Coördinator studentenadministratie/ key-user

Wat ga je doen?
Je gaat werken binnen de onderwijsondersteuning van het Albeda cluster Lifestyle, Sport & Entertainment. Dit is een multidisciplinaire dienst waarin medewerkers van verschillende colleges en teams op zowel administratief- als logistieke processen ontzorgen. Of het nu gaat om algemene administratieve taken of werkzaamheden in het kader van verzuim en/of bekostiging, de controle op examendossiers, het roosteren of het plannen en afnemen van centrale examens. Onze ambitie is om op al deze processen als één team nauw samen te werken, de verschillende processen af te stemmen en deze inzet en werkzaamheden goed op het onderwijs aan te laten sluiten. Daarvoor kunnen we jouw kennis en ervaring goed gebruiken.
De focus van deze functie ligt op de administratieve organisatie en interne controle. Vanuit je rol als coördinator onderwijsadministratie ben je DE specialist en Key-user voor de administratieve processen en systemen voor de 5 LSE colleges. Je bent verantwoordelijk voor het proces rondom de bekostigingsdossiers van het cluster. Op het geheel van deze processen en het behalen van resultaten voer je de hierbij horende administratieve werkzaamheden uit en ondersteun en stuur je de administratief medewerkers bij het optimaal uitvoeren van de werkzaamheden. Als de situatie daarom vraagt ben je in staat om bij te springen.
In jouw coördinerende rol zorg je dat het werk volgens (afgesproken) planning en standaarden gebeurt, weten betrokkenen welke aandachtspunten er zijn (en dit monitor jij), zorg je voor een goede teambalans en zorg je er voor dat iedereen beschikt over de vereiste kennis en vaardigheden om de functie naar behoren uit te kunnen voeren (systemen/processen/procedures/werkafspraken).
Tevens houd jij nauwlettend de vorderingen in de administratie van de studentdossiers in de gaten (juiste registratie en tempo) en neemt maatregelen die ervoor zorgen dat er geen of zo min mogelijk geld vanuit de bekostiging van de studentdossiers verloren gaat. Je hebt hierover nauw en frequent contact met de onderwijsteams en stuurt de administratie bij waar nodig. Daarnaast ben je constant bezig met het verbeteren van onze administratieve processen
Met jouw inzet draag je bij aan een efficiënt en effectief administratief systeem dat de kwaliteit van ons onderwijs ondersteunt en verbetert.

Wat heb je daarvoor nodig?
Je communicatieve vaardigheden leiden er toe dat de medewerkers op de studentenadministratie en de onderwijsteams die zij ondersteunen elkaar snel weten te vinden en gezamenlijk werken aan een zo optimaal mogelijk resultaat waar het gaat om het veiligstellen van de bekostiging. Problemen worden tijdig gesignaleerd en in gezamenlijkheid adequaat en tijdig opgelost. Daarnaast vragen de werkzaamheden een hoge mate van nauwkeurigheid en vereisen een goed ontwikkeld analytisch vermogen.
Betrokkenheid, samenwerken, continue verbetering en “ontwikkelingsgericht” zijn woorden waarin jij jezelf herkent. Heb jij die hands-on mentaliteit en ben jij in staat om de collega’s waarmee je samenwerkt gemotiveerd voor de uitdagingen te krijgen en te houden, dan ben jij van harte uitgenodigd om te reflecteren op deze uitdagende functie.
Heb je dan ook nog naast je passie voor dit type werk ook een passie voor Lifestyle, Sport en Entertainment, dan is dit de baan voor jou en leren we jou graag kennen.