Contractondersteuner-contractsecretaris b‑sluizen midden‑nederland

Rijkswaterstaat
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Cluster PPO MN B Sluizen
Het cluster B Sluizen is een in regio Utrecht opererend team, dat wordt gecoördineerd vanuit de dienst Midden Nederland. Het reguliere werk betreft voornamelijk de grote renovatie aan sluizen binnen dit gebied. Momenteel werkt het team aan drie sluizen: Marijkesluis, Koninginnensluis en het Houtribcomplex.

Het cluster bestaat uit circa 18 FTE, verdeeld over circa 34 direct bij het team betrokken collega’s. Het Integraal Managementteam (IPM-team) bestaat uit: 1 Projectmanager, 2 Contractmanagers, 1 Manager Projectbeheersing, 1 Omgevingsmanager, 1 Technisch Managers en 1 Regisseur Assetmanagement.

De overige medewerkers zijn veelal adviseurs uit de diverse disciplines. De rol van deze adviseurs wordt door RWS-personeel, ingehuurd personeel en via uitbestedingen ingevuld.

Opdrachtomschrijving
Heldere contracten, die worden uitgevoerd volgens de contract afspraken. Daar sta jij voor als Contractsecretaris binnen het productie cluster B-Sluizen Midden-Nederland (MN), sector Programma’s, Projecten en Onderhoud (PPO) van Rijkswaterstaat. Zo zorg je dat in de contractvoorbereiding, -uitvoeringfase de contractbeheersing vanuit de -proces gestuurde- contract afspraken goed worden uitgevoerd. Dit doe je binnen een klein inkoop- en contractmanagement (ICM) team voor het cluster B-Sluizen van de afdeling MN.

De voorliggende vacature richt zich op de renovatie en vervanging van sluizen in de regio Utrecht. Als Contractsecretaris draag je bij aan de plan-, contractvoorbereiding-, aanbestedingsfase, maar met name aan de uitvoeringfase van het project. Dit doe je online, fysiek vanuit kantoor Utrecht en/of vanuit de bouwkeet op het sluisobject ter plaatse, bijvoorbeeld Prinses Marijkesluis, Rijswijk (Gemeente Buren).

Je bent een belangrijke speler in de interactie met de marktpartijen in de uitvoeringscontracten van de renovatieprojecten. Concreet zijn dit op dit moment de Prinses Marijkesluis, Koninginnensluis en Houtribcomplex. De Prinses Marijkesluis en de Koninginnensluis zitten in de uitvoeringsfase. Voor het Houtribcomplex zitten we in het laatste deel van de planfase en hiervan is de contractvoorbereidingsfase opgestart.

De primaire contracten zijn gebaseerd op een Twee-fasen aanpak, daarnaast is de
Koninginnensluis met een portfolioaanpak gegund. Twee-fasen aanpak houdt in dat we voor de meest risicovolle of onzekere delen van de uitvoeringsfase pas een prijs vaststellen nadat het definitief ontwerp gereed is. In deze periode werken we samen met de opdrachtnemer het ontwerp en het bouwplan verder uit: zodat de risico’s beter zijn in te schatten en een vast prijs voor de uitvoeringsfase kan worden afgegeven. Dit is een relatief nieuwe innovatieve contractvorm, waar Rijkswaterstaat op dit moment mee experimenteert. De projecten zijn onderdeel van Markt in transitie: Op weg naar een vitale infrasector.

Je richt je binnen het projectteam op de contractbeheersing, dit doe je samen met Adviseur Contractmanagement en de Contractmanager. Als contractteamlid zorg jij ervoor dat de vijf hoofdtaken van contractbeheersing op een overzichtelijke, professionele en tijdig voor het project(team) wordt uitgevoerd. Dit kun je realiseren doordat je bekend bent met en ervaring hebt in de GWW-sector, UAV-GC-en ARVODI contracten en het realiseren van projecten.

Per hoofdtaken zien dit er als volgt uit:
1. Het toets- en acceptatieproces van documenten.
Je zorgt in dit proces voor de structuur, standaardisatie en efficiëntie in de documentenstroom tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer. De documenten zijn de producten die de Opdrachtnemer conform de overeenkomst moet opleveren. Je beoordeelt wie op de hoogte moet worden gesteld van ingekomen documenten, controleert of de documenten aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen, en of zet deze ter toetsing of acceptatie moet worden uitgezet. Daarnaast bewaak je of reactietermijnen en deadlines worden gehaald. In samenwerking met het projectteam zorg je ervoor dat de Opdrachtgever de overeengekomen termijnen behaalt, en spreek je – indien nodig – de projectteamleden hier tijdig op aan. Je stelt analyses op, en initieert verbetervoorstellen.

2. Verzoek tot Wijziging (VtW) coördinatie
Tijdens projecten ontstaan er wijzigingen. Dit verzoek kan door de Opdrachtgever of
Opdrachtnemer op contractuele basis worden ingediend. Meestal begint dit met een issue dat uiteindelijk kan leiden tot een wijziging van het contract. Dit proces is verdeeld in een aantal gestandaardiseerde fasen die bewust moeten worden doorlopen en waarin gemotiveerde besluitvorming dient plaats te vinden. Binnen Rijkswaterstaat wordt dit ook wel het “Groene Kamerproces” genoemd. Je coördineert dit proces en zorgt ervoor dat het intern en extern tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer efficiënt verloopt. Je ziet toe dat er vanuit het GRIP (Relatics) systeem wordt gewerkt. Je beoordeelt de VtW’s, controleert of de producten volledig zijn en aan de contractuele kwaliteitseisen voldoen, agendeert deze in het Groene Kamer-overleg en begeleidt het proces. Daarnaast bewaak je de status, voortgang en eventuele afwijkingen in het proces, zodat je op gezette tijden hierover kunt rapporteren.

3. Samenwerkingsgericht Prestatiemeten
Een belangrijk instrument om de samenwerking in de Twee-fasen contracten objectief te meten. Je initieert en organiseert het samenwerkingsgericht prestatiemeten in de verschillende projecten. Bevorderen en monitoren van effectief samenwerkingsgericht prestatiemeten (S-PM) tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, door het gebruik van de S-PM-vragenlijst te faciliteren. De resultaten te duiden en het goede gesprek over samenwerking, contractuele afspraken en gezamenlijke prestaties te organiseren en te borgen — met als doel om een gelijkwaardige, professionele en duurzame samenwerkingsrelatie te bevorderen.

4. Project overleggen notuleren
Er zijn reguliere voortgang overleggen met IPM-rolhouders van Opdrachtgever en Opdrachtnemer. Dit overleg bereid je samen met de Contractmanager voor, notuleer je, en je zorgt ervoor dat de notulen en actie- en besluitenlijst door de partijen worden geaccepteerd. Naast deze reguliere overleggen kunnen ook ander soortelijke overleggen voorkomen.

5. Samenwerking in de administratieve taken en/of gebruik systemen, zoals interne
verslaglegging, Projectmailboxbeheer, Document Management Systeembeheer en GRIP
Je werkt nauw samen met de Projectondersteuner en Documentalist om de algemene en specifieke ondersteuning van het cluster soepel en efficiënt te laten verlopen. De taken zijn verdeeld, maar in voorkomende gevallen (vakantie, werkdruk, vertrek of ziekte) kan het nodig zijn dat taken (deels) worden overgenomen. De taakverdeling en afspraken hierover worden in samenspraak met de contractmanager en/of de Manager Projectbeheersing gemaakt. Je bent flexibel, schakelt snel wanneer tijdelijk de prioriteit verschuift, spring moeiteloos bij waar de behoefte is. Mede dankzij jou lopen contractuele administratieve werkprocessen op rolletjes en de resultaten worden behaald.

Taken:
1. Administratieve contractorganisatie
- Opstellen, beheren en archiveren van documenten.
- Zorgen voor de juiste interne verspreiding van ontvangen toets- en acceptatie documenten.
- Versturen en archiveren van formele communicatie door Opdrachtgever.
- Bijhouden van digitale contractdossiers.
- Bewaken van termijnen, deadlines en reactietijden van verstuurde en ontvangen
documenten/verplichtingen.
- De juiste verwerking van gegevens/documenten in het contractsystemen
2. Agenda- en vergaderbeheer
- Plannen en coördineren van vergaderingen.
- Opstellen en versturen van agenda’s.
- Verzamelen en distribueren van vergaderstukken.

3. Notuleren
- Notuleren van vergaderingen (kort of uitgebreid, afhankelijk van het overleg).
- Samenvatten van besluiten, actiepunten en verantwoordelijkheden.
- Opstellen en verspreiden van notulen aan betrokkenen.
- Bewaken van opvolging van actiepunten.

4. Communicatie en correspondentie
- Beantwoorden en verwerken van inkomende e-mails en brieven.
- Opstellen van formele brieven, mededelingen en verslagen.
- Intern contact onderhouden projectteamleden.
- Externe communicatie met Opdrachtnemers.

Resultaatgebieden opdracht
- Correcte, volledige en tijdige documentatie en notulen.
- Efficiënte en goed voorbereide vergaderingen.
- Heldere en tijdige communicatie naar interne en externe betrokkenen.
- Overzichtelijke en up-to-date administratie.
- Soepel en tijdig acceptatie- en toetsproces van documenten.

Leiding en toezicht
Ja

Meest essentiële competenties
- Sterke schriftelijke en mondelinge communicatie.
- Nauwkeurig en gestructureerd kunnen werken.
- Goed in plannen en organiseren.
- Discreet en vertrouwelijk met informatie omgaan.
- Bekend en/of Key-user gebruiker in MS Office, Connect (SharePoint omgeving) of vergelijkbare tools.
- Proactieve houding, zelfstandig kunnen werken.
- Organisatiesensitiviteit