Functioneel beheerder microsoft 365 (m365)

Omschrijving Opdrachtgever provincie Gelderland

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met ruim 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

Opdracht

Als professionele dienstverlener voorziet I&A de provinciale collega’s van de juiste en actuele ICT-voorzieningen, zodat zij zich op hun kerntaken kunnen richten. Onze afdeling bestaat uit vier teams: Regie, Beheer, Ontwerp & Ontwikkeling (O&O) en Data.

Team Beheer vormt het kloppend hart van de IT-organisatie van de provincie Gelderland. Het team is verantwoordelijk voor het functioneel en technisch beheer én het onderhoud van alle provinciale applicaties en de onderliggende infrastructuur. Team Beheer bestaat uit 36 betrokken professionals. Samen combineren we technische expertise met een sterke focus op dienstverlening. We denken niet alleen in systemen, maar vooral in oplossingen die het werk van onze collega’s makkelijker en effectiever maken.

Als functioneel beheerder Microsoft 365 sta je in nauw contact met collega’s binnen én buiten I&A. Jij zorgt ervoor dat jouw collega’s hun werk efficiënt kunnen doen door een optimale digitale ondersteuning. Ook neem je onze collega’s mee in slimmer digitaal samenwerken door hen te informeren, adviseren en trainen. 

Je bent het aanspreekpunt voor de eindgebruikers en onze Servicedesk. Je bent expert in het gebruik van Microsoft Teams, OneDrive en SharePoint. Je ondersteunt gebruikers, denkt mee, adviseert over vernieuwingen en verbeteringen en biedt tweedelijns ondersteuning. Er is altijd beweging door nieuwe aanvragen, wijzigingen, verschillende behoeften en doorontwikkeling.

In deze rol breng je overtuigingskracht, oplossingsgerichtheid en samenwerkingskracht samen. Je staat stevig in in je schoenen en gaat makkelijk het gesprek aan. Je bent sociaal en communiceert helder. Ook stimuleer je bewust digitaal gedrag. Je houdt moeiteloos overzicht, kunt prioriteiten stellen en bent in staat om werkzaamheden effectief te organiseren. Daarbij werk je graag samen, maar neem je ook zelfstandig initiatief wanneer dat nodig is. Verder ben je analytisch sterk, je ziet kansen tot verbetering en denkt in oplossingen. Complexe informatie kun je helder overbrengen, zowel aan collega’s uit de vakinhoud als aan niet-technische gebruikers.

Vanwege verminderde interne beschikbaarheid van deze kennis intern, zijn wij op zoek naar tijdelijke uitbreiding van ons team met een functioneel beheerder MS365.De taken en verantwoordelijkheden bestaan met name uit:

• Je levert goede, efficiente gebruikersondersteuning op onze Microsoft365 omgeving (M365). Je analyseert en lost problemen op bij het dagelijks gebruik van de Microsoftproducten en managet de gebruikersbehoefte actief.
• Je handelt meldingen/incidenten en wijzigingsverzoeken van onze gebruikers af.
• Je vertaalt gebruikerswensen naar de gewenste inrichting en volgt nieuwe releases vanuit Microsoft.
• Je voert functionele testen uit en begeleidt gebruikersacceptatietesten.
• Je houdt bij hoe de omgeving gebruikt wordt, signaleert nieuwe kansen en vertaalt ontwikkelingen naar concrete verbeteringen die collega’s écht vooruithelpen.
• Je bent en blijft op de hoogte van nieuwe ontwikkelingen en de impact en toepasbaarheid daarvan op de organisatie; je kunt de meerwaarde hiervan voor onze gebruikers bepalen.
• Je inspireert teams en collega’s in digitaal samenwerken: je laat zien wat er mogelijk is, adviseert over slimme werkmethoden, traint collega’s en stimuleert eigenaarschap in het omgaan met informatie. 
• Je werkt samen met andere functioneel beheerders, de M365 coordinator, product owners, eindgebruikers en andere stakeholders (business) en verschillende collega’s van I&A (adviseurs, architecten, ontwikkelaars en testers).
• Je maakt en houdt functionele beheerdocumentatie actueel, zoals de supportpagina, filmpjes, handleidingen, nieuwsberichten.

Competenties te toetsen in interview
Tijdens het interview worden de volgende persoonlijke competenties getoetst:

• Communicatieve vaardigheden: Je bent in staat tot het overdragen en ontvangen van boodschappen in woord, geschrift en/of non-verbaal, zowel binnen als buiten het project. Je kunt goed uit de voeten met verschillende gesprekpartners met verschillende belangen en bent in staat om mensen mee te nemen.
• Samenwerkingsgerichtheid: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat en bent in staat om in teamverband daaraan te werken. Je raadpleegt en betrekt anderen, informeert anderen pro-actief en stemt af met anderen. Je bent sociaal en geeft ruimte aan anderen.
• Resultaat- en oplossingsgerichtheid: Je formuleert doelstellingen helder, concreet en meetbaar en maakt duidelijke afspraken. Je houdt zicht op de voortgang, rapporteert en informeert daarover. Je denkt vooruit. Je spant je actief in om concrete resultaten en/of doelstellingen te halen. Bij tegenslagen geef je niet op en houd je de uitgezette lijn voor ogen.
• Proactief/initiatief nemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.
• Verbindend vermogen (netwerken): Je bent in staat relaties op te bouwen, te onderhouden en diverse partijen bij elkaar te brengen en aan elkaar te verbinden om tot resultaat te komen.