Managementassistent

Utrecht heeft jou nodig!

In deze opdracht van managementassistent bij Ruimte maak jij het verschil door orde en overzicht te brengen in een dynamische omgeving. Jij ontzorgt het management, bewaakt agenda’s en processen en zorgt dat alles vlekkeloos verloopt. Je werkt in een hecht team dat betrokken, deskundig en met humor samenwerkt aan grote opgaven voor de stad.

Opdrachtomschrijving (de taken):

Een greep uit jouw werkzaamheden:
- Je beheert agenda's, overzichtelijk, strak en zonder dubbele boekingen;
- Je beheert mailboxen met scherp oog voor wat echt belangrijk is;
- Je zorg dat vergaderingen vlekkeloos verlopen; van agenda tot zaal tot stukken;
- Je bewaakt deadlines, stuurt reminders en voorkomt last-minute-paniek;
- Je regelt alles wat besteld moet worden: bloemen, geschenken en gebak;
- Je helpt bij HR-taken als sollicitaties en een warme onboarding.

Benodigde vaardigheden/soft skills:
- Bestuurlijke sensitiviteit: je voelt aan wat speelt binnen de organisatie en handelt daar zorgvuldig naar.
- Organisatietalent: je houdt overzicht, ook bij veel lopende zaken en wisselende prioriteiten.
- Proactief en zelfstandig: je ziet wat er nodig is en handelt voordat iemand het hoeft te vragen. - Communicatief sterk: je weet helder te schakelen tussen managers, collega’s en externe contacten. - Oplossingsgericht: je denkt mee, lost op en houdt het hoofd koel in drukke momenten.
- Teamgericht en verbindend: je werkt graag samen en draagt bij aan een positieve sfeer.
- Discreet en betrouwbaar: je kunt omgaan met gevoelige informatie en wekt vertrouwen.
- Digitale vaardigheid: je maakt slim gebruik van tools als Outlook, Teams, SharePoint en Excel om structuur te creëren.