MT secretaris Mobiliteit

Jouw functie

Voor onze afdeling zijn wij op zoek naar een ervaren MT-secretaris die het managementteam proactief ondersteunt in een periode waarin de afdeling midden in een organisatieontwikkeltraject zit. De inzet richt zich op ondersteuning in het organisatieontwikkelingtraject, het verbeteren van processen en het soepel laten verlopen van de planning- en controlcyclus.

De MT-secretaris ondersteunt het MT bij zowel de dagelijkse bestuurlijke en organisatorische werkzaamheden als bij het coördineren van afdelingsoverstijgende trajecten. Hierbij wordt verwacht dat de kandidaat zelfstandig kan opereren, overzicht houdt en in staat is om verschillende belangen en planningen effectief te verbinden.

Werkzaamheden (hoofdlijnen)

De MT-secretaris voert onder andere de volgende werkzaamheden uit:

Ondersteunen en structureren van het organisatieontwikkeltraject waarin de afdeling zich bevindt (o.a. planning, voorbereiding sessies, acties en opvolging).

Procesontwikkeling en procesoptimalisatie binnen de afdeling, inclusief het signaleren van knelpunten en het voorstellen van verbeteringen.

Coördineren van de P&C-cyclus (o.a. jaarplan, voortgangsrapportages, begrotings- en verantwoordingsmomenten), inclusief afstemming met interne stakeholders.

Voorbereiden, organiseren en verslagleggen van MT-overleggen en relevante gremia; bewaken van acties en besluitvorming.

Fungeren als verbindende schakel tussen MT, teams en ondersteunende onderdelen (zoals bedrijfsvoering/financiën).

Zorgen voor samenhang en overzicht in lopende acties, deadlines en prioriteiten.

Kennis en context

Van de MT-secretaris wordt verwacht dat deze op hoofdlijnen op de hoogte is van de prioritaire beleidsdossiers binnen de afdeling, zodat de ondersteuning aansluit bij de inhoudelijke agenda en de bestuurlijke dynamiek.

Jouw profiel

Jij krijgt energie van het structureren, organiseren en het efficiënter inrichten van werkzaamheden. In een centrale rol voel jij je thuis en weet je overzicht te houden in een dynamisch takenpakket met wisselende werkdruk. Je bent stressbestendig, flexibel en weet goed te prioriteren. Je werkt nauwkeurig en planmatig en beschikt over uitstekende schriftelijke vaardigheden en communicatieve vaardigheden. Je bent digitaal vaardig en maakt nieuwe systemen snel eigen. Als spin in het web coördineer je processen, zorg je voor tijdige en volledige oplevering van bestuurlijke stukken en stem je effectief af met verschillende interne en externe belanghebbenden. Daarbij handel je integer, zorgvuldig en met gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.