M365 sharepoint/teams/purview specialist

Aanleiding

De hoogheemraden van Rijnland en Schieland en Krimpenerwaard maken sinds enige tijd actief gebruik van Microsoft 365 (M365) met SharePoint en Teams als kernapplicaties voor samenwerking en documentopslag. Hoewel Corsa nu het centrale DMS/RMA is, worden in de praktijk steeds meer documenten in SharePoint en Teams opgeslagen, al dan niet ontstaan vanuit samenwerkingsverbanden. Het is daarom nodig om M365 nu en doordacht verder in te richten, met duidelijke kaders voor informatiebeheer, beveiliging en gebruikersadoptie. Met als doel om a) terugvindbaarheid van documenten te vergroten, b) efficiënter documentbeheer te kunnen voeren, c) informatie beter te kunnen beveiligen, en c) wettelijke verplichtingen zoals de Archiefwet, Woo en AVG te kunnen naleven. Om dit te kunnen realiseren is tijdelijk extra personele capaciteit nodig om het huidige team dat voor deze opdracht aan de lat staat te versterken.

Doel van de opdracht
Binnen een pilot wordt onderzocht en gerealiseerd hoe de bestaande Microsoft 365-omgeving (SharePoint/Teams) toekomstbestendig, compliant en gebruiksvriendelijk ingericht kan worden als Document Management Systeem (DMS). Deze inrichting moet voldoen aan relevante wet- en regelgeving, standaarden en normen. De focus ligt op het opzetten van een goed functionerend DMS, waarbij – afhankelijk van de kennis en ervaring van de medewerker – ook de integratie van Microsoft Purview voor informatiebeveiliging wordt meegenomen.

De medewerker is verantwoordelijk voor het opstellen en inrichten van een Document Management Systeem (DMS) binnen de Microsoft 365-omgeving: SharePoint/Teams. Hij of zij ontwerpt, bouwt, configureert en integreert de DMS-structuur op basis van functionele behoeften en vertaalt deze naar concrete technische oplossingen. Vanuit diepgaande kennis van Microsoft 365 en ervaring met documentbeheer adviseert de medewerker over passende oplossingsrichtingen en best practices voor een toekomstbestendige inrichting. Daarbij wordt optimaal gebruikgemaakt van de kennis en ervaring binnen de organisatie van de opdrachtgever maar ook van de (medewerker van) opdrachtnemer, waardoor oplossingen niet alleen technisch solide zijn, maar ook aansluiten bij bewezen praktijkinzichten.

Taken en verantwoordelijkheden
1. Functioneel ontwerp en inrichting
• Meedenken en adviseren over het ontwerpen van document- en recordbeheerprocessen (opslag, versiebeheer, toegang, retentie).
• In gezamenlijkheid met de Rijnland medewerkers inrichten van een metadata- en classificatiestructuur conform MDTO en NEN-ISO 16175.
• Inrichten van SharePoint-documentbibliotheken, inhoudstypen (zoals Document Sets), kolommen en Team/Site templates.
• Configureren van recordbeheerfunctionaliteiten en bewaartermijnen, afgestemd op Corsa-koppeling of Purview.

2. Technische implementatie
• Selecteren en configureren van M365-componenten zoals SharePoint (Premium) en Microsoft Purview.
• Implementeren van workflows en automatiseringsregels (bijv. met Power Automate).
• Inrichten van provisioning voor Teams/SharePoint op basis van templates.
• Optimaliseren van zoekfunctionaliteit, mogelijk met integratie met Copilot en Graph Connectors.
• Mogelijk ook: inrichten van vertrouwelijkheidslabels en DLP-beleid in Purview.

3. Beveiliging en compliance
• Inrichten van auditlogs, activity monitoring, waarschuwingen en rapportages via Purview.
• Borgen van compliance met Archiefwet, Woo, AVG en normen/standaarden zoals BIO, MDTO en DUTO.

4. Integraties en scenario-advies
• Adviseren over inzet van scenario’s voor M365 en Corsa als DMS/RMA.
• Opstellen en toepassen van inrichting voor koppeling Teams/SharePoint ↔ Corsa (BCT connector).
• Onderzoeken en testen van integraties met documentsjablonengenerator, digitale handtekening en e-mailarchivering (zoals Xential en Validsign).

5. Adoptie en training
• Mede ontwikkelen van communicatie- en adoptieaanpak voor pilotgebruikers.
• Trainen van key-users en begeleiden van gebruikers tijdens de pilot.
• Monitoren van gebruik, verzamelen van feedback en bijsturen waar nodig.