Kwartiermaker aanbesteding ijssellandse vth informatievoorziening

Organisatie 
Omgevingsdienst IJsselland is voortdurend in ontwikkeling door maatschappelijke veranderingen en de Omgevingswet. Wij werken nauw samen met de 11 gemeenten in onze regio en de Provincie Overijssel. Wij zijn dé regionale bron van kennis en advies binnen ons vakgebied en dit weerspiegelt zich in onze kernwaarden: proactief, verbindend en deskundig. Met een collegiale, pragmatische en benaderbare werksfeer en een team van 130 kundige collega's, bieden we de mogelijkheid om een waardevolle bijdrage te leveren aan onze omgeving, de organisatie en jouw persoonlijke ontwikkeling.

IJVI Governance
De opdracht is gegeven vanuit het Product Management Team (PMT) IJVI. Het PMT is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van IJVI op tactisch / strategisch niveau. Het PMT wordt vertegenwoordigd door een afvaardiging van de organisaties die IJVI gebruiken. Die organisaties bestaan uit 10 gemeenten, Omgevingsdienst IJsselland, Veiligheidsregio IJsselland en GGD IJsselland. Omgevingsdienst IJsselland is contracthouder met Genetics en levert vanuit dienstverleningsovereenkomsten het beheer op IJVI. Ook levert Omgevingsdienst IJsselland de Product Specialist die een centrale rol speelt in de IJVI governance. 

Opdracht
Doel van de functie 
De kwartiermaker aanbesteding “IJssellandse VTH informatievoorziening” is verantwoordelijk voor het opzetten en inrichten van een aanbestedingstraject van het regionale VTH+ zaaksysteem. De kwartiermaker legt het fundament van dit traject door een uitvoeringsplan op te leveren en een aanbestedingsgovernance te beschrijven om deze aanbesteding te doorlopen.  
Binnen dit uitvoeringsplan en in de governance is er aandacht voor het behouden van draagvlak om de regionale informatievoorziening met 13 organisaties te gebruiken en om regionaal commitment te creëren om deze aanbesteding te doorlopen. De kwartiermaker legt de fundamenten waarop latere projectleiders en inkopers kunnen bouwen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden 

• Analyseren van de huidige situatie (as-is) op het gebied van inkoop en aanbestedingen;
• Draagvlak en commitment creëren voor het voeren van het aanbestedingstraject;
• Ontwikkelen van een visie, strategie en implementatieplan voor het aanbestedingstraject;
• Inrichten van processen, werkwijzen en kaders (inkoopbeleid, mandatering, escalatielijnen);
• Opzetten van de governance rondom aanbestedingen (rollen, verantwoordelijkheden, besluitvorming);
•   Opstellen van bestuurlijke adviezen over inrichting en risico's voor PMT en gemeentesecretarissen;
• Selecteren en implementeren van ondersteunende systemen (TenderNed, Negometrix, contractmanagementtools);
• Overdracht van de opgebouwde structuur naar een vaste organisatie (lijnmanager, projectleiders).

Resultaatverplichting

De opdrachtnemer levert uiterlijk aan het einde van de opdracht een vastgesteld uitvoeringsplan en een uitgewerkte governance-structuur op voor de aanbesteding van de regionale VTH-informatievoorziening. De oplevering bevat minimaal een analyse van de huidige situatie, een aanbestedingsstrategie, besluitvormings- en escalatiestructuur, rollen en verantwoordelijkheden, een stakeholder- en draagvlakaanpak voor de 13 deelnemende organisaties, een risicoanalyse en een overdrachtsdocument waarmee het vervolgtraject door projectleiding en inkoop kan worden uitgevoerd.

Randvoorwaarden

• De opdracht wordt zelfstandig uitgevoerd door de opdrachtnemer, zonder hiërarchische aansturing.
• De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de eigen planning, werkwijze en uitvoering van de werkzaamheden.
• De opdrachtnemer stemt periodiek af met de  opdrachtgever over voortgang, risico's en resultaten.
• De opdracht betreft een inspannings- en adviesrol gericht op het opleveren van de beschreven producten; formele besluitvorming blijft de verantwoordelijkheid van de opdrachtgever en de deelnemende organisaties.
• Kennis en documentatie worden gedurende en aan het einde van de opdracht overdraagbaar vastgelegd ten behoeve van de vervolgorganisatie.

Competenties

• Ondernemerschap en initiatief;
• Strategisch inzicht;
• Verbindend leiderschap;
• Besluitvaardigheid in onzekerheid;
• Resultaatgerichtheid op langere termijn;
• Coachende en sturende vaardigheden richting toekomstig team;
• Overtuigingskracht op directie- en bestuursniveau.

Benodigd aantal professionals
1. 

Offerte-eisen
Maximaal 5 pagina’s cv, excl. motivatiebrief (1 pgn) en excl. voorblad (1 pgn), opgesteld in het Nederlands (minimaal 2 referenties, bestaande uit naam, functie en organisatie) in pdf. 
*Indien er uitvoeringsvoorwaarde gehanteerd worden verzoeken we je in de offerte aannemelijk te maken en deugdelijk te onderbouwen op welke wijze er invulling gegeven wordt aan de uitvoeringsvoorwaarde.

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: ja.
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg.