Directiesecretaresse - cluster so

Waar ben jij van?

Jij bent van het ontzorgen op het gebied van administratieve en organisatorische werkzaamheden. Jouw rol is meer dan het bedienen van een directeur. Je bent een belangrijke schakel in het goed functioneren van het cluster!

 

Jouw functie

Als Directiesecretaresse werk je nauw samen met de collega directiesecretaresses, managementassistenten en met de directiesecretarissen en -adviseur van de directeur.

Dit ga je doen:

Voor de directeur beheer je de complexe agenda en de constante stroom aan telefoon en e-mail. In het beheer van de e-mail filter je zelfstandig de vergaderstukken, vragen en acties die voorkomen en handelt deze af waar mogelijk. Je kunt uitstekend structureren, ordenen, hoofd- van bijzaken onderscheiden en inleven in de behoeften van anderen;

Je bereid het wekelijkse agendaoverleg met de directeur en de directiesecretarissen voor. Je hebt en biedt overzicht en hebt mogelijke oplossingen bedacht voor knelpunten in de agenda de komende weken. Je stelt de vragen die de directeur helpen om te reflecteren op de te maken en gemaakte keuzes en die jou helpen op de agenda werkbaar te houden;

Je hebt zicht op de belangrijkste onderwerpen en dossiers waar de directeur aan werkt en relaties die worden onderhouden. Daar anticipeer je op in de prioriteitstelling, in afstemming met het team rondom de directeur.

 

Jouw profiel

Als Directiesecretaresse blink je uit in zowel samen- en zelfstandig werken. Je staat in ieder geval aan de lat om de directeur volledig te ondersteunen en ontzorgen. Dit doe je door voorbereid aan tafel te zitten, vragen te stellen en je acties en werkstijl aan te passen naar gelang de behoefte. Ook in je samenwerking met de andere collega’s uit het team directiesecretaresses en managementassistenten, waarvoor je soms taken waarneemt. Je weet je heel natuurlijk aan te passen naar wat dat van jou vraagt. Het ‘anders werken’ waarbij deels op locatie en deels thuis wordt gewerkt, zie jij als een uitdaging en kans om vernieuwende, creatieve en efficiënte oplossingen te bedenken voor de agenda en het ontzorgen van de directeur. Je vindt het leuk om ook afspraken en bijeenkomsten te organiseren die afstralen op de directie in den brede. Dit doe je soms alleen, soms samen, maar altijd transparant. Als collega’s uit het cluster met jou hebben samengewerkt, doen ze dat graag nog een keer.

Je werkt voor de gemeente Rotterdam, dus met jouw proactieve en ondernemende instelling zit het wel goed. Je hebt ervaring in een soortgelijke rol, ben je flexibel en resultaatgericht maar bovenal bruis je van enthousiasme om in een dynamische afdeling in een open en goede sfeer gezamenlijk hard te werken. Je denkt graag mee, je bent gericht op het onderhouden van relaties, je bent omgevingsbewust en weet verbindingen te leggen. Outlook en de office pakketten zoals MS Teams zijn voor jou gesneden koek en je maakt de verschillende systemen van de gemeente snel eigen ook om de mogelijkheden die deze tijd digitaal biedt optimaal te benutten.

Verder beschik je over:

Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal;

Uitstekende planningsvaardigheden, die jou helpen bij het verzorgen van een strakke planning, logistiek en de bijbehorende vergaderstukken;

Een hoge betrouwbaarheidsfactor; je zegt wat je doet en doet wat je zegt;

Je bent accuraat in stukken, de nummering, huisstijl en in de verzending van ook vertrouwelijke stukken.

 

Eisen

Je bent in het bezit van een HBO-diploma;

Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring in een soortgelijke functie in een politiek-bestuurlijke organisatie;

Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs;

Je hebt kennis van en ervaring met Planon:

Bezoekers aanmelden

Vergaderzalen reserveren

ICT-middelen reserveren

Verzuim- en herstelmeldingen verwerken

Applicaties aanvragen voor collega’s

Aanvraag of verwijderen rechten op datamappen

Aanvraag of verwijderen rechten op functionele mailbox

Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner.

 

Wensen

Je hebt ervaring als secretaresse bij een gemeente met meer dan 500.000 inwoners

Je hebt kennis van en ervaring met Oracle EBS, Module Inkoop

Je hebt kennis van en ervaring met DIVA

 

De afdeling

De afdeling Directie- en Bestuursondersteuning (DBO) van het cluster Stadsontwikkeling (SO) ondersteunt de directie en het college van Burgemeester en Wethouders. DBO coördineert en adviseert op de bestuurlijke besluitvorming rondom werkzaamheden van SO en is de adviseur op het gebied van bestuurlijke dienstverlening, bedrijfsvoering en informatievoorziening. Het secretariaat en dagelijkse ondersteuning van de directieleden van SO is ook een verantwoordelijkheid van DBO. DBO functioneert binnen SO als stafafdeling rechtstreeks onder de Concerndirecteur Stadsontwikkeling (evenals de afdeling Strategie). In alles is de afdeling –als spin in het web- vanuit regie verbonden met de organisatie, directie en het bestuur. De afdeling kent een formatie van circa 33 fte, verdeeld over drie teams: het team Advies & Regie, het team Directie & Managementondersteuning en het team Data & Analyse. De sfeer binnen de afdeling is informeel, gezellig, hardwerkend, accuraat, resultaat- en oplossingsgericht en in verbinding met de andere clusters en partners in en buiten de stad.

De organisatie

De skyline van Rotterdam. De diversiteit aan bedrijven en publieke instellingen. De bereikbaarheid van stad en regio. De internationale handelsgeest, ondernemerskracht, ambitie en daadkracht. Het zijn allemaal voorbeelden van hoe Stadsontwikkeling samenwerkt met bewoners en ondernemers aan de voorspoed van de stad. Sinds 2016 is daar een extra opgave bijgekomen en dat is ‘groene groei’: vooruitgang die klimaatvriendelijker, beter voor het milieu en op een circulaire gedachte gebouwd is. Stadsontwikkeling bouwt dus aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad. Met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen, wonen en werken.