Huisvestingsadvies vernieuwbouw noordzijde

Universitair Medisch Centrum Utrecht

• geen max tarief

• Utrecht

• Onbekend aantal uur per week

• ICT Informatievoorziening

• 18 juli 2025

• 18 juli 2026

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Aanleiding en Doelstelling Het UMC Utrecht maakt voor haar lange termijn vernieuwbouwopgave (Masterplan Huisvesting) gebruik van diensten van adviseurs op het gebied van huisvestingsadvies. De afgelopen jaren zijn er allerlei opdrachten verstrekt aan diverse bureaus die het UMC Utrecht hebben ondersteund in o.a. het opstellen van functionele, ruimtelijke programma’s van eisen en het begeleiden van het ontwerp. Met het afronden van het Integraal Structuur Ontwerp (ISO) in september 2025 ontstaat behoefte aan dit type diensten in het voorliggende project Vernieuwbouw noordzijde.  Doel van deze aanbesteding is een huisvestingsadviseur te contracteren die het UMC Utrecht ondersteunt in de verdere totstandkoming en realisatie van het Project. Gegadigde heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.
• B. Technische bekwaamheid en beroepsbekwaamheid - Kwaliteitscertificaten Gegadigde beschikt over een deugdelijk kwaliteitsmanagementsysteem. Dit systeem is gecertificeerd (NEN/ISO 9001) door een certificerende instantie. UMC accepteert ook certificaten of verklaringen die gebaseerd zijn op een gelijkwaardig kwaliteitsborgingsysteem. Het document zal opgevraagd worden bij de Gegadigde(n) in de selectie verificatiefase en dient binnen 8 dagen geupload te zijn. Kunt u hieraan voldoen?
• Beroep op een derde Indien er een beroep op de draagkracht, bekwaamheid etc. van derden (of een samenwerkingsverband van inschrijvers, etc.) waaronder begrepen, maar niet beperkt tot,  onderaannemer(s), moeder-, dochter- en zusterondernemingen) wordt gedaan, dient u dit indien mogelijk, in het UEA aan te geven (zie Mercell 1.3.1). Bij een samenwerkingsverband dienen alle Inschrijvers afzonderlijk het UEA in te dienen. Indien u gevraagd wordt om een offerte uit te brengen dient u aan te tonen dat u daadwerkelijk kunt beschikken over de voor de uitvoering van de overheidsopdracht noodzakelijke middelen c.q. uitvoering door derden waarop u een beroep heeft gedaan.  Het document zal alleen opgevraagd worden bij de gegadigden die worden uitgenodigd een inschrijving in te dienen binnen 8 dagen na een hiertoe gedaan verzoek. Kunt u hieraan voldoen?
• BIBOB In het kader van de Wet bevordering integriteitsbeoordeling door het openbaar bestuur (BIBOB) wordt, zoals opgenomen in de aanbestedingsdocumenten, van de Gegadigde en eventueel de onderaannemer informatie gevraagd. Wanneer UMC daartoe aanleiding ziet, kan het voor of na de gunning een nader onderzoek laten instellen naar de integriteit van de Gegadigde door het bureau BIBOB. Gegadigde heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord. ​​​​
• Voorschriften met betrekking tot een beroep op Derde(n) Een Gegadigde kan een beroep doen op de middelen, kennis of ervaring van (een) Derde(n) om aan de Geschiktheidseisen te voldoen, wanneer Gegadigde zelf niet over deze middelen, kennis of ervaring beschikt. De Gegadigde dient aan te tonen dat Gegadigde daadwerkelijk kan beschikken over de middelen, ervaring en kennis, alsmede dat de Derde(n) aan de Geschiktheideisen voldoe(t)(n). Indien dit het geval is voegt de Gegadigde een zelf opgestelde verklaring van de Derde(n) toe onder deze vraag, waaruit blijkt dat de middelen, kennis of ervaring van de Derde(n) daadwerkelijk worden ingeschakeld bij uitvoering van deze Opdracht, alsmede het bewijs dat de Derde(n) voldoe(t)(n) aan de Geschiktheidseis(en)waarvoor een beroep op de Derde(n) wordt gedaan. Indien aan het bovenstaande is voldaan, dient onder deze vraag te worden ingevuld hetgeen van toepassing is (ja, nee of niet van toepassing)
• Verklaring geen Russische betrokkenheid Gegadigde verklaart dat er geen sprake is van enige Russische betrokkenheid bij de uitvoering van de overeenkomst. Hierbij verklaart Gegadigde naar eer en geweten dat er geen sprake is van Russische betrokkenheid bij de uitvoering van deze overeenkomst die de drempels van artikel 5 duodecies van EU Verordening (EU) 833/2014 van 31 juli 2014 betreffende de betreffende beperkende maatregelen naar aanleiding van de acties van Rusland die de situatie in Oekraïne destabiliseren, zoals gewijzigd bij Verordening 2022/578 van 8 april 2022 overschrijdt. Inschrijver verklaart in het bijzonder dat: de opdrachtnemer die ik vertegenwoordig (en de bedrijven die een onderdeel zijn van ons consortium) geen (rechts)personen zijn met een Russische nationaliteit en deze (rechts) personen  (natuurlijke personen, bedrijven, entiteiten of organen) niet gevestigd zijn in Rusland; de opdrachtnemer die ik vertegenwoordig (en de bedrijven die een onderdeel zijn van ons consortium) geen rechtspersonen zijn (gevestigd in Rusland of een ander land) die voor meer dan 50% eigendom zijn van een Russische partij zoals hierboven onder a) genoemd;  noch ik noch de onderneming die ik vertegenwoordig een (rechts)persoon (gevestigd in Rusland of een ander land) is die handelt in belang van of op aanwijzing van een Russische partij, zoals bedoeld onder a) en b); er geen onderaannemers, leveranciers of ondernemingen deelnemen wier capaciteit wordt ingeroepen door de opdrachtnemer die ik vertegenwoordig én die een aandeel hebben van meer dan 10% van de contractwaarde waarbij een situatie als onder 1) t/m 3) zich voordoet.
• Referenties  Gegadigde dient aan te tonen over voldoende deskundigheid en ervaring te beschikken met betrekking tot de Opdracht. ​Gegadigde toont dit aan door minimaal 2 referentieopdrachten van verschillende Opdrachtgevers te overleggen. Indien minder dan 2 verschillende of geen referentieopdrachten worden overlegd, voldoet de Aanmelding niet aan de Geschiktheidseisen. De door Inschrijver ingediende referenties zullen tevens worden gebruikt om de meest geschikte Inschrijvers te selecteren (zie ook sectie 3). Indien er meer dan één referentieopdrachten per kerncompetentie wordt/worden overlegd, wordt alleen de eerste referentieopdracht beoordeeld.  De ingediende referenties dienen te voldoen aan de volgende voorwaarden: Gegadigde dient alle referenties in te vullen in het format dat is bijgevoegd in vragenlijst 3. de kerncompetenties moeten terugkomen in de referenties. Zie sectie 1.5.4. van deze leidraad;  de referentie betreft een opdracht die in de afgelopen tien (10) jaren tot en met de datum van Inschrijving zijn uitgevoerd. Indien gebruik wordt gemaakt van een nog niet (geheel) afgeronde opdracht, mogen alleen de werkelijk behaalde resultaten van de lopende opdracht worden opgegeven en kan niet volstaan worden met een prognose van de resultaten. Gegadigde heeft de opdracht naar tevredenheid van de referent uitgevoerd. Referent is op de hoogte van het feit dat het UMC zonder tussenkomst en/of toestemming van Gegadigde zich het recht voorbehoudt om de juistheid van de referentie te verifiëren. Voorschriften in het geval van Combinaties of Derden Indien er gebruik wordt gemaakt van referenties waarbij Gegadigde in Combinatie de referentieopdracht heeft uitgevoerd, moet duidelijk worden aangegeven welk deel door Gegadigde is uitgevoerd. Alleen het daadwerkelijk uitgevoerde deel van de referentieopdracht mag als zodanig worden gebruikt. Indien een Gegadigde zich voor de toetsing aan de technische bekwaamheid (referenties) deels op de technische bekwaamheid van een Derde beroept, dient duidelijk te worden gemaakt in de overlegde referenties welk deel van de Opdracht door Gegadigde en welk deel door de betreffende Derde(n) is uitgevoerd. Gegadigde dient bij de Aanmelding schriftelijk aan te tonen dat deze daadwerkelijk over de inzet van de Derde zal beschikken. Per referentie dient duidelijk aangegeven te worden door welke organisatie de referentieopdracht is uitgevoerd.   De referentieprojecten kunnen worden geupload en toegelicht in deel 3 Selectiecriteria en beoordeling.  Gegadigde heeft het bovenstaande doorgelezen en gaat hiermee akkoord
• Inhoud Algemeen: De Huisvestingsadviseur voert inhoudelijk de regie, bewaakt de samenhang en kaders, organiseert en begeleidt de gebruikersparticipatie. De huisvestingsadviseur vormt de verbinding tussen ontwerpers/ontwerpteam, opdrachtgever én (eind)gebruikers om tot een gedragen eindresultaat te komen. Dit doet de huisvestingsadviseur zelf of organiseert hiervan de juiste middelen en inzet van mensen.  De huisvestingsadviseur • adviseert de opdrachtgever over de inhoudelijke en procesmatige ontwikkeling en realisatie van het ontwerptraject. • stelt de inhoudelijke projectuitgangspunten en projectkaders op voor het ontwerptraject, indien deze nog niet aanwezig zijn. • borgt de projectuitgangspunten en -kaders binnen de gebruikersorganisatie, projectorganisatie en het ontwerpteam. • begeleidt de inhoudelijke en procesmatige ontwikkeling van de (basis- en technische) programma’s van eisen. • ontwerpt, organiseert, bereidt voor en begeleidt de gebruikersparticipatie met de primaire eindgebruikers, gremia en adviespartijen. • bewaakt de kaders en uitgangspunten binnen het project en stuurt bij waar nodig. • adviseert over wensen, kaders en uitgangspunten die van invloed zijn op het ontwerptraject. • stemt afwijkingen op de gestelde kaders af met de gebruikersorganisatie en toetst deze inhoudelijk. • begeleidt de inhoudelijke en procesmatige ontwikkeling van het structuurplan, het schetsontwerp (SO), het voorlopig ontwerp (VO), het definitief ontwerp (DO) en het technisch ontwerp (TO). • organiseert en begeleidt ook binnen deze ontwerpfasen de participatie van gebruikers, gremia en adviespartijen. • bewaakt de inhoudelijke kaders en uitgangspunten gedurende het gehele ontwerpproces en stuurt bij waar nodig. • documenteert de afspraken correct in ontwerpstukken. • formuleert aangepaste projectuitgangspunten en kaders op basis van gewijzigde omstandigheden. • stelt fasedocumenten op die geschikt zijn voor communicatie met interne en externe stakeholders en voor bestuurlijke besluitvorming in de fasen van programma van eisen, voorlopig ontwerp, definitief ontwerp, technisch ontwerp en prijs- en contractvorming. • voert afstemmingsoverleggen met de gebruikersorganisatie waar nodig ten behoeve van een goed verloop van het proces. • neemt deel aan werkgroepen en het ontwerpteam als inhoudelijk adviseur en bewaakt de vertaling van organisatie-uitgangspunten in de ontwerpen. • licht binnen de organisatie de uitgangspunten van de planvorming toe en zorgt voor draagvlak en begrip. In de gunningsfase wordt een planning met activiteiten, werkzaamheden en producten gedeeld op basis waarvan een inschatting en offerte kan worden opgesteld.  Gegadigde heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.
• Referentie 3.1 Gegadigde heeft aantoonbare ervaring met (strategisch) huisvestingsadvies bij (academisch) ziekenhuizen opgedaan. Hier heeft de Gegadigde advieswerkzaamheden verricht ten behoeve van een project met een minimaal oppervlakte van 5.000 m2 bvo, waarbij meerdere behandelfuncties onderdeel waren van de scope. Onder advieswerkzaamheden wordt verstaan algemene huisvestingsvraagstukken, het opstellen van vraagspecificaties (o.a. programma’s van eisen), businesscases, vlekkenplannen, kostenramingen en het geven van presentaties in de betreffende overlegorganen. Er was sprake van een resultaatsinspanning van Gegadigde om het (huisvestings)programma in overleg met gebruikers en andere relevante stakeholders te vertalen naar gewenste c.q. passende huisvesting. Gegadigde dient de ervaring aan te tonen door een referentie in te vullen in het referentie-format en onder deze vraag te uploaden.
• Referentie 3.2 Gegadigde heeft ervaring met het adviseren en begeleiden van grootschalige herhuisvestingstrajecten waarin mede sprake is van verandering van werken en gebruiken van de huisvesting, vergelijkbaar met die van het UMC Utrecht. Er is sprake van ‘vergelijkbaar’ indien Gegadigde ten minste drie (3)  van de onderstaande aspecten bij de referent heeft vervuld; • Gegadigde heeft advies gegeven over de inpassing van organisatieonderdelen in samenhang met de inrichting van het gebouw.  • Gegadigde heeft advies gegeven over het optimaliseren van werkprocessen en gebruik van de werkomgeving. • Gegadigde heeft de interne klant/ opdrachtgever en haar medewerkers voorbereid op de nieuwe werksituatie door begeleiding/ coaching over de veranderende manier van werken.  • Gegadigde heeft advies gegeven over facilitaire services (samenhang met huisvestingsopzet/werkomgeving); • Gegadigde heeft advies gegeven over IT services (samenhang IT serviceconcept en huisvestingsopzet/werkomgeving). • Binnen het UMC Utrecht maken we onderscheid tussen zorg, kantoren en laboratoria. Gegadigde heeft advies gegeven over 2 of meer van deze ruimtecategorieën.  Gegadigde dient de ervaring aan te tonen door een referentie in te vullen in het referentie-format en onder deze vraag te uploaden.
• Opdrachtomschrijving In het Masterplan Huisvesting heeft het UMC Utrecht voor de periode tot 2036 acht programma’s gedefinieerd: 1. Poliklinieken en verblijfspleinen (30.000 m2 BVO) 2. Klinieken (47.000 m2 BVO) 3. Publieke- en centrale facilitaire voorzieningen (24.000 BVO) 4. Buitengebied 5. Kantoren (47.000 m2 BVO) 6. Laboratoria (31.000 m2 BVO) 7. WKZ (50.000 m2 BVO) 8. Centrale Techniek. Aanvullend op het Masterplan wordt op dit gewerkt aan het Integraal Structuur Ontwerp (ISO). Het ISO is een nadere uitwerking van bovengenoemd masterplan en beschrijft: - De huidige functies en ruimtelijke invulling - Toekomstige functies en bijbehorend ruimtebeslag - Globaal faseringsplan - Beschrijving van projecten op hoofdlijnen Als uitkomst van het ISO zijn de acht genoemde programma’s gefaseerd in vijf fasen die lopen t/m 2026. Fase 1, de eerste majeure stap, betreft de renovatie en nieuwbouw van de noordzijde van het hoofdgebouw van het UMC Utrecht. Dit betreft onder andere:  - Entreegebieden en publieke voorzieningen  - Poliklinieken  - Dagbehandeling  - Klinieken De ontwerpopgave heeft een indicatieve omvang van 70.000m2, waarbij het eerste deel dat in uitvoering gaat een indicatieve omvang heeft van circa 40.000m2. Voor de ontwerpopgave worden tenminste volgende ontwerpkaders meegegeven die al dan niet uit gewerkt (moeten) worden tot volledige programma’s van eisen: Entreegebied, Poliklinieken, Dagbehandeling, Klinieken, poli-apotheek, KIA/KUA & garderobe faciliteiten.  Parralel aan de afronding van het ISO wordt op dit moment de projectdefinitie van Fase 1 afgerond. Dit betekent dat in september/oktober gestart kan worden met de ontwerpfase. Voor de ontwerpfase van Fase 1 heeft UMC Utrecht behoefte aan huisvestingsadvies. Dat betreft deze uitvraag. Inschrijver heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.
• Planning De voorgenomen planning is weergegeven in het tabblad Planning. Gegadigde dient zich te conformeren aan de planning zoals daar weergegeven. Voor zover niet in strijd met de vigerende termijnen is UMC eenzijdig gerechtigd om bovenstaande planning te wijzigen. Gegadigde heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.
• Belangenverstrengeling Gegadigde verklaart dat er geen sprake is van enig belangenconflict, zoals vermeld in de nationale wetgeving, de betreffende aankondiging of de aanbestedingsstukken, als gevolg van zijn deelneming aan de aanbestedingsprocedure. Indien er sprake blijkt te zijn van een hierboven bedoeld belangenconflict, wordt de offerte terzijde gelegd en Gegadigde uitgesloten van verdere deelname. Gegadigde heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.
• Eisen ten aanzien van de financiële en economische draagkracht Gegadigde dient te voldoen aan: - Dun & Bradstreet rating 1 (minimaal risico) of 2 (laag risico) òf - GraydonCreditsafe risicoklasse B of A (d.w.z. minimale Kredietscore 51). òf - Een vergelijkbare (onafhankelijke) kredietbeoordelaar met een vergelijkbare risicoklasse indeling en dito beoordeling van Gegadigde. Let op: de bewijslast ligt bij de Gegadigde! Het in te dienen rapport is niet ouder dan zes maanden gerekend vanaf de sluitingsdatum van de Aanmelding.  Het document zal opgevraagd worden bij de Gegadigde(n) in de selectie verificatiefase en dient binnen 8 dagen geupload te zijn. Kunt u hieraan voldoen?

De Wensen

• De omvang van het referentieproject 3.1 in m2 bvo bedraagt: - Minder dan 5000 m2 bvo - Tussen de 5000 en 20.000 m2 bvo - 20.000 m2 bvo of meer
• De samenwerking in het referentieproject 3.1. om draagvlak te verkrijgen betreft een samenwerking met meerdere gebruikers en andere (bestuurlijke) stakeholders: - Gebruikers, - Managers/directeuren, artsen, gebruikers - Raad van Bestuur, hoogleraren, managers, artsen, gebruikers etc.
• Kerncompetenties  Voorselectie van partijen vindt plaats op basis van minimale geschiktheidseisen. D.m.v. het overleggen van referenties dienen partijen aan te tonen over de onderstaande kerncompetenties te beschikken. Alleen partijen die aan de genoemde geschiktheidseisen voldoen, ontvangen de uitvraag van het UMC Utrecht en worden gevraagd een offerte aan te bieden. Kerncompetentie 1A. Ervaring met advieswerkzaamheden binnen het domein van (ziekenhuis)zorghuisvesting  Gegadigde heeft aantoonbare ervaring met (strategisch) huisvestingsadvies bij (academisch) ziekenhuizen opgedaan. Hier heeft de Gegadigde advieswerkzaamheden verricht ten behoeve van een project met een minimaal oppervlakte van 5.000 m2 bvo, waarbij meerdere behandelfuncties onderdeel waren van de scope. Onder advieswerkzaamheden wordt verstaan algemene huisvestingsvraagstukken, het opstellen van vraagspecificaties (o.a. programma’s van eisen), businesscases, vlekkenplannen, kostenramingen en het geven van presentaties in de betreffende overlegorganen. Er was sprake van een resultaatsinspanning van Gegadigde om het (huisvestings)programma in overleg met gebruikers en andere relevante stakeholders te vertalen naar gewenste c.q. passende huisvesting. Kerncompetentie 2. Ervaring met verandermanagement Gegadigde heeft ervaring met het adviseren en begeleiden van grootschalige herhuisvestingstrajecten waarin mede sprake is van verandering van werken en gebruiken van de huisvesting, vergelijkbaar met die van het UMC Utrecht. Er is sprake van ‘vergelijkbaar’ indien Gegadigde minimaal drie (3) van de onderstaande aspecten bij de referent heeft vervuld; Gegadigde heeft advies gegeven over de inpassing van organisatieonderdelen in samenhang met de inrichting van het gebouw.  Gegadigde heeft advies gegeven over het optimaliseren van werkprocessen en gebruik van de werkomgeving Gegadigde heeft de interne klant/ opdrachtgever en haar medewerkers voorbereid op de nieuwe werksituatie door begeleiding/ coaching over de veranderende manier van werken.  Gegadigde heeft advies gegeven over facilitaire services (samenhang met huisvestingsopzet/werkomgeving); Gegadigde heeft advies gegeven over IT services (samenhang IT serviceconcept en huisvestingsopzet/werkomgeving). Binnen het UMC Utrecht maken we onderscheid tussen zorg, kantoren en laboratoria. Gegadigde heeft advies gegeven over 2 of meer van deze ruimtecategorieën.
• De organisatie/sector van referentieproject 3.1 betreft: - Overig - Ziekenhuis - Academisch ziekenhuis
• Het aantal behandelfuncties in de scope van het referentieproject 3.1 betreft: - Minder dan 5 - Tussen de 5 of 10 - 10 of meer
• Duurzaamheid in huisvestingsadvies UMC Utrecht heeft in de renovatieopgave naast energie/CO2-reductie ook ambities op het gebied van circulariteit, gezondheid bevorderende omgeving en klimaatadaptief bouwen. Deze thema’s kunnen elkaar versterken maar in sommige gevallen zijn ambities op deze thema’s ook tegenstrijdig. We zijn daarom op zoek naar een huisvestingsadviseur die ervaring heeft met de integrale afweging van deze thema’s om zo te komen tot een zo duurzaam mogelijk resultaat.  Beschrijf aan de hand van één of meerdere referentie(s) uw ervaring met de integrale afweging van meerdere duurzaamheidsthema’s in een huisvestingsopgave. Gegadigde dient de ervaring aan te tonen door een referentie in te vullen in het referentie-format en onder deze vraag te uploaden.
• Uit de referentie/beschrijving onder 3.4.1. blijkt: - Niet dat duurzaamheid is geïntegreerd in het project - Dat één duurzaamheidsthema is geïntegreerd in het project - Dat meerdere duurzaamheidsthema’s zijn geïntegreerd in het project - Dat een integrale afweging is gemaakt tussen verschillende duurzaamheidsthema’s voor een optimaal duurzaam resultaat