Procesimplementatiemanager

Opdrachtomschrijving
De Hogeschool van Amsterdam implementeert een nieuwe, instelling brede werkwijze voor plannen en roosteren. Deze werkwijze raakt faculteiten, opleidingen en ondersteunende diensten en vraagt om een zorgvuldige implementatie van nieuwe procesafspraken en werkwijzen.

Deze implementatie maakt onderdeel uit van het programma Plannen & Roosteren, waarin de HvA werkt aan een uniforme en toekomstbestendige inrichting van de onderwijslogistieke processen rondom planning, roostering en capaciteitsgebruik. Het programma richt zich op het verbeteren van samenwerking tussen faculteiten en diensten, het vergroten van transparantie in besluitvorming en het realiseren van efficiëntere inzet van onderwijsruimtes en roostercapaciteit.

Binnen dit programma worden HvA-brede procesafspraken ontwikkeld en gefaseerd geïmplementeerd binnen de verschillende faculteiten.

De implementatie vindt plaats onder regie van het kernteam Plannen en Roosteren. Binnen dit kernteam wordt gezocht naar een Procesimplementatiemanager (PIM) die verantwoordelijk is voor de projectmatige implementatie en borging van de nieuwe procesafspraken binnen faculteiten en diensten.

De opdracht vindt plaats in een bestuurlijk complexe organisatie met meerdere stakeholders en besluitvormingslagen.

Doel van de opdracht
Het doel van de opdracht is het projectmatig implementeren van HvA-brede kaders en procesafspraken rondom plannen en roosteren, en het borgen van deze werkwijze binnen alle faculteiten en ondersteunende diensten.

Faculteiten en diensten zijn zelf opdrachtgever en verantwoordelijk voor de implementatie van de geharmoniseerde plan- en roosterprocessen binnen hun eigen organisatie-eenheid. Zij zorgen voor de benodigde inrichting, besluitvorming en verandering in de eigen context.

De implementatiemanager bewaakt het instellingsbrede perspectief en zorgt ervoor dat bestuurlijke besluiten worden vertaald naar een werkbare, HvA-brede implementatie van plan- en roosterprocessen in de praktijk. De implementatiemanager stuurt de verandercoördinatoren van de faculteiten en diensten aan, faciliteert en ondersteunt hen bij de realisatie van de gewenste verandering, signaleert knelpunten en escaleert waar nodig naar de bestuurlijke lijn. Daarbij zorgt de implementatiemanager ervoor dat gemeenschappelijke knelpunten en afhankelijkheden HvA-breed worden belegd en opgepakt, zodat faculteiten en diensten door kunnen met hun eigen implementatie en hierin zoveel mogelijk worden ontzorgd.

Doel is dat alle faculteiten en diensten per studiejaar 2027–2028 op eenzelfde, geharmoniseerde wijze werken volgens de HvA-brede kaders en procesafspraken voor plannen en roosteren.

Resultaten / Deliverables
De opdracht leidt tot de volgende concrete resultaten:
1. Projectmatige implementatie van procesafspraken
Implementatie van HvA-brede afspraken voor plannen en roosteren binnen betrokken faculteiten.
2. Coördinatie facultaire implementatieteams
Inrichting en begeleiding van implementatieteams binnen faculteiten en diensten.
3. Bestuurlijke besluitvorming en afstemming
Voorbereiding en begeleiding van besluitvorming in governance-overleggen.
4. Voortgangsbewaking en rapportage
Periodieke rapportages over voortgang, risico’s en afhankelijkheden richting kernteam en governance.
5. Structurele borging van werkwijzen
Borging van de nieuwe werkwijzen in processen, samenwerking en monitoring.
6. Monitoring en PDCA-cyclus
Inrichting en benutting van monitoring, evaluatie en bijsturing van de implementatie.

Rol en werkzaamheden
De Procesimplementatiemanager is verantwoordelijk voor het projectmatig aansturen van de implementatie van kaders en procesafspraken en fungeert als primair aanspreekpunt voor de proceskant van het traject.

De werkzaamheden omvatten onder andere:

• projectmatig aansturen van procesimplementatiemanagers binnen faculteiten;
• coördineren en ondersteunen van facultaire implementatieteams;
• voorbereiden en begeleiden van overleggen en besluitvorming;
• bewaken van scope, planning, afhankelijkheden en kwaliteit;
• signaleren en analyseren van risico’s en knelpunten en initiëren van mitigerende maatregelen;
• rapporteren over voortgang richting kernteam en governance;
• bijdragen aan communicatie, training en implementatieondersteuning;
• ondersteunen van monitoring en PDCA-cycli.

De functie is hybride uit te voeren. 

Kerncompetenties

• Proces- en ketenexpertise 
• Stakeholder- en omgevingssensitiviteit 
• Projectmatig sturen 
• Samenwerkingsgericht leiderschap 
• Resultaatgerichtheid

U heeft alle eisen begrepen en gaat hiermee akkoord.