Concerncontroller

Opdracht
De concerncontroller van de Vervoerregio werkt systematisch aan de ontwikkeling van de interne beheersing. Dit is een opdracht van het dagelijks bestuur, dat in december 2020 heeft besloten over 2021 een ‘rechtmatigheidsverklaring’ te willen afgeven en over 2024 een ‘in control statement’. Het dagelijks bestuur heeft reeds bij de jaarstukken 2021 en 2022 een rechtmatigheidsverklaring afgegeven. Dit hebben we voor elkaar gekregen door een goede interne beheersing. De Vervoerregio gebruikt het 3-lijnenmodel. De 1e lijn zijn de leidinggevenden, de 2e lijn is de ondersteuning door controllers, en de 3e lijn heeft een toetsende functie, dat zijn de concerncontroller en de VIC-medewerker. De concerncontroller is verantwoordelijk voor de ontwikkeling naar een hoger volwassenheidsniveau van de interne beheersing. Hiervoor gebruiken we het management control systeem Key2Control. Dit systeem bevat ‘normenkaders’ waarin de verschillende processen worden geëvalueerd, een risicomodule en een auditmodule, waarin de werkplannen en bevindingen van de VIC sinds 2022 systematisch zijn vastgelegd. Voor de uitvoering van de werkzaamheden voor de interne beheersing wordt gedaan steunen we op functionarissen in de 1e en de 2e lijn. In de 3e lijn huren we 8 maanden per jaar een competente VIC-medewerkers in en ondersteunt Goud & Partners (geassocieerd met Key2Control) onder meer bij de ontwikkeling van normenkaders, het uitwerken van het auditplan in de auditmodule van Key2Control, het uitvoeren van een data-analyse en het rapporteren daarover, het in concept opstellen van de eindrapportage VIC en het ondersteunen bij de verdere ontwikkeling van de interne beheersing.

Wij verwachten van de interim concerncontroller dat hij of zij de ingezette ontwikkeling van de interne beheersing begeleidt en doorzet. Hj of zij brengt het gebruik van het management control systeem Key2Control weer naar een hoger plan. De accenten in 2024 zijn de frauderisicoanalyse, het begeleiden van metingen aan de hand van ‘normenkaders’ in Key2Control, het uitvoeren van de interimcontrole (VIC), en het begeleiden van afdelingen bij het opstellen van richtlijnen, zoals een procedure en standaardaanpak voor het beheer en gebruik van een spendanalyse en een richtlijn prestatielevering. Voorts coördineert de concerncontroller de totstandkoming van de risicotabel in de begroting en jaarrekening, samen met directieleden en managers, en bereidt hij of zij de driemaandelijkse overleggen voor van het organisatie-overstijgend risicomanagement comité met GVB en gemeente Amsterdam.

In lijn met de ingezette koers op het gebied van interne beheersing ligt de nadruk voor 2024 op de volgende punten:

• Het verder professionaliseren van de governance van de interne beheersing waarbij beheertaken worden toegekend aan ‘eigenaren’ in de 1e
• Het uitvoeren van een eerste frauderisicoanalyse volgens de daarvoor opgestelde richtlijn.
• De voorbereiding treffen voor het afgeven van een ‘in control statement’ over 2024 door de directie aan het dagelijks bestuur.

De concerncontroller heeft de volgende taken:

Advisering beleid

• advisering van het dagelijks bestuur en de directie over relevante bestuurlijke beleids- en uitvoeringsvoornemens vanuit het perspectief van het vroegtijdig signaleren van risico’s in de (voorgenomen) uitvoering van beleid of bedrijfsvoering.
• gevraagd en ongevraagd adviseren van de directie, het managementteam en medewerkers over de ontwikkeling, implementatie en toepassing van kaders en richtlijnen, waaronder ook het gebruik van modellen, standaards en instrumenten, inzake de bedrijfsvoering, alsmede op het terrein van beleidscontrol.
• het adviseren van bestuur en directie over de naleving van kaders en richtlijnen en de kwaliteit van de in het kader van de begroting, jaarrekening en periodieke rapportages overgelegde informatie.
• gevraagd en ongevraagd adviseren van de directie over het toezien op de doelmatigheid, doeltreffendheid, kwaliteit en rechtmatigheid van beleid en de bedrijfsprocessen waaronder de toepassing van control-instrumenten zoals audits, risicoanalyses, beleidsevaluaties, e.d.

Advisering bedrijfsvoering

• het ondersteunen van de directie en het managementteam bij het realiseren van de door het bestuur geformuleerde doelstellingen (beleidsstrategie) en het vorm geven aan beleidscoördinatie.
• advisering over risicovolle, complexe en strategische beleids- en bedrijfsvoeringsdossiers.
• het verbeteren en doorontwikkelen van de planning- en controlcyclus en documenten uit de planning- en controlcyclus en het geven van voorstellen ter verbetering daarvan.
• het ontwikkelen van prestatie-indicatoren op basis waarvan resultaten en effecten van programma’s, producten en diensten meetbaar zijn.

Audit

• het uitvoeren, bewaken en (doen) opvolgen van de aanbevelingen uit audits, controles door de accountant, interne controlewerkzaamheden en doelmatigheid- en rechtmatigheidsonderzoeken.
• analyses en onderzoeken op financieel, bedrijfseconomisch en bedrijfskundig terrein initiëren, begeleiden en verrichten op verzoek van het dagelijks bestuur of de directie.
• het (laten) verrichten van onderzoeken naar de doeltreffendheid, doelmatigheid en kwaliteit van de organisatie, primaire processen, bedrijfsprocessen of delen daarvan.
• het toetsen van directie- en bestuursvoorstellen op juridische, financiële en beleidsmatige aspecten en op de kwaliteit van deze stukken in zijn algemeenheid.
• het toetsen van de kwaliteit en het voorspellend vermogen van documenten uit de planning- en controlcyclus.

Toezicht

• het toezicht op de administratieve organisatie en de werking van de interne controle.
• het erop toezien dat risico’s en beheersmaatregelen periodiek worden geactualiseerd, het opstellen van een rapportage over de omvang van de risico’s en de kwaliteit van de getroffen beheersmaatregelen en het waar nodig doen van verbetervoorstellen.
• het toezicht op de control op de risicovolle projecten door middel van toetsing van de financiële rapportages, de krediet- en exploitatiebijstellingen en het periodiek onderzoeken van het verloop van een bepaald project of projectonderdeel.

 

Competenties

Accuratesse:  Nauwkeurig en zorgvuldig werken, met oog voor details, gericht op het voorkomen van (slordige) fouten

Analytisch vermogen: Onderscheiden van hoofd- en bijzaken en doordringen tot de kern van het probleem. Voorzien wat mogelijke consequenties zijn van de te ondernemen stappen

Efficiëntie van het werk: Zich actief inzetten voor de realisatie van de gestelde taken en opdrachten, om realistische prestaties of output conform de gestelde eisen te leveren

Expertise/vakkennis: Toevoegen van betekenis aan informatie in een bepaalde werksituatie. Ontwikkelen en verdiepen van kennis op een bepaald aandachtsgebied en vertalen van de consequenties voor de eigen organisatie

Initiatief: Gericht zijn op het overgaan tot handelen, tot het ondernemen van acties vanuit eigen kracht en niet langer wachten (op anderen) dan noodzakelijk is

Integriteit: Handhaven van algemeen aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met het werk te maken hebben

Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en benodigde tijd, acties en middelen aangeven om bepaalde doelen te kunnen bereiken

Samenwerking: Samenwerken met anderen aan een gemeenschappelijk doel

Slagvaardigheid:   Snel en adequaat handelen wanneer de werksituatie het vereist

Zelfstandigheid: Opstarten en afhandelen van acties zonder hulp van anderen