Kwartiermaker inkomende subsidies

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie. 

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht
De afgelopen maanden is onderzoek uitgevoerd naar de wijze waarop de provincie haar inkomende subsidieproces heeft georganiseerd. Aanleiding voor deze opdracht is tweeledig: 1. dat bestaande Europese en nationale subsidiekansen onvoldoende worden benut en 2. dat er onvoldoende grip is op de beheerkant bij zowel Europese als nationale subsidies en specifieke uitkeringen (SPUKS).

Uit het onderzoek is gebleken dat er binnen de beleidsdomeinen veel expertise aanwezig is om inhoudelijke inbreng te leveren voor het opstellen van een subsidieaanvraag zowel nationaal als Europees. Ook de noodzaak om Europese en nationale subsidies aan te vragen om de ambities van de provincie Utrecht te realiseren wordt breed erkend. Bovendien is er sprake van een goede samenwerkingsstructuur in de regio met stakeholders en deelname aan verschillende netwerken. Tevens is gebleken dat er een inhaalslag gemaakt dient te worden omdat het ontbreekt aan een gestructureerde werkwijze (ketenaanpak) ten aanzien van het benutten en beheren van subsidie- en financieringsmiddelen. Er is geen centraal beleid of strategie, behalve de Europastrategie, gericht op de verwerving van Europese en-of nationale subsidies/ financiering (inclusief SPUKS).

We zijn op zoek naar een kwartiermaker inkomende subsidies zodat we tempo kunnen maken en doorpakken op de implementatie van de aanbevelingen in aansluiting op de huidige werkprocessen en het nieuwe financiële systeem waarbij zowel Europese alsook nationale subsidies, waaronder SPUKS, moeten worden meegenomen. Een adviseur met kennis, ervaring en de juiste vaardigheden om zowel werkprocessen en instructies te beschrijven alsook te implementeren. Meer concreet richt de kwartiermaker inkomende subsidies zich op uiteenlopende werkzaamheden zoals:

• Uitwerken van een gestandaardiseerde procesbeschrijving per subsidiefase zoals: ideevorming, aanvraag, uitvoering, beheer en verantwoording en op te nemen in Manual Master, het digitale handboek met de procesbeschrijvingen.
• Opstellen handboek inkomende subsidies inclusief onderliggende werkafspraken- en instructies t.b.v. de proceseigenaren
• Het uitwerken van bijbehorende procedures, profielen, formats en templates.
• Verzorgen van een interne cursus/workshop/masterclass EU-subsidiebeheer- en verantwoording.
• Opstellen profiel proceseigenaar/subsidiecoördinator.
• Verzorgen van een warme overdracht / inwerken van proceseigenaar/subsidie coördinator.
• Organiseren van 2 wekelijks werkoverleg om knelpunten en voortgang te bespreken met opdrachtgever.

Competenties

• Organisatiebewust
• Overtuigingskracht
• Proactief & doortastend
• Analytisch & Nauwkeurig
• Samenwerkingsgericht & Flexibel
• Stressbestendig