Programma manager

Strategische visie

• De programmamanager geeft invulling aan de langetermijnvisie die niet alleen de technologische- en juridische kaders omvat, maar ook de organisatorische -, cultuur en de bestuurlijke structuren versterkt. Het doel is om informatiebeheer te transformeren naar een strategisch en tactisch instrument dat de transparantie, efficiëntie en verantwoording binnen de gehele organisatie borgen.
• Scherp de visie aan die aansluit bij de missie en doelstellingen van de organisatie.
• Zorg voor een integrale aanpak waarin technische-, juridische- en culturele aspecten samenkomen.
• Stuur op het behalen van tussentijdse resultaten met de verschillende teams.
• Ontwikkel een roadmap voor 2026-2030 met duidelijke mijlpalen en een planning die de lange termijndoelen operationaliseert.
• Betrek alle relevante directies en afdelingen om een gezamenlijk draagvlak te creëren.

Borging en draagvlak

• Op bestuurlijk niveau fungeert de programmamanager als bruggenbouwer en katalysator. Het is van essentieel belang om heldere governance te implementeren die besluitvorming en verantwoording garanderen. Dit vraagt om een overtuigende, proactieve en communicatief vaardige leider die in staat is om draagvlak te creëren en weerstand binnen de organisatie te overbruggen.
• Governance inrichten.
• Ontwikkel en implementeer duidelijke besluitvormingsprocessen en overdrachtslijnen.
• Regisseer de periodieke overlegmomenten en feedbacksessies met directies en afdelingen.

Implementatie en operationele uitvoering

• Het succes van het programma IHH hangt af van de effectieve uitvoering van de strategische doelen. De programmamanager stuurt concrete projecten aan, bewaakt tussentijdse resultaten en past de koers aan op basis van evaluaties. Daarbij worden best practices uit eerdere overheidsprogramma's gebruikt om veranderingen soepel en duurzaam te implementeren.
• Stel een actieplan voor 2026 op met concrete mijlpalen (KPI’s) en tijdsplanningen voor o.a. uitrol DMS, implementatie organisatieadvies, toepassing en overdracht informatiebeheer-instrumenten, vernietigen van informatie samen met de regievoerders in de lijn, communicatie, training en campagnes.
• Gebruik dashboards en maandrapportage voor continue monitoring van de voortgang.
• Bepaal prioriteiten in samenwerking met Obeya-thema eigenaar en Strategisch adviseur Archief en informatiemanagement.

Gedurende dit traject zullen de resultaten in de vorm van o.a. processen en producten steeds meer in de lijn bij het AIM-team van Compliance worden belegd, waarmee ook de sturing kan worden overgedragen.

Achtergrond opdracht

De doelstelling van Verbeteren informatiehuishouding (IHH) is om binnen DUO de informatiehuishouding te verbeteren zodanig dat de (actieve) openbaarmaking en informatieverstrekking aan parlement, pers en publiek beter kan plaatsvinden en medewerkers in hun dagelijkse werkzaamheden optimale ondersteuning krijgen bij het veiligstellen van en ordentelijk omgaan met informatie en data, alsook in de ontwikkeling van hun vakmanschap. Om de doelstellingen te halen, sluit het programma ‘DUO Verbeteren Informatiehuishouding’ aan bij de bestaande activiteiten en processen die binnen DUO op het gebied van IHH, IV en AV zijn ingericht en worden beheerd. Samenhang is er met onder anderen ‘Grip op gegevens’, ‘Ambtelijk vakmanschap’, ‘Werk aan uitvoering’, ‘Implementatie Wet Open Overheid’ maar ook ‘Koers DUO’. Gedurende de gehele looptijd van het Rijksprogramma ‘Open op Orde’ zal integratie worden doorgevoerd en bewaakt. Ook wordt met het ‘OCW Open’ programma afgestemd in welke mate aansluiting en kennisdeling bij specifieke activiteiten kan worden gerealiseerd, bijvoorbeeld in relatie tot de uitrol van het nieuwe documentmanagement- en zaaksysteem Proza.

Over de klant:

De Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) voor studenten en scholieren verstrekt studiefinanciering, erkent diploma's en organiseert examens. Voor verdere informatie zie www.duo.nl