Consultant implementatie RVB Vraagspecificatie in Relatics

Organisatie & directie

Het Rijksvastgoedbedrijf (RVB), onderdeel van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, is de vastgoedorganisatie van en voor de Rijksoverheid.

Wij zijn verantwoordelijk voor het beheer en de instandhouding van de grootste en meest diverse vastgoedportefeuille van Nederland; met onder andere gevangenissen, rechtbanken, kazernes, vliegvelden, defensieterreinen, ministeries, havens, belastingkantoren, monumenten, musea en paleizen.

 

De directie Transacties en Projecten (T&P) is binnen het Rijksvastgoedbedrijf (RVB) de schakel naar de vastgoed- en bouwmarkt en draagt zorg voor de geplande mutaties in de portefeuille van het RVB. Binnen de directie Transacties en Projecten werkt de afdeling Architectuur en Techniek (A&T) samen met de afdeling Inkoop- en Contractmanagement (ICM) aan de ontwikkeling van een nieuw model RVB-vraagspecificatie. Het basismodel met bijbehorende bibliotheek is nu af en dient geïmplementeerd te worden. Bij deze implementatie hoort het bekend stellen van de bedoeling van het model, de werking ervan en op welke wijze medewerkers er mee kunnen dan wel dienen te werken. Informatiesessies en projectbegeleiding is noodzakelijk om de medewerkers, maar ook marktpartijen op weg te helpen met dit nieuwe model.

 

Project ‘Ontwikkeling RVB Vraagspecificatie’

De ontwikkeling is gestart van een nieuw model voor de RVB Vraagspecificatie.

 

De RVB Vraagspecificatie is de functionele (offerte)uitvraag voor de bouwprojecten (nieuwbouw, renovatie en onderhoud) van het RVB naar de markt, voor het ontwerpen, bouwen en onderhouden van vastgoed. Deze Vraagspecificatie is opgesteld in een databaseprogramma Relatics. In Relatics is een bibliotheek ingericht met standaard eisen voor techniek en proces voor het vastgoed.

 

Er zijn enkele pilotprojecten gestart met dit nieuwe model, er is een toolkit ontwikkeld, een bibliotheek ingericht en er worden momenteel trainingen gegeven.

 

Het model kent twee pijlers;

• Een integrale, heldere en eenduidige vraag aan de markt, als basis voor een goede samenwerking
• Inrichting van een functionele vraag aan de markt, met het doel om ruimte te bieden aan hedendaagse of innovatieve oplossingsrichtingen.

Om goed met het nieuwe model vraagspecificatie te kunnen werken dienen alle betrokken medewerkers meegenomen te worden in het model, met het doel de RVB-vraag/behoefte eenduidig, integraal en functioneel te specificeren.

 

Inmiddels is er ervaring opgedaan met zowel het model als de bibliotheek en dient een aantal noodzakelijke vervolgstappen genomen te worden om het model verder te vervolmaken en uit te breiden. In deze opdrachtomschrijving worden de vervolgstappen met bijbehorende werkzaamheden van deze opdracht uiteengezet.

 

Opdrachtomschrijving

De vervolgstappen met bijbehorende werkzaamheden zijn onder te verdelen in een aantal onderdelen, te weten:

1. Opstellen PvA bibliotheek
2. Herstructureren data
3. Aanvullen data (rijkskantoor)
4. Definiëren dataset eenvoudige projecten
5. Structuur opzetten overige gebruikers
6. Opstellen PvA beheer bibliotheek

 

Beoogde resultaten

 

AD 1 Opstellen van P.v.A. bibliotheek

 

Als meewerkend procesbegeleider beschik je over een bibliotheekteam dat bestaat uit een kernteam van 7 personen die de bibliotheek gaan herstructureren. Een flexibele schil van verschillende disciplines staat het team bij op gebied van inhoudelijke input. De inspanning van het kernteam is gemiddeld 1 tot 1,5 dag per week

 

De eerste visie/structuur voor het bibliotheekteam is reeds ontwikkeld. In de uitrol moet het verder uitgewerkt worden tot een concreet plan van aanpak met diverse mijlpalen.

 

 

 

AD 2 Herstructuren data

 

Inmiddels is de bibliotheek gevuld met data vanuit de diverse disciplines. Wat je ziet is dat de eisen (de basis van de bibliotheek) gestructureerd zijn op disciplineniveau. Het grote nadeel hierbij is dat je heel veel verschillende eisnamen krijgt die eigenlijk hetzelfde bedoelen (vb. locatie, plaatsing, situering). Een ander nadeel is dat de raakvlakken tussen de disciplines niet goed zichtbaar zijn. Deze eisnamen dienen structureel teruggebracht te worden en middels een andere structuur gestructureerd te worden. Het ontwikkelteam heeft de eerste gedachte van deze nieuwe eisen al op papier gezet. Deze visie/structuur is leidend.

 

AD 3 Aanvullen data Rijkskantoren

 

Zodra de basisstructuur van eisen is herzien dient de rest van de bibliotheek aan de hand van deze nieuwe structuur gestructureerd te worden. De verwachting is dat delen van de huidige bibliotheek zonder al te veel aanpassingen passen in de nieuwe eisenstructuur. Interne experts (kennislijnen) zullen samen met de flexibele schil zorgdragen voor het aanvullen de data.

 

 

AD 4 Definiëren dataset eenvoudige projecten

 

Er is momenteel een grote behoefte aan een dataset voor de kleinere, eenvoudige, standaard projecten. Hiervoor dient een vereenvoudigd model ontwikkeld te worden. Echter heeft stap 3 prioriteit. Omwille van de tijd kan er gekozen worden om dit tijdelijk in een projectmodel te doen.

 

 

AD 5 Structuur opzetten overige gebruikers

 

In de huidige bibliotheek is (bijna) alleen de data beschikbaar van een Rijkskantoor en zijn er ook nog weinig datasets beschikbaar die specifiek bedoeld zijn voor een contractvorm (DB, DBM, enz.) en het type project (renovatie, nieuwbouw, grootschalig onderhoud, enz.). De bibliotheek zal hierop dus moeten worden uitgebreid. De opdracht is in eerste instantie alleen gericht op het opzetten van de structuur. Afhankelijk van de voortgang en kwaliteit van de prestaties van voorgaande opdracht zal besloten worden of ook het vullen van de data tevens onder deze opdracht belegd wordt.

 

 

AD 6 Opstellen PvA beheer bibliotheek

 

Zodra de bibliotheek is gestructureerd en aangevuld met data vanuit de diverse disciplines zal deze moeten worden beheerd en up-to-date worden gehouden met nieuwe eisen. Het is logisch als deze input komt vanuit de disciplines/ kennislijnen. Of tevens hier het beheer belegd moet worden is nog niet duidelijk en dient nog verder worden uitgewerkt. Het uitwerken van een PvA is tevens onderdeel van de opdracht voor het team (in samenspraak met de kennislijnen).

 

 

Rol kandidaat

De kandidaat werkt binnen het ontwikkelteam en heeft in deze opdracht een faciliterende rol binnen het ontwikkelteam, ondersteunt de senior projectleider en fungeert ook als consultant, voor gevraagd en ongevraagd advies.

 

De kandidaat ondersteunt in het realiseren van het plan van aanpak samen met de senior projectleider en het ontwikkelteam. Deze persoon begrijpt de problematiek, neemt een adviserende en zelfstandig uitvoerende rol op zich en bereid het advies voor naar het MT lid A&T (portefeuillehouder ontwikkeling Vraagspecificatie) en in geval van raakvlakken met het programma professionalisering Technisch Management, de programmamanager A&T Programma ACTIE.

 

Verwachtingen en meest essentiële competenties

• Organiseren, facilitairen, begeleiden. (Hybride, offline en online samenwerken)
• De kandidaat moet nieuwe onderwerpen snel eigen kunnen maken en de techniek kunnen vertalen naar gedrag. Hij/zij moet goed zelfstandig kunnen werken en snel de weg kunnen vinden in grotere organisaties als het RVB.
• De kandidaat beschikt over competenties: organisatiesensitiviteit, analytisch vermogen.
• Hij/zij is een teamplayer.