Microsoft 365 adoptie specialist

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

De provincie verandert vanwege de digitalisering en automatisering in een hoog tempo en is de “rode draad” in de strategie van de organisatie. Door de benoeming van opgavemanagers komen de maatschappelijke opgaven centraal te staan. Hiertoe wordt nauw samengewerkt tussen de vertegenwoordigers uit de verschillende onderdelen van de provincie-organisatie (de 3 domeinen: Bedrijfsvoering, informatie & organisatie, Stedelijke en Landelijke Leefomgeving en Mobiliteit en de stafafdelingen Concerncontrol, Bestuurs- en directieondersteuning en de Statengriffie). Voor deze concern i-opgave is een opgavemanager aangesteld die sturing hier aan geeft. Deze concernopgave betreft de informatievoorziening van het gehele concern en wordt aangepakt door een hoge mate van integratie op het gebied van kaderstelling, advisering en uitvoering binnen de PIJOFAH-kolommen.

Binnen de provincie Utrecht is recent het Beleidskader Online Samenwerken vastgesteld. Belangrijk onderdeel hiervan is de overgang naar Microsoft 365. Een aantal projecten is hiertoe gestart. Voor het delen van bestanden met derden dan wel externen is de richting om dit met Microsoft 365 mogelijk te maken en dit fasegewijs (o.a. per thema of casus) in te voeren.

Om de dossiervorming en archivering te optimaliseren is een programma gestart waarin een advies wordt ontwikkeld voor de toekomstige inrichting van het document management – en archief systeem. Uitgangspunt in de doorontwikkeling is dat zoveel als mogelijk diensten uit “the cloud” worden afgenomen en de provincie een regieorganisatie is.

Resultaatopdracht
Als Microsoft 365 specialist met aantoonbare kennis van en ervaring in het technisch en functioneel opzetten van samenwerkingsomgevingen in een Microsoft 365 platform en Teams/ SharePoint, werk je nauw samen met de (senior) adviseurs I&A, de architecten, adviseurs Informatiebeveiliging, business informatiemanagers en communicatieadviseurs. Je helpt bij het ontwikkelen van informatiesystemen en je bent verantwoordelijk voor de zachte landing binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat bij de acceptatie van aangepaste of nieuwe functionaliteit de systeem eigenaar en de gebruikers ervan kunnen vertrouwen op een betrouwbaar informatiesysteem. Je richt je hierbij op de volgende werkzaamheden:

• In samenhang met de trajecten/projecten Optimaliseren Dossiervorming en Archief het verder uitbreiden van een gebruiksvriendelijke inrichting van de samenwerkingsomgeving o.b.v. Microsoft 365;
• Inrichting van een veilige samenwerkingsomgeving waarmee je kunt samenwerken met gasten/externen;
• Beoordelen van de globale oplossingsrichtingen die zijn voorgesteld door IT-leveranciers, businessanalisten of collega functioneel beheerders;
• Het zorgdragen om Microsoft 365 verder te verankeren in de werkomgeving door middel van bij de organisatie passende adoptie;
• Als specialist zijnde ontwikkel en organiseer je trainingen voor beheerders Microsoft 365, (senior) gebruikers en eindgebruikers;
• Je begeleidt nieuw te implementeren functionaliteiten bij de implementatie en in beheer name;
• De benodigde veranderingen in de werkprocessen vastleggen in een gebruikershandleiding, handboek, werkinstructies, formulieren e.d
• Zorgdragen voor de levering en uitvoering van diensten en producten door opdrachten aan IT-leveranciers te plannen en te bewaken, binnen de in een SLA (of andere afspraken) afgesproken kaders; een en ander met betrekking tot de informatiesystemen die in gebruik zijn;

Toevoeging
Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT)middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

Competenties

• Je hebt een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Je hebt kennis van verandermanagement
• Je hebt plezier in het helpen van gebruikers en collega’s
• Je bent leergierig en houdt van vernieuwing en verbetering
• Je maakt en verbetert graag gebruikershandleidingen.