Managementassistent

Opdracht
Als managementassistent ondersteun je afdelingshoofden op secretarieel vlak. Je managet de agenda, plant afspraken, verzorgt correspondentie en bewaakt actief het telefoon-en mailverkeer. Je verricht ook enkele werkzaamheden ter ondersteuning van de teamleiders van afdelingen. Daarnaast ben je aanspreekpunt voor de afdeling(en) waar je voor werkt. Ook plan en bereid je vergaderingen en bijeenkomsten organisatorisch en administratief voor, stel je besluiten-/-actielijsten op en bewaakt daarbij de actiepunten en stukkenstromen. Je organiseert de naturalisatiebijeenkomsten van onze gemeente en ter plaatse coördineer je daar de bijeenkomst zodat deze feestelijk en voorspoedig verloopt. Daarnaast bereid je diverse bijeenkomsten voor, zowel fysiek (klaarzetten ruimtes, instellen apparatuur, organiseren van lunches/activiteiten etc.) als digitaal.

Het team bestaat uit vijf managementassistenten, werkt goed samen en er is een fijne sfeer.

Competenties

• Flexibiliteit
  Je verandert je eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen teneinde een gesteld doel te bereiken.
• Zelfstandigheid
  Je handelt volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen. Daarnaast verricht je zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas te
• Schriftelijke communicatie
  Je brengt duidelijk jouw opvattingen onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleert ingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen. Ook is dit belangrijk bij het uitvoeren van secretariële en administratieve taken, zoals het verzorgen van de verslaglegging bij vergaderingen.
• Klantgerichtheid
  Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen.
  Daarnaast speelt je in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn.
• Plannen en organiseren
  Je stemt activiteiten van jezelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodat doeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.