Programma manager

Opdrachtomschrijving
Compliance heeft op dit moment veel aandacht binnen de organisatie, DUO wil in control komen op de specifieke kwaliteitsaspecten die in de compliance wet- en regelgeving worden voorgeschreven. Door de implementatie van de CMA verschuiven verantwoordelijkheden of zijn beter zichtbaar en kunnen rollen veranderen. Advies is eerst te kijken wat de IST is en welke initiatieven nu actueel zijn. De CMA beschrijft 5 regelkringen die alleen in samenhang en samenwerking tot resultaat zullen leiden. Onderzoek in hoeverre de regelkringen nu al operationeel zijn en wat daaraan versterkt kan worden. Belangrijk aandachtspunt daarbij is gelijk de verbinding tussen staf en de directies goed in kaart brengen om zo draagvalk te creëren op alle niveaus. Het Directeurenoverleg heeft ingestemd met het toevoegen van de wet digitale toegankelijkheid als addendum aan de CMA en de beheersmaatregelen worden nu opgesteld. Het geheel zal resulteren in een verandering in de besturingsprocessen maar ook zeker een cultuurwijziging teweeg gaan brengen op alle niveaus van besturing. Het concept procesmodel gaat helpen eerste stap om op een gestructureerde wijze op het gebied van compliance meer in control te zijn en dit aantoonbaar te maken, dit wordt ook wel bewijslast genoemd. Het is complex en pittige materie, enige mate van affiniteit is nodig. Bedrijfsvoering is hierin de opdrachtgever en samen met de CIO-portefeuillehouder. Taken en verantwoordelijkheden

• Toetsing van de CMA inclusief het conceptueel procesmodel aan lopende initiatieven en verbeteringen doorvoeren.

• Beschrijving van de Soll situatie ultimo 2023

• Beschrijving van het ontwikkelpad met de verschillende plateaus van implementatie van de CMA.

• Inventarisatie van de nog ontbrekende en niet (goed) ingevulde rollen die voor het CMA-proces essentieel zijn binnen alle organisatieonderdelen.

• Opstellen, invullen en per bedrijfsonderdeel laten goedkeuren van het Governance model

• Initiëren c.q. doorstarten van het proces om tot de opzet van beheersmaatregelen te komen.

• Verdere implementatie van de tactische en operationele regelkringen in de directies

• Definiëren en operationaliseren van het toezicht vanuit de tweede en derde lijn zoals beschreven in de CMA.

• Creëren van awareness over compliance als onderdeel van het kwaliteitsmanagementproces

• Het opleiden van de gebruikers van GRC-Control.

• Borgen van kennis binnen DUO over de CMA, de processen en ondersteunende tooling

Achtergrond opdracht

DUO moet compliant zijn aan wet- en regelgeving waaronder, maar niet uitputtend, AVG, BIR, normenkader DigiD, ISO 27001/2 en ISO9001. Het is de verantwoordelijkheid van de business manager om te borgen dat een product of dienst, waar hij of zij voor accountable is, compliant is aan deze wet- en regelgeving. Onder verantwoordelijkheid van de CIO is de CMA, de Compliance Management Architectuur opgesteld. Het beschrijft op hoofdlijnen de werking van het managementsysteem met bijvoorbeeld de besturingsprocessen en de verantwoordelijkheden daarbinnen. Dit beleidsstuk is in maart 2020 in het Directeurenoverleg (DO) goedgekeurd, waarbij de directeuren hebben gevraagd om praktische ondersteuning door middel van tooling te borgen. Deze tooling is reeds voorhanden. In 2018 heeft DUO de tool GRC-Control van CompLions aangeschaft en in gebruik genomen, de licentie is in 2020 voor 5 jaar verlengd. Het project Implementatie GRC-Control heeft geresulteerd in een DUO brede inrichting van de applicatie en een procesmodel, inclusief RASCI, wat nu in concept is aangepast op de CMA. Binnen de businessdirecties Onderwijsvolgers (OVG) en Registers en Examens (RNE) is reeds enige ervaring opgedaan met het werken volgens dit proces. Deze ervaringen moeten worden gebruikt om tot een uniform procesmodel te komen en dit proces vervolgens over heel DUO uit te rollen. Hierbij is speciale aandacht nodig voor het invullen van de verantwoordelijkheden die nu niet of nog onvoldoende worden ingevuld. Mede vanuit de noodzaak om DUO breed een In control Verklaring te kunnen opstellen is meer uniformiteit in het toepassen noodzakelijk en is het gewenst dat op deze wijziging regie gevoerd gaat worden.

Competenties

• Bestuurlijke organisatie sensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Sterke communicatieve vaardigheden op tactisch en strategisch niveau
• Kan op niveau directeuren en businessmanagers acteren