Directie assistent

Ontwikkelorganisatie Ruimte is binnen de gemeente Utrecht een groot organisatieonderdeel met ruim 970 medewerkers. De organisatie wordt geleid door de Directeur Ruimte en 3 directeuren, met ieder een eigen portefeuille. Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland, met grote ambities. Het werkveld van Ontwikkelorganisatie Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling, als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s als duurzame energie en mobiliteit. 

De directeuren worden ondersteunt door een team van 5 directieassistenten, die in principe samenwerken met 1 van de directeuren. We willen het team aanvullen met een directie assistent voor de directeur Stedelijk Beleid. 

De directeur Stedelijk Beleid is verantwoordelijk voor de ontwikkeling van beleid en uitvoering van werkzaamheden, gericht op de ruimtelijke ontwikkeling van de stad. Denk aan beleid en toekomstvisie voor duurzame energie in de stad, voor de ontwikkeling van de stad met een balans tussen groen en mobiliteit, het realiseren van prettig wonen. 

We zoeken een assistent die affiniteit heeft met ruimtelijke ontwikkeling. Je maakt deel uit van het team ‘directieassistenten’ en werkt nauw samen om de (politiek gevoelige) dynamiek in het werk van de directeuren te vertalen naar een overzichtelijke agenda en goed geordende acties en informatie. Je bent iemand die ontzorgt, waardoor de directeur haar werk optimaal kan oppakken. 

Opdrachtomschrijving
•    Beheren van de agenda.
•    Organiseren van de mailbox op diverse mappen.
•    Organiseren bijeenkomsten intern of extern.
•    Reserveren van vergaderzalen.
•    Afstemmen met medewerkers op aanleveren van informatie en stukken.
•    Voorbereiden reistijd voor overleggen en bijeenkomsten.
•    Verwerken ziek- en betermeldingen.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

•    Je houdt ervan om de zaken goed op orde te hebben. Je kunt overzicht houden op de prioriteiten en schakelen waar het nodig is (in een dynamische omgeving). 
•    Je hebt een dosis verantwoordelijkheidsgevoel en sensitiviteit in relatie tot de plek en verantwoordelijkheden van de directie in de gemeentelijke organisatie. 
•    Je communiceert adequaat (mondeling en schriftelijk).
•    Je bent zorgvuldig en hands on. 
•    Je kunt snel schakelen en kijkt met een oplossingsgerichte blik naar knelpunten. 
•    je werkt makkelijk samen en handelt waar nodig autonoom of in afstemming met de directeur en samenwerkende collega’s. 

Goed om te weten
Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure. 
 
De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief. De kwaliteit voor circa 75%. 

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.  
  
Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.  
 
Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.  
  
De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.