor, mogelijkheid om op kantoor in Utrecht te werken

 

 

Wensen

• Ervaring / affiniteit met werken met AI-tools (bijv. voor notulen)
• Ervaring met AFAS, vooral om inkooporders aan te maken

 

 

Competenties

 

• Flexibel
• Aanpakken
• Proactief
• Terugkoppelen
• Snel leren
• Actief dingen oppakken/regelen
• Vooruit kijken

 

Aanvullende informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid.
De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever.
Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening.
Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst.
Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst.
Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren.
Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.