Interim directeur informatie- en procesmanagement

Opdracht en aanleiding

De opdracht voor het programma IPMConnect is eerst inzicht te geven in de sterke punten en verbeterpunten van de huidige organisatie en inrichting van IPM. Vervolgens dient het programma een voorstel te doen voor de inrichting van de IPM-kolom die zo optimaal mogelijk de verbeterpunten faciliteert, de opgelegde taakstelling realiseert, de business ondersteunt en tevens zo goed mogelijk de sterke punten vasthoudt. Op dit moment bestaat de IPM-kolom uit een centraal deel waarin de generieke IT-levering is georganiseerd van DomstadIT, de CIO-office en een afdeling die de organisatieonderdelen voor bedrijfsvoering en bestuur ondersteunt (10 organisatieonderdelen). Verder zijn er 9 IPM-teams die hiërarchisch onder de respectieve directeur van het organisatieonderdeel vallen. Centraal telt de organisatie circa 360 fte en decentraal circa 250 fte.

Aanleiding voor de opdracht is onder andere:

- De wens om scherper te sturen en te prioriteren. Dit is een speerpunt voor de gehele bedrijfsvoering waarbij centraliseren van de bedrijfsvoering aan de orde komt als dat onderbouwd meerwaarde oplevert,

- hervormingsbezuiniging: Het realiseren van een taakstelling van 1,2 MLN door de IPMwerkzaamheden verder te centraliseren en organiseren, binnen het spanningsveld tussen kwaliteit van dienstverlening, efficiëntie en kostenbesparing.

- Diverse onderzoeken wijzen op noodzaak versterking kaderstelling en toezicht: Informatieveiligheid is gedecentraliseerd naar de OO’s, dat levert een strategisch, tactisch en operationeel risico op volgens een rekenkameronderzoek uit 2024. Informatiebeheer in kader van de archiefwet is zeer recent weer op orde.

- Verbeterpunten zijn verder meer business gedreven werken, minder versnippering, minder kwetsbaarheid en sterkere veranderkracht en executiekracht. 

Goed om te weten:
Gesprekken zijn gepland op vrijdagmiddag 3 oktober. De vervolggesprekken zijn gepland op dinsdag 7 oktober tussen 10:00-13:00u. We nemen telefonisch contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit gesprek zal fysiek plaatsvinden op het Stadskantoor van Gemeente Utrecht.

Voor deze opdracht geldt er een verscherpte integriteitsscreening welke door een externe partner wordt uitgevoerd. De uitkomst van het onderzoek is bepalend voor de definitieve opdrachtverstrekking. 
In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp’ers niet toegestaan. 

Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.

De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%.
Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden. 
 
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen. 

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd. 
 
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend. 

Gemeente Utrecht heeft het voornemen om per mei 2026 gebruik te maken van een broker. Indien dit voornemen wordt gerealiseerd, zullen de overeenkomsten die doorlopen na 1 november 2026 via de broker worden gehercontracteerd. De hercontractering zal in dat geval plaatsvinden in oktober/november 2026. Bij deze hercontractering blijven de inhuurtermijn en het tarief ongewijzigd.