Kwartiermaker dorpshuis zwanenburg-halfweg

Opdrachtomschrijving 
Gemeente Haarlemmermeer is op zoek naar een kwartiermaker die tijdelijk ondersteuning kan geven aan het bestuur van één van de dorpshuizen in de gemeente. Het dorpshuis is een centrale ontmoetingsplek waar allerlei activiteiten en bijeenkomsten worden georganiseerd. Onder het beheer en de exploitatie van het dorpshuis vallen een bibliotheek en sporthal. Er zijn  twaalf  personeelseden in dienst, waarvan twee personen in het managementteam zitten. Er werken ongeveer vijftig vrijwilligers.  

Rol kwartiermaker 
De opdracht voor de kwartiermaker  is om samen met het bestuur concrete stappen te ondernemen voor het verbeteren van de omstandigheden waaronder het bestuur haar functie vervult. De werkdruk is voor het bestuur erg hoog door variërende redenen. Dit maakt dat het bestuur bezig is met uitvoerende zaken  in plaats van met besturen. Het werk in de uitvoering en het bestuurlijk toezicht moet beter gescheiden. Er zijn ideeën over hoe dit opgelost kan worden. De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het concretiseren van deze oplossingen in overleg met en in samenwerking met het bestuur. Het bestuur blijft in haar rol en bepaalt de programmering en het beleid.  
De opdracht aan de kwartiermaker omvat het; 

• Opstellen van een onderbouwd plan om structureel een optimalisering door te voeren in de manier waarop het dorpshuis bestuurd kan worden. Onderdelen daarvan kunnen zijn: 

• In kaart brengen waar mogelijkheden bestaan om uitvoerende activiteiten onder te brengen bij professionele aanbieders. Denk bijvoorbeeld aan de personeelsadministratie en de facturering. Het werven van aanbieders en voeren van gesprekken over de benodigde inzet. Het in kaart brengen van de financiële consequenties;  

• Onderzoeken of het mogelijk is om de sporthal en het dorpshuis administratief te scheiden. Wat  is daarvoor nodig en wat zijn de voor- en nadelen daarvan; 

• In kaart brengen van de taken en verdeling van de taken van binnen het managementteam en het ondersteunen bij het opstellen van een jaarplanning;  

• Vanuit een ander perspectief creatieve oplossingen vinden;

• Ondersteunen bij en optimaliseren van  uitvoerende taken van het bestuur en MT;  

• Werven van nieuwe bestuursleden; 

• Afstemmen met de gemeente over het plan en de uitvoer, inclusief de financiële aspecten;

• Onderzoeken van alternatieve subsidiebronnen en andere mogelijke inkomsten voor het dorpshuis.