Manager bedrijfsvoering energie voor de stad

Opdrachtomschrijving
De Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE) van de gemeente Amsterdam is op zoek naar een zeer ervaren Manager Bedrijfsvoering voor de uitvoeringsorganisatie Energie voor de Stad (EvdS) en eventueel andere programma’s

De Manager Bedrijfsvoering:
-    is het financieel geweten van EvdS;
-    is adviseur van de Directeur EvdS met betrekking tot beleid en beheer van de bedrijfsvoering en eindverantwoordelijk voorprogrammabeheersing;
-    bouwt mee aan de (door) ontwikkeling van de uitvoeringsorganisatie Energie voor de Stad;
-    is lid van het managementteam van Energie voor de Stad.

Als Manager Bedrijfsvoering ga je werken in een multidisciplinair team binnen de uitvoeringsorganisatie Energie voor de Stad. De disciplines binnen dit team zijn programmamanagement,  uitvoeringsregie, uitvoeringsstrategie en staffuncties.
Als Manager Bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor (1) de financiële strategie van EvdS en (2) de integrale beheersprocessen binnen het gehele programma. Kernwoorden voor je functie zijn professioneel, voorspelbaar, betrouwbaar, pro-actief, onafhankelijk en kritisch. Je focus ligt op de processen scope, tijd, geld, risico’s, planning, rapportage en levert een bijdrage aan de processen informatie, organisatie, kwaliteit en documentatie in de diverse fases. Het is jouw taak deze aspecten, met de overige teamleden binnen het bedrijfsvoeringsteam,  goed in te vullen en er voor te zorgen dat deze aspecten aantoonbaar zijn beheerst. Je maakt analyses op de verschillende beheersingsaspecten en de samenhang daartussen.
Als Manager Bedrijfsvoering ben je het financieel geweten van de programmaorganisatie en zorgt, naast advisering, voor tegenkracht waar nodig. Je bent  sparringpartner voor de Directeur EvdS en andere teamleden. Als sparringpartner snap je het  belang van overzicht en leiden jouw analyses tot inzichten en adviezen waarmee je andere teamleden van adviezen voorziet. Relevante adviezen deel je gevraagd en ongevraagd.  De Manager Bedrijfsvoering geeft leiding aan het bedrijfsvoeringsteam, de Strategisch Financieel Adviseur en de Businesscasespecialist. Daarnaast is de Manager Bedrijfsvoering gesprekspartner/onderhandelaar bij complexe, risicovolle en financieel omvangrijke contracten en afspraken met contractpartners in samenspel met de Programmadirecteur en/of als escalatiepartij.
Dankzij jouw bijdragen maakt Energie voor de Stad de beheerste groei door die past bij een programma in ontwikkeling en behaalt het programma succesvolle voortgang waardoor de kennisontwikkeling en de besluitvorming optimaal plaatsvindt.

Naast de reguliere werkzaamheden voor Energie voor de Stad werk je samen met collega Manager Projectbeheersers/ Bedrijfsvoering aan de ontwikkeling van integrale beheersing binnen de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie.

Werkzaamheden
•    Het samen met de Directeur EvdS  en overige teamleden verder ontwikkelen en inrichten van het programma.
•    Het zorgen (van het eerste initiatief tot de definitieve opleveren en overdracht) voor een realistisch beeld van Energie voor de Stad binnen het managementteam en aan de ambtelijk opdrachtgever (scope in evenwicht met mijlpalen, budget, kwaliteit en bijbehorende risico’s) en dat het proces in het team bewust, transparant en volgens afspraak verloopt. Hij/zij zorgt er samen met het team voor dat Energie voor de Stad binnen de referenties blijft. De directeur blijft integraal eindverantwoordelijk.
•    Het  zorgdragen voor overzicht, inzicht en stuurinformatie.
•    Het aansturen van de Adviseurs/Specialisten die zich  bewegen op het vlak van o.a. : financieel-, plannings-, informatie- en risicobeheer en kostenmanagement.
•    Het bewaken van de scope en bijbehorende referenties.
•    Het  coachen en kennis over brengen aan de medewerkers binnen het bedrijfsvoeringsteam.
•    Het opstellen  van de voortgangsrapportages en informatie beheersing.
•    Het zowel toetsend (primair op het functioneren van het systeem en de interne processen van het programma) als ondersteunend zijn en het daarmee een belangrijke sparringpartner zijn voor de andere IPM-rollen en volwaardig gesprekspartner voor de Programmadirecteur. Hij/zij stelt zich onafhankelijk op.
•    Het leveren van en mondeling kunnen toelichten van beknopte en inzicht gevende rapportages.
•    Het aansturen van het bedrijfsvoeringsproces van de organisatie door middel van de jaarplancyclus op basis van het INK-model;
•    Het uitvoeren  van onderzoeken (audits) en het rapporteren en adviseren daarover aan het MT EvdS  en de directeur EvdS;
•    Het mede zorgdragen voor een inclusieve, integere en veilige werkomgeving.

Gemeentelijke organisatie
De gemeentelijke organisatie bestaat uit 5 clusters, een bestuurs- en concernstaf, 7 stadsdelen en 1 stadsgebied. De stadsdelen besturen samen met de gemeenteraad, burgemeester en wethouders de stad Amsterdam. De 5 clusters zijn: Ruimte en Economie, Sociaal, Stadbeheer, Bedrijfsvoering, Digitalisering, Innovatie en Informatie. De clusters hebben expertise op een specifiek terrein, zoals sport, jeugd of parkeren. Zij werken beleid uit tot stadsbrede kaders waarbinnen de stadsdelen het uitvoerende werk kunnen doen. Ook bieden zij directe ondersteuning aan bewoners die dit nodig hebben, bijvoorbeeld op het gebied van participatie of werk. De stadsdelen houden zich onder andere bezig met de inrichting van straten en pleinen, groen en parken en welzijnswerk in de buurt. Ze zorgen ervoor dat wat ze doen, past bij de behoeften in hun stadsdeel en bij het beleid voor de hele stad. Meer informatie over de gemeentelijke organisatie is te vinden op: https://www.amsterdam.nl/.

De opdrachtgever(s)
De Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (voorheen Bijzondere Projecten) werkt aan complexe, risicovolle opgaven, zoals de energietransitie en de bereikbaarheid van de regio Amsterdam. Wij hebben focus, zijn experts in maatwerk en zijn resultaatgericht. Daarbij zijn we altijd op zoek naar innovatieve, toekomstbestendige oplossingen. Kenmerkend voor ons is dat we open zijn over het proces en bereid zijn om van gebaande paden af te wijken. Bij de Uitvoeringsorganisatie Infrastructuur en Energie (UIE) werken 175 enthousiaste collega’s.
UIE is een ambitieuze en nog jonge organisatie: we bestaan sinds 1 januari 2022 en groeien snel! Je stapt op precies het juiste moment bij ons in. Want diverse complexe projecten zijn al gestart terwijl we als organisatie nog volop in ontwikkeling zijn. Jij krijgt de ruimte om je eigen functie vorm te geven én om samen met je collega’s te bouwen aan een stabiele en prettige werkomgeving. Waarin iedereen zich gehoord voelt en de eigen talenten optimaal kan ontplooien. Een uitdagende baan? Absoluut! Daarom werken we je goed in en introduceren je in het in- en externe netwerk.