Proces coördinator

Lees meer over de gemeente Breda: https://www.breda.nl/gemeente-breda-bedrijfsinformatie

Proces coördinator

Ben jij dé Proces coördinator die samen met ons het proces van Inkoopbehoefte tot en met Betalen op projectmatige wijze naar een hoger niveau van volwassenheid kan tillen? 

In 2020 zijn we projectmatig gestart met het proces “Van Inkoopbehoefte tot en met Betalen” (ITB). Het project biedt een structurele oplossing voor een efficiënt, doelmatig en rechtmatig proces dat loopt van inkoop tot en met betalen. ITB geeft inzicht in toekomstige inkooptrajecten en aflopende contracten, zodat we tijdig kunnen anticiperen en levert een samenhangend geheel van:

• Processen;
• Systemen;
• Koppelingen tussen gegevens en systemen;
• Rapportages;
• Proactieve houding binnen de inkoopfunctie
• Inzicht in bestaande contracten.

Om de doelstellingen te realiseren voeren we niet alleen verbeteringen door in processen en systemen maar ook in werkwijzen, organisatie van de inkoopfunctie en de beleidskaders.

Het is daarom van groot belang ervoor te zorgen dat het succes, de voortgang en het enthousiasme van ITB na de go-live fase vastgehouden wordt en waar nodig verbetert. Een effectief ITB proces vraagt om continue monitoring en bijsturing. Ook het inkoopproces vraagt om continue sturing van de inkoopfunctie. Continue sturing is een noodzakelijk onderdeel in het kader van het cyclisch inkoopmodel.
Op dit moment zijn we de eerste fase (go-live) aan het afronden. Er ligt een visie op wat er binnen het ITB proces nog moet gebeuren om te kunnen groeien naar een hoger niveau van volwassenheid.
Deze functie vraagt om ervaring en deskundigheid, het ITB proces kent geen geheimen voor je! Het bewaken van de functionele, administratieve en organisatorisch samenhang van dit proces is een belangrijk onderdeel van deze functie. Kennis van Inkoop, crediteuren en e-facturatie is hierbij noodzakelijk. Zo ook interesse in de mogelijkheden van Robotic Proces Automation (RPA).

Deze functie betreft dus het monitoren en bijsturen van het (keten) proces en de optimalisatie van het ITB proces en systeem. Deze functie betreft niet het professionaliseren van de inkoopfunctie.

In het projectplan ITB en de bijbehorende business case zijn doestellingen en KPI’s geformuleerd voor de komende 5 jaar.
Er komen dagelijks nieuwe contracten, leveranciers, catalogi bij. Bij elk van deze nieuwe contracten, leveranciers, catalogi, etc. moeten er bewuste keuzes gemaakt worden over 2-weg of 3-weg matching, facturatie wijze, rechten voor gebruikers etc.
Dit vertaalt zich naast het uitvoeren van de dagelijkse operatie o.a. in de volgende taken en verantwoordelijkheden voor jou als proces coördinator:

• Je bent verantwoordelijk voor het maken van het Plan van aanpak optimalisatie van het ITB proces en systeem, de inrichting van de projectorganisatie en de uitvoering en monitoring hiervan
• Je bespreekt maandelijks de operationele werkzaamheden met het processenteam
• Je stemt af met en legt verantwoording af aan de teamleiders Financiële Administratie en Inkoop over, de status en de te maken keuzes t.o.v. de business case/doelstellingen/KPI’s/Plan van aanpak optimalisatie en gevolgen hiervan op het personeel
• Operationele issues vertaal je naar (deel)verbeterplannen
• Je geeft uitvoering aan de deelprojecten
• Als Proces coördinator ben je verantwoordelijk voor het organiseren van trainingen
• Je zorgt voor follow-up op de rapportages en neemt hierover contact op met de gebruikers
• Om betrokkenen tussentijds goed op de hoogte te houden, zorg je voor voortgangs- en sturingsrapportages.
• Je voert gesprekken over de kwaliteit van het proces en de dienstverlening met de klant en beantwoordt specifieke vragen.
• Met functioneel beheer bespreek je de nieuwe releases en ontwikkelingen.
• Je bent aanspreekpunt voor de organisatie voor gebruikerservaringen.
• Ook ben je verantwoordelijk voor uitvoering van de kwaliteitscontroles en kwaliteitsplan.
• Je optimaliseert de kennisbank, zodat iedereen bij de juiste informatie kan om zijn of haar werk goed te kunnen doen.
• Onderdelen die in het optimalisatieplan zullen komen zijn o.a. onboarden e-facturen en het onderzoeken van mogelijke  RPA oplossingen

Wij hebben een ambitie en willen die waar maken en hebben jouw kennis, competenties, ervaring en hulp daarbij nodig!

We zoeken een teamspeler met een proactieve houding en een positieve instelling. Competenties als samenwerken, resultaatgericht werken en flexibiliteit zijn belangrijk. Je bent initiatiefrijk, je signaleert kansen en problemen, doet voorstellen ter verbetering en onderneemt zelf actie. Je initieert niet alleen verandering, maar laat deze ook slagen, bij weerstand ben je in staat dit om te buigen.
Daarnaast beschik je over een paar jaar werkervaring, een relevante opleiding op hbo-niveau.
Je beschikt over goede communicatieve en schriftelijke vaardigheden.

Je hebt lef en durft op de voorgrond te treden!
 

• Je hebt minimaal een relevant hbo-diploma.
• Je bent een stevige persoonlijkheid die zijn of haar verantwoordelijkheid niet uit de weggaat. Het coachen, enthousiasmeren en motiveren van medewerkers gaat je makkelijk af. Zowel op inhoud als op competenties.
• Je bent vaardig in procesmanagement en projectmatig werken.
• Je hebt kennis van (operationele) inkoop, crediteuren en het (e-)facturatie proces.
• Je ziet snel hoe processen end-to-end in elkaar zitten en je kunt hierin patronen herkennen en knelpunten oplossen.
• Je bent resultaatgericht en een teamspeler; je bent daadkrachtig, initiatiefrijk, resultaatgericht, omgevingsbewust en je beschikt over adviesvaardigheden.
• Je maakt makkelijk contact en weet met je positieve instelling, je actieve houding en passie voor het vak mensen mee te krijgen;
• Je bent in staat om collega's met je ondernemerschap mee te nemen in de hierboven genoemde werkzaamheden onder de omschrijving “Wat ga jij doen”;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring
• Je beschikt over goede kennis van Inkoopt tot en met Betalen systemen. Proactis ervaring is een pré

Je bent voorstander van, en hebt ervaring met, data gedreven werken.

Afdelingsinformatie:

Je werkt voor de afdeling Financiën, Inkoop en Juridische Zaken, team Financiële Administratie en Inkoop.

Als afdeling zijn wij volop in ontwikkeling. Zo werken team Financiële Administratie, team Inkoop en onze partners in de organisatie intensief samen aan het implementeren en optimaliseren van het proces van inkoopbehoefte tot en met betalen (ITB)

Lees meer over de gemeente Breda: https://www.breda.nl/gemeente-breda-bedrijfsinformatie