Griffiemedewerker

Griffiemedewerker (administratief en secretarieel medewerker)
Gemeente Emmen / 24 tot 36 uur / Detachering 

Wat ga je doen?
Als griffiemedewerker ben je het aanspreekpunt voor de raads- en commissieleden en onze inwoners. Het is aan jou om de raads- en commissieagenda’s te beheren en het raadsproces administratief, secretarieel en facilitair te ondersteunen. Een leuke en belangrijke functie, want achter de schermen van de drukke vergadercyclus trek jij aan de touwtjes en houd je het overzicht, zodat de raad en de verschillende commissies optimaal kunnen functioneren. En daar komt heel wat bij kijken.

Het complete takenpakket van deze functie is erop gericht de griffie te ontzorgen bij de dagelijkse werkzaamheden. Daarbij komen de volgende taken aan de orde:

• Verrichten van secretariële werkzaamheden:
  • administratief voorbereiden en afhandelen documenten m.b.t. raads- en commissievergaderingen;
  • agenda- en adressenbeheer;
  • beheren van de algemene griffiemailbox;
  • documenten in het zaaksysteem (e-Suite) verwerken en plaatsen op het raadsinformatiesysteem (iBabs)
  • redigeren en opmaken van documenten en brieven;
  • verwerken van facturen en presentielijsten commissieleden.

• Ondersteunen facilitaire en logistieke zaken:
  • beheer reserveringen vergaderruimten;
  • logistiek raads- en commissievergaderingen en andere bijeenkomsten;
  • ondersteunen informatiebijeenkomsten en raadsactiviteiten (intern en extern);
• Algemeen aanspreekpunt en informatieverstrekking over producten en diensten van de griffie.

Kenmerkend aan jou:

• Je maakt nieuw werk en nieuwe systemen snel eigen en voelt je vlot thuis in een nieuw team;
• Je bent een fijne collega die gemakkelijk communiceert en beschikt over uitstekende mondelinge- en schriftelijke vaardigheden in de Nederlandse taal;
• Je bent proactief, resultaatgericht en functioneert goed in teamverband;
• Je hebt een gestructureerde manier van werken met oog voor detail;
• Je bent in staat om prioriteiten te stellen en kan goed werken onder tijdsdruk;
• Je hebt gevoel voor politieke en ambtelijke verhoudingen;
• Je bent digitaal vaardig en hebt ervaring met administratieve kantoorapplicaties.

Wat verwachten wij van jou?

• Aantoonbaar MBO werk- en denkniveau;
• Ruime ervaring en/of een relevante opleiding;
• Ervaring met of affiniteit voor gemeentelijke besluitvormingsprocessen;
• Ervaring met het gebruik van onze kantoorapplicaties iBabs, e-Suite en MS Office is een pre.

De griffiemedewerkers zijn één avond per maand beschikbaar voor raadsactiviteiten en nemen hun vrije dagen grotendeels op tijdens het reces van de gemeenteraad (schoolvakanties).

Wie zijn wij?
De raad bestaat uit 38 leden, verdeeld over 10 fracties. Daarnaast zijn er 13 commissieleden niet zijnde raadslid. De griffie heeft met alle leden van de raad en de raadscommissies contact. De teamleden van de griffie zijn in dienst van de gemeenteraad.

De griffie bestaat uit een griffier, die tevens je leidinggevende is, drie raadsadviseurs, een participatie- en communicatiemedewerker en twee griffiemedewerkers. De griffie ondersteunt de raad en zijn commissies in al zijn werkzaamheden. De griffie is een team van zelfstandige en initiatiefrijke mensen die nauw met elkaar samenwerken. Je staat er dus niet alleen voor.