Coördinator Evenemententechniek

Opdrachtomschrijving

Bij de provincie Noord-Brabant verzorgt het programma Facilitaire Dienstverlening de professionele dienstverlening binnen de provinciale organisatie op het gebied van service en relatiebeheer. Dit gebeurt kostenbewust en klantgericht.

Voor het team Veiligheid Vervoer en Evenementen (VVE) zijn wij op zoek naar een ervaren, resultaat- en klantgerichte coördinator Evenemententechniek.

De coördinator Evenemententechniek is de spil tussen het team VVE en externe partners. Jij zorgt samen met deze externe partners dat (op jaarbasis ca. 325) evenementen vlekkeloos verlopen, je bent verantwoordelijk voor de kwaliteit van beeld, licht, geluid en overige techniek bij deze evenementen. Als coordinator evenementen neem je wekeleijks (proactief) deel aan het evenementenoverleg.

 

Taken en verantwoordelijkheden;

• Je bent verantwoordelijk voor de regie op planning, productie en bemensing van de externe partij AV-evenemententechniek;
• Je verzorgt de voorbereiding (technisch, personeel en logistiek) van evenementen producties;
• Je maakt personeelsplanning na inventarisatie van de evenementen;
• Je vraagt personeel uit bij aanbestedende AV-partij; 
• Je vraagt offertes aan bij aanbestedende AV-partij na inventarisatie van de evenementen en
  onderhandelt namens de Provincie; 
• Je draagt zorg voor de regie op de in de werkbrieven/draaiboeken afgesproken zaken en op de uitvoering van deze evenementen;
• Je draagt zorg voor naleving op ARBO- en NEN3140 eisen; 
• Je hebt de regie op (indien nodig) het bijstellen van de capaciteitsplanning van de vaste leverancier, indien nodig;
• Je geeft advies bij vervanging en aankoop van nieuw apparatuur;
• Je kunt zelfstandig (op drukke dagen) kleine evenementen technisch ondersteunen;
• Je beheert de inventarisatielijst evenementen apparatuur;
• Je verzorgt de begeleiding van medewerkers van leverancier;
• Je zorgt voor lokale werkbeschrijvingen en systeem omschrijvingen;
• Je draagt zorg voor de maandelijkse managementrapportage: inzet t.b.v. Social Return/offertes en inzet uren medewerkers;
• Je verzorgt de controle op offertes, inkomende personeel- en evenement facturen.

Kandidaatomschrijving

• Je hebt zin in een uitdagende, dynamische functie en je wilt graag een bijdrage leveren aan de kwaliteit van dienstverlening;

• Je werkt nauwkeurig, kwaliteit staat voorop en je bent zakelijk en tevens verbindend naar alle partijen waarmee je samenwerkt ((interne) klanten, collega’s, opdrachtgevers en externe leveranciers);

• Je bent een echte teamplayer, die het gemakkelijk vindt om met veel partijen te schakelen en de diverse belangen kan afwegen;

• Je bent klant- en oplossingsgericht, flexibel en stressbestendig;

• Je hebt geen 9 tot 5 mentaliteit en je bent ook bereid om in de avonduren te werken;

• Je communiceert helder en je bent gewend om continu verbeteringen aan te brengen in het proces evenemententechniek;

• Je voelt je senang in een politieke omgeving.

Interviewplanning

We streven er naar de gesprekken te houden in week 13