Juridisch administratief medewerker

Taakveld JIG
Het taakveld Juridische Zaken, Inkoop en Gegevensbescherming (JIG) bestaat uit circa 35 medewerkers en is verantwoordelijk voor advisering aan alle gelederen van de organisatie. Dit gebeurt door het geven van eerste en tweedelijns advies, het beheren van de verzekeringsportefeuille en het afhandelen van schademeldingen en aansprakelijkstellingen. Ook de commissie bezwaarschriften van de gemeente Westland en de ondersteuning hiervan (zowel procesmatig als inhoudelijk) vallen onder dit taakveld.

De Commissie Bezwaarschriften kent een onderverdeling in twee kamers; Kamer I behandelt de bezwaarschriften over onder andere ruimte, bouwen, handhaving, subsidies, verkeersbesluiten en Woo-verzoeken. Kamer II behandelt de bezwaarschriften op het gebied van sociale zekerheid. Het secretariaat van de Commissie Bezwaarschriften bestaat uit twee medewerkers bezwarencommissie en vijf secretarissen.

Opdracht:
Je bent een echte spin in het web waar collega’s op kunnen rekenen. Als medewerker bezwarencommissie houd je het overzicht op de lopende zaken en zie je toe op een goede en tijdige afhandeling. Je zorgt dagelijks dat het werk gedaan wordt en dat het contact met bezwaarmakers professioneel verloopt. Dit kan digitaal of mondeling zijn. Jij bent verantwoordelijk voor het op een juiste en accurate manier van registreren in het zaaksysteem.

In overleg met de secretarissen en de vakafdelingen plan je de hoorzittingen van de Commissie Bezwaarschiften in en voer je alle administratieve werkzaamheden uit die nodig zijn voor het houden van de hoorzittingen, zoals het reserveren van een vergaderruimte en verzenden van de stukken. Je bent betrokken bij het gehele proces en hebt daardoor ook zicht op het proces. Wanneer je ziet dat zaken buiten de wettelijke termijn dreigen te lopen, onderneem je actie. Tot slot stem je je werk af met de andere medewerker bezwarencommissie en werken jullie samen aan de uniformering en standaardisering van het werk. Verder ondersteun je, waar nodig, de juridische adviseurs in de 3e lijn binnen het cluster Bedrijfsvoering.

Competenties

• Je bent administratief sterk en begrijpt hoe administratieve processen werken;
• Je bent praktisch ingesteld, denkt in oplossingen en kan gestructureerd werken;
• Uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk;
• Je hebt goede basiskennis van het Microsoft Office pakket, met name Outlook, Word en Excel en bent handig met digitale systemen.
• Je hebt kennis en ervaring met het zelfstandig afhandelen van telefonische vragen.
• Je bent proactief en resultaatgericht;
• Je bent een echte teamplayer.

Functieschaal 
Deze functie is ingedeeld in functieschaal 8.

Benodigd aantal professionals
1

CV-eisen
Maximaal 5 pagina’s, opgesteld in het Nederlands, minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg, minimaal 3 dagen op kantoor.