Functioneel beheerder corsa

Organisatie
Rijswijk is een groeigemeente in de directe nabijheid van grote steden als Den Haag en Delft, en koestert zijn eigenheid. Rijswijk groeit. Het aantal inwoners steeg in zes jaar tijd van 49.000 in 2016 naar 57.000 in 2022. De groei gaat na 2022 door.  De stad is modern én historisch maar ook druk én rustig, grijs én groen. Rijswijk biedt een interessante werkomgeving in het ‘stedelijke hart’ van de Randstad. Rijswijk heeft een overzichtelijke schaal met veel dynamiek en complexe stedelijke opgaven.

De ambtelijke organisatie telt ca. 500 interne medewerkers en ongeveer 200 externe medewerkers. Rijswijk is een organisatie die wordt getypeerd door een familiaire sfeer, korte lijnen, veel ruimte voor zelfstandigheid en eigen initiatief. We kennen binnen de gemeentelijke organisatie vier kernwaarden: Toewijding, Betrokkenheid, Betrouwbaarheid en Deskundigheid die leidend zijn in ons dagelijks handelen.

Met de groei van de stad zal ook de organisatie een schaalsprong moeten doormaken. Zodanig dat we als organisatie in de pas lopen met de ontwikkeling die Rijswijk als stad doormaakt. En we garant blijven staan voor een goede uitvoering van onze taken.

Opdracht
De gemeente Rijswijk zoekt een zelfstandig functioneel beheerder voor het beheer en de doorontwikkeling van de applicaties Corsa, SmartDocuments en bij voorkeur DataMask. De opdracht richt zich op het waarborgen van de continuïteit, kwaliteit en optimale inrichting van deze applicaties, zodat gebruikers effectief worden ondersteund en bedrijfsprocessen betrouwbaar kunnen worden uitgevoerd.

De opdracht omvat zowel het beheren van de bestaande functionaliteiten als het signaleren en realiseren van verbeteringen. Daarbij wordt verwacht dat de opdrachtnemer zelfstandig invulling geeft aan de werkzaamheden en fungeert als inhoudelijk aanspreekpunt voor gebruikers, leveranciers en andere betrokken partijen.

Beoogd resultaat

Het resultaat van de opdracht is een stabiele, betrouwbare en toekomstbestendige inrichting van Corsa, SmartDocuments en waar mogelijk DataMask. Meldingen, incidenten en wijzigingsverzoeken worden tijdig en zorgvuldig afgehandeld, terwijl de kwaliteit van gegevens en applicatie-inrichting aantoonbaar wordt bewaakt en verbeterd.

Daarnaast worden knelpunten inzichtelijk gemaakt en vertaald naar concrete verbetervoorstellen, zodat de applicaties optimaal aansluiten bij de behoeften van de organisatie en haar gebruikers.

Verwachte opleveringen

De opdrachtnemer levert onder meer:

• Een stabiel en beheerst functionerend applicatielandschap voor Corsa, SmartDocuments en indien van toepassing DataMask;
• Een gestructureerde afhandeling van gebruikersvragen, incidenten en wijzigingsverzoeken;
• Uitgevoerde en vastgelegde acceptatietesten, regressietesten en testscripts bij wijzigingen, releases en nieuwe functionaliteiten;
• Adviezen en verbetervoorstellen ten aanzien van applicatie-inrichting, gegevenskwaliteit, metadata en documentmanagement;
• Rapportages en analyses die bijdragen aan inzicht in gegevenskwaliteit, inrichting en beheerprocessen;
• Afstemming en opvolging van complexe incidenten, wijzigingen en technische vraagstukken met leveranciers en externe consultants;
• Inzicht in knelpunten, risico's en verbetermogelijkheden inclusief aanbevelingen voor optimalisatie.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het uitvoeren van het functioneel beheer en het realiseren van de overeengekomen beheer- en verbeterresultaten. Daarbij wordt onder meer verwacht dat de opdrachtnemer:

• Zorg draagt voor het functioneel beheer van Corsa, SmartDocuments en bij voorkeur DataMask;
• De kwaliteit, structuur en organisatie van gegevens binnen de applicaties bewaakt en waar nodig verbetert;
• De functionele inrichting beheert en verbetermogelijkheden identificeert en uitwerkt;
• Gebruikersvragen, incidenten en wijzigingsverzoeken registreert, analyseert, prioriteert en afhandelt, onder andere via Topdesk;
• Gebruikers ondersteunt bij het effectief en correct gebruik van de applicaties;
• Testactiviteiten voorbereidt, uitvoert en documenteert bij wijzigingen, releases en nieuwe functionaliteiten;
• Ondersteuning levert bij rapportages, gegevensanalyses en controles;
• Afstemming verzorgt met interne stakeholders over wensen, knelpunten en procesverbeteringen;
• Optreedt als inhoudelijk aanspreekpunt richting leveranciers en externe consultants bij complexe incidenten en wijzigingen;
• Toeziet op een tijdige en kwalitatieve opvolging van openstaande tickets, acties en beheeractiviteiten.

Randvoorwaarden

De opdrachtnemer is verantwoordelijk voor het realiseren van de overeengekomen resultaten en organiseert zelfstandig de uitvoering van de werkzaamheden.

De opdrachtgever stuurt, waar nodig, op resultaten, voortgang en kwaliteit door middel van periodieke afstemming. De opdrachtnemer bepaalt binnen de afgesproken kaders de eigen werkwijze, planning en prioritering van werkzaamheden.

De opdrachtnemer werkt zelfstandig en zonder hiërarchische aansturing, maar onderhoudt waar nodig afstemming met gebruikers, interne stakeholders, leveranciers en andere betrokken partijen om de opdracht succesvol uit te voeren.

Competenties
Gezien de uitdagingen waarvoor de gemeente Rijswijk zich gesteld weet, verwachten we van de kandidaat dat deze op korte termijn van meerwaarde is voor onze organisatie. Voor deze opdracht is het van belang dat je de volgende competenties bezit:

• Communicatieve vaardigheden: essentieel om te kunnen schakelen tussen gebruikers, ICT en leveranciers. Je vertaalt gebruikerswensen naar functionele specificaties en kunt helder uitleg geven over systeemfunctionaliteiten;
• Analytisch vermogen: het vermogen om incidenten, procesafwijkingen en systeemwensen te analyseren en structureel op te lossen;
• Klantgerichtheid: gebruikers ondersteunen bij hun werkzaamheden in Corsa, inclusief training, handleidingen en gebruiksadviezen;
• Plannen en organiseren: efficiënt omgaan met updates, wijzigingsverzoeken en de prioritering van incidenten in samenwerking met de leverancier of ICT-afdeling;
• Samenwerken en overtuigen: je werkt vaak samen met informatieadviseurs, Informatiebeheer, ICT en projectleiders, en moet draagvlak weten te creëren voor verbeteringen;
• Procesmatig denken: inzicht in informatie- en archiefprocessen.