Coördinator informatiehuishouding

 

Opdrachtomschrijving
Drie redenen waarom dit jouw opdracht is 

• Je zorgt dat verbeteringen in de SVB informatiehuishouding daadwerkelijk worden gerealiseerd 

Een goede informatiehuishouding vraagt om consequente toepassing van kaders in de praktijk. Op basis van een recent uitgevoerd onderzoek zijn verbeterpunten geïdentificeerd rond het informatiebeheer bij de SVB. Jij vertaalt deze bevindingen naar een concreet en uitvoerbaar verbeterplan en zorgt dat de benodigde acties daadwerkelijk gerealiseerd worden zodat de informatiehuishouding verder op orde komt. 

 

• Je draagt bij aan duurzaam en aantoonbaar informatiebeheer 

Je werkt aan een aantal fundamentele processen van het informatiebeheer: het op tijd vernietigen van informatie en het duurzaam bewaren en overbrengen van informatie naar het Nationaal Archief. Daarbij gaat het om zowel fysieke als digitale archieven. Door jouw inzet worden achterstanden weggewerkt, processen verbeterd en verantwoordelijkheden belegd, zodat de SVB deze werkzaamheden in de toekomst structureel kan uitvoeren. 

• Context van deze opdracht 

De opdracht maakt onderdeel uit van het programma SVB Open Op Orde, dat zich richt op het duurzaam versterken van de informatiehuishouding van de SVB.  Binnen het programma SVB Open op Orde wordt gewerkt aan het verbeteren van de kwaliteit, toegankelijkheid en navolgbaarheid van informatie die nodig is voor verantwoording, transparantie en effectieve besluitvorming. 
Het programma SVB Open op Orde loopt eind 2026 ten einde en het doel is dat team Informatiebeheer vanaf 2027 de ondersteuning van de organisatie op dit thema voortzet. Een belangrijk onderdeel van deze opdracht is, naast het maken van het plan, het in gang zetten van een aantal verbeteracties. Mogelijk wordt deze opdracht verlengd na het einde van de programmaperiode.
Uit een onderzoek zijn verschillende verbeterpunten naar voren gekomen voor het informatiebeheer. Een belangrijk deel daarvan heeft betrekking op vernietiging en overbrenging van (zowel fysieke- als digitale) informatie. Als coördinator informatiehuishouding zorg je voor de vertaling van de bevindingen naar een samenhangend verbeterplan. Vervolgens coördineer je de uitvoering ervan. Je brengt overzicht aan, organiseert de acties, verbindt betrokken partijen en bewaakt de voortgang, kwaliteit en samenhang. Naast het oplossen van de achterstanden zorg je ervoor dat processen, verantwoordelijkheden en werkwijzen zodanig worden ingericht vernietiging en overbrenging structureel onderdeel worden van de reguliere informatiebeheerprocessen. 
In deze opdracht werk je nauw samen met team informatiebeheer en met de partijen die verantwoordelijk zijn voor de informatie, systemen of processen. Je zorgt dat jouw kennis en bijdragen geborgd wordt bij het team. 
Jij doet het Je gaat:

• Het onderzoeksrapport analyseren en bevindingen vertalen naar verbetermaatregelen
• Een integraal verbeterplan opstellen, inclusief prioriteiten, beoogde resultaten, planning, afhankelijkheden en verantwoordelijkheden
• De uitvoering van de verbeteracties coördineren en de voortgang bewaken
• Zorgen voor overzicht en samenhang tussen de verschillende acties
• Betrokken medewerkers, inhoudelijke experts, management en andere stakeholders bij elkaar brengen een aanspreken op gemaakte afspraken
• Knelpunten en risico's signaleren en tijdig adresseren of escaleren
• Inhoudelijk richting geven aan vraagstukken rond vernietiging, waardering en selectie, bewaartermijnen en overbrenging
• Bijdragen aan het wegwerken van de achterstanden in vernietiging en overbrenging
• Voorbereidingen voor de overbrenging naar het Nationaal Archief coördineren
• Zorgen dat verbeterde processen, werkwijzen, rollen en verantwoordelijkheden worden vastgelegd en geborgd bij team Informatiebeheer
• Periodiek rapporteren over de voortgang, resultaten, risico's en benodigde besluiten.

Eisen

• Eisen HBO/WO werk- en denkniveau
• 5 jaar werkervaring op het gebied van informatiehuishouding en/of informatiebeheer
• Aantoonbare kennis van de Archiefwet en relevante regelgeving en kaders voor overheidsinformatie
• Kennis van vernietiging, waardering en selectie, bewaartermijnen en overbrenging
• Ervaring met zowel fysieke - als digitale archieven
• Ervaring met het opstellen en realiseren van verbeterplannen
• Ervaring met het coördineren van werkzaamheden waarbij meerdere stakeholders en disciplines betrokken zijn.

Wensen

• Ervaring in een grote overheidsorganisatie of een zelfstandig bestuursorgaan
• Ervaring met het overbrengen van informatie naar het Nationaal Archief
• Ervaring met het opvolgen van bevindingen uit audits, inspecties of kwaliteitsonderzoeken
• Ervaring met het verbeteren en borgen van informatiebeheerprocessen
• Kennis van duurzame toegankelijkheid en digitaal informatiebeheer

Competenties

• Overzicht creëert
• Resultaat gedreven, proactief en volhardend is
• Inhoudelijk stevig is
• Organiserend sterk is
• Communicatief vaardig is
• Pragmatisch is