Medewerker personeels- en salarisadministratie

Organisatie
De gemeente Pijnacker-Nootdorp is een groeigemeente, de komende jaren neemt het inwoneraantal toe van 55.000 naar 65.000. We werken de komende jaren aan grote projecten op het gebied van woningbouw, bedrijventerreinen, infrastructuur, voorzieningen, natuur en recreatie. Het ondernemersklimaat wordt gekenmerkt door innovatieve ondernemers die vooruitlopen op het gebied van warmtetransitie en duurzaamheid. Wonen in Pijnacker-Nootdorp is aantrekkelijk vanwege de goede voorzieningen en de prettige ligging in het groen met uitstekende verbindingen naar Den Haag en Rotterdam.

De ambtelijke organisatie bestaat uit circa 470 medewerkers. De organisatiecultuur kenmerkt zich door een informeel karakter, vertrouwen en veel ruimte voor eigen inbreng en ontwikkeling. Onze medewerkers voelen zich gewaardeerd en zijn trots op de organisatie waarvoor zij werken.

Je maakt deel uit van team HRM. Het team is verantwoordelijk voor de ontwikkeling en uitvoering van HR-beleid en adviseert het management hierover, neemt deel aan of is trekker van verandertrajecten binnen de organisatie en voert de personeels- en salarisadministratie uit. Het team bestaat uit 15 collega’s waarbij iedereen bijdraagt aan een goede en resultaatgericht dienstverlening. 

Het team is onderdeel van het Domein Bedrijfsvoering en Dienstverlening. Het domein zorgt voor een goed ondersteuning en advisering aan het bestuur, het management en de medewerkers van de gemeentelijke organisatie.

Opdracht
De opdrachtnemer ondersteunt de gemeente bij het uitvoeren en optimaliseren van de personeels- en salarisadministratie. Het accent ligt in eerste instantie op het gebied van de personeelsadministratie. De werkzaamheden worden zelfstandig en naar eigen inzicht ingericht, met als doel een correcte, tijdige en efficiënte verwerking van personeels- en salarisadministratie.

De opdracht kan onder andere bestaan uit:

• Het uitvoeren en bewaken van administratieve processen rondom in-, door- en uitstroom van medewerkers, stagiairs en inhuurkrachten;
• Het opstellen van documenten met betrekking tot arbeidsvoorwaarden, zoals overeenkomsten en correspondentie;
• Het verwerken en beheren van personeelsgegevens in het salarissysteem;
• Het beantwoorden van vragen over personele regelingen en het verstrekken van toelichting hierop;
• Het structureren en opschonen van digitale omgevingen, waaronder Teams en gedeelde schijven;
• Het controleren en verwerken van aanvragen met betrekking tot het Persoonlijk Gezondheidsbudget;
• Het verwerken van meldingen en aanvragen via systemen zoals Topdesk;
• Het digitaal archiveren en beheren van personeelsdossiers;
• Het actualiseren van formulieren en interne P&O-documentatie;
• Het leveren van een bijdrage aan de migratie naar een nieuw salarissysteem;

Aanvullend – basiswerkzaamheden salarisadministratie:

• Het verzamelen, controleren en verwerken van mutaties die betrekking hebben op de salarisverwerking (zoals in-, door- en uitstroom, verlof en vergoedingen);
• Het ondersteunen bij de voorbereiding en uitvoering van de periodieke salarisrun;
• Het controleren van output (zoals loonstroken en overzichten) op juistheid en signaleren van afwijkingen;
• Het beantwoorden van eerstelijnsvragen over salarisstroken en betalingen;
• Het bijdragen aan een correcte toepassing van relevante wet- en regelgeving en interne richtlijnen binnen de salarisadministratie.

De opdracht vraagt om een gestructureerde en zorgvuldige aanpak, waarbij kwaliteit en nauwkeurigheid centraal staan. De opdrachtnemer is in staat om zelfstandig werkzaamheden op te pakken en in te spelen op wisselende werkdruk.

Zelfstandigheid en uitvoering 
De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen de organisatie van de gemeente Pijnacker-Nootdorp en maken onderdeel uit van het reguliere werkproces van het team HRM. 

De kandidaat wordt ingezet via een detacheringsbureau en werkt onder leiding en toezicht van de opdrachtgever. De dagelijkse werkzaamheden worden afgestemd met de teamverantwoordelijke en vinden plaats binnen de geldende werkinstructies, processen en systemen van de gemeente. De kandidaat verricht de werkzaamheden als onderdeel van het team en stemt werkzaamheden, prioriteiten en planning af met collega’s en leidinggevende. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor de inhoudelijke aansturing en bepaalt de wijze waarop de werkzaamheden worden uitgevoerd. Er is geen sprake van uitvoering als zelfstandig ondernemer. De werkzaamheden worden verricht binnen de kaders van de organisatie en in lijn met de geldende richtlijnen en procedures. Vervanging van de kandidaat is alleen mogelijk in overleg met en na goedkeuring door de opdrachtgever. 

Benodigd aantal professionals
1.

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in ieder geval op maandag, woensdag, donderdag en vrijdag.