Projectleider transitie inkoopfunctie

Organisatie
Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen (SWO) geeft met ruim 900 medewerkers uitvoering aan de gemeentelijke taken en verleent diensten aan ongeveer 80.000 inwoners van de twee gemeenten. Dit maakt ons de op één na grootste gemeentelijke organisatie in Drenthe. Daarnaast zijn wij een unieke organisatie door het werken voor 2 heel verschillende gemeenten. We zijn centraal gelegen en goed bereikbaar, zowel met de auto als het openbaar vervoer. Kijk voor meer informatie over onze organisatie op www.werkenbijdeswo.nl

Opdracht
Als Projectleider Transitie inkoopfunctie bij de Samenwerkingsorganisatie De Wolden Hoogeveen ben je verantwoordelijk voor het leiden en uitvoeren van een cruciaal transitieplan op het gebied van inkoop. De transitie beoogt de inkoopfunctie van de hele organisatie te versterken met een focus op de rol die inkoop speelt in het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Daarnaast richt de transitie zich op het positioneren van het team Inkoopadvies en de inkoopadviseurs binnen de organisatie.

De opdrachtnemer voert deze opdracht zelfstandig uit, zonder gezagsverhouding. SWO beoogt geen arbeidsovereenkomst of hiërarchische aansturing; de opdrachtnemer is vrij in de wijze van uitvoering binnen de kaders van de opdracht en stemt periodiek af over voortgang, resultaten en planning.

Taken en verantwoordelijkheden:

• Transitieplan Inkoopfunctie SWO: Het (door)ontwikkelen en beheren en uitvoeren van een gedetailleerd goedgekeurd transitieplan voor inkoopprocessen binnen de SWO, gericht op het verbeteren van efficiëntie, kostenbeheersing en kwaliteit van inkoopdiensten.
• Stakeholder Management: Samenwerken met diverse interne belanghebbenden, waaronder netwerkmanager, teamleiders, projectleiders om de behoeften en doelstellingen van de organisatie te begrijpen en verder te integreren in het huidige transitieplan.
• Budgetbeheer: Verantwoordelijkheid dragen voor het beheer van het budget dat is toegewezen aan het transitieproject, zorgen voor kostenbeheersing en rapporteren over financiële prestaties.
• Inkoopstrategie: Het (door)ontwikkelen van een strategie en de rol voor inkoop die de missie en visie van de SWO ondersteunt, met specifieke aandacht voor contactbeheer, contractmanagement, P2P, processen en MVOI.
• Contractbeheer: Het coördineren van het compleet en eenduidig vullen van het contractbeheerssysteem (Pactum) en het implementeren van effectief contractbeheer en contractmanagement in de organisatie.
• Projectleiderschap: Het leiden en coördineren van het transitieplan, inclusief het opstellen van duidelijke projectplannen, het toewijzen van taken aan teamleden en het bewaken van de voortgang van de (deel)projecten.
• Rapportage en evaluatie: De opdrachtnemer rapporteert maandelijks aan de opdrachtgever over de voortgang van het project via voortgangsrapportages en voortgangsoverleggen. Eventuele risico’s, knelpunten of afwijkingen worden daarin tijdig gesignaleerd en besproken.

Eindresultaten (deliverables)

• Het verder uitvoeren van het transitieplan inkoopfunctie
• Implementatie van verbeterde inkoopprocessen
• Positionering en rolverduidelijking van het team Inkoopadvies binnen de organisatie
• Geoptimaliseerd gebruik van het contractbeheersysteem Pactum
• Een strategisch inkoopkader met bijbehorende uitvoeringsrichtlijnen
• Duidelijke rapportages en overdraagbare documentatie van de transitieaanpak

Competenties

• Communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk):
  • Effectieve communicatie met interne belanghebbenden.
  • Rapporten genereren en projectvoortgang rapporteren.
• Strategisch inzicht:
  •  
  • Identificeren van trends.
  • Nemen van strategische beslissingen op basis van analyse.
• Organisatorische sensitiviteit:
  • Begrip van de organisatiedynamiek en behoeften.
• Resultaatgerichtheid:
  • Streven naar harde doelen.
  • Onderhouden van sterke relaties.
• Samenwerken:
  • Betrekken van de inkoopfunctie bij de gehele organisatie.
• Overtuigingskracht:
  • Vermogen om medewerkers te overtuigen van transitieplannen en doelen.