Management Assistent(e)

Management Assistent(e)
Periode:           Z.s.m. tot 15-07-2022, maximale inhuurtermijn is 24 maanden 
Belasting:        32 - 36 uur per week gemiddeld
Tarief:              Tot 65 euro per uur inclusief reiskosten, exclusief BTW

Korte beschrijving speelveld

Culturele Zaken ontwikkelt cultuurbeleid en stimuleert en versterkt het kunstzinnige klimaat in de stad. In de functie van Managementassistent ben je lid van het Ondersteuningsteam. Momenteel zijn we op zoek naar een tijdelijke vervanging i.v.m. verlof van een collega. Culturele Zaken is een zelfstandig onderdeel van de gemeentelijke organisatie.

We zoeken een managementassistent pur-sang met al de nodige ervaring in het vak. Als ervaren managementassistent ben je een echte duizendpoot en ondersteun en organiseer je in de breedste zin van het woord.

Indien spoed:
5 werkdagen in verband met bezetting van functie, waarbij werklast opgestapeld is.

Je taken zijn:  

• Je ondersteunt hoofd en MT op organisatorisch en secretarieel gebied;
• Je biedt een professionele dienstverlening aan en zorgt voor continuïteit in de ondersteuning;
• Je beheert met plezier de complexe agenda’s en volle mailboxen en bent in staat om in te schatten wat urgent is en wat belangrijk is in de agenda’s en mailboxen en daarover helder te communiceren.
• Je zorgt ervoor dat de benodigde vergaderstukken uit de mailboxen in IBABS komen te staan en zorgt voor een perfecte aansluiting van Outlook en IBABS;
• Jij bent degene die de organisatorische aspecten die bij het agendabeheer en ondersteuning van overleggen horen naadloos regelt;
• Jij bent op de hoogte van zaken die spelen binnen de organisatie en actualiteiten in het dossier van de afdeling;
• Overzicht houden in een complexe setting en de juiste prioriteiten stellen;
• Ervoor zorgen dat de voorbereiding voor de diverse afspraken correct en tijdig beschikbaar is;
• Een goede pen hebben als notulist;
• Waar nodig en mogelijk meedraait als assistent in projecten.

Jij bent:
•           In het bezit van een afgeronde relevante opleiding op tenminste MBO niveau;
•           Heeft werk- en denkvermogen op tenminste MBO plus niveau;
•           Minimaal 3 jaar relevante werkervaring als managementassistent, bij voorkeur op directieniveau;
•           Bij voorkeur recente ervaring met de werkwijze van een grote gemeentelijke organisatie, lokale bestuur en/of in een andere politiek georiënteerde omgeving;
•           Je bent bekend met de systemen die gebruikt worden of kunt deze je snel eigen maken (zoals Teams, Office, IBABS, Digiplaza)

Goed om te weten:
(niet parkeren bij stadskantoor, specifieke werktijden, bijzondere uitdagingen)

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.


Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.
ie bijlage voor de volledige inhuuropdracht.