Documentalist-het hwbp

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist, 8uur - 16 uur p/w, Utrecht,


Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Aanleiding opdracht:
De programmadirectie voert een subsidieregeling uit, hiervoor wordt veel data gedeeld en met documenten en dossiers gewerkt. Om dit goed te borgen en te archiveren is het HWBP op zoek naar een documentalist.

Resultaat opdracht:
De documentalist bij het HWBP is een belangrijke schakel die zorgt voor:
1.Ingericht projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die het HWBP hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2.Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);
3.Bijdrage aan de verdere ontwikkeling van de kwaliteitseisen.

Opdrachtomschrijving:
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het HWBP. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management)systeem door medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, meta dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van instructie aan medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal en fysiek archief zijn:
➢ het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
➢ het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management)systeem;
➢ het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document
naar behoefte van de medewerkers;
➢ instrueren en informeren van (nieuwe) medewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;
➢ het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
➢ het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het archief horen;
➢ het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
➢ toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
➢ het melden van storingen volgens de procedure van RWS;
➢ het inventariseren en melden van verbetervoorstellen in afstemming met afdeling Documentair Informatiemanagement (DIM);
➢ het opstellen van een plan van aanpak voor het digitaliseren van het fysieke archief

Leiding en toezicht:
Ja

Meest essentiële competenties:
• Verantwoordelijkheidsgevoel;
• Flexibiliteit;
• Dienstverlenende en klantgerichte instelling;
• Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
o Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen;
o Vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers;
• Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen);
• Nauwkeurigheid.

Eisen:
1.Een afgeronde MBO opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding.
2.Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren.
3.Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en - dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde ICT-middelen
4.Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies.

Wensen:
1.Kennis van en ervaring als documentalist bij RWS.
2.Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo, AVG, Aw, BIHR, Toepassingsmodel metadata).
3.Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
4.De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

• Bij voortijdige beëindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
• BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor- en achternaam en vul bij “woonplaats” de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
• Bijzonderheden AVG: Géén foto. Géén persoonsgegevens zoals telefoonnummer, geboortedatum, nationaliteit of LinkedIn. Géén leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
• Mailadres wel in de motivatie vermelden, deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat, kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).