Community manager

Beschrijving project/programma:
Data zijn onmisbaar bij de aanpak van grote maatschappelijke opgaven en voor (proactieve) dienstverlening aan burgers en bedrijven. Dit vraagt steeds vaker om datadeling over domeinen heen. Samen met stakeholders ontwikkelt het programma Realisatie IBDS daarom een Federatief Datastelsel (FDS). Dat datastelsel faciliteert het zoeken, delen en in samenhang toepassen van hoogwaardige data uit verschillende databronnen voor meervoudig gebruik. Transparant en controleerbaar, zodat burgers en bedrijven het datagebruik van de overheid kunnen vertrouwen. Het FDS is geen ICT-systeem of datapakhuis, maar een vertrouwensraamwerk met afspraken, standaarden, voorzieningen en stelselfuncties.

Omschrijving einde programma:
De inzet van de professional is direct gerelateerd aan het programma Realisatie IBDS.
Het programma is gebaseerd op een meerjarenaanpak waarbij de einddatum voorlopig staat op 2031. Per jaar wordt een jaarplan opgesteld en worden de projecten voor dat jaar en de invulling afgestemd met de opdrachtgever BZK. De inzet is beperkt tot dit programma maar geeft geen rechten aan de duur van inzet voor de professional.

Welke rol heeft de professional binnen het project/programma:
De community manager organiseert verbinding met de omgeving; dit is een mix van (a) advies over community management en stakeholder management en (b) het inrichten en uitvoeren van community management voor de verschillende communities en netwerken rond FDS, in lijn met de doelen en de communicatiestrategie van het IBDS en het FDS. In deze context is het van belang dat de kandidaat omgevingsbewust is en zorgt voor de verbinding tussen IBDS en FDS gerelateerde initiatieven in de omgeving en dat deze verbinding op een goede en integrale manier tot stand komt. Voorbeelden van dergelijke communities zijn de architecten community in relatie tot het daarbij behorende samenwerkingsplatform, het netwerk van community managers in de digitale overheid, het EU data netwerk, het Netwerk van Datastelsels, etc. De kandidaat heeft zowel contact met andere onderdelen van het IBDS-programma als met andere programma’s en projecten binnen de overheid.

Met zijn/haar vaardigheden werkt de kandidaat nauw samen met het multidisciplinaire FDS-team en het IBDS communicatie team. Dit laatste team zal de thuisbasis van de community manager zijn.

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn:
•    De community op Pleio stap voor stap, organisch laten groeien
•    Het opzetten en begeleiden van thema specifieke werkgroepen.
•    Het periodiek plaatsen van relevante artikelen en organiseren van community activiteiten.
•    In samenwerking met communicatieadviseur adviseren en begeleiden van team FDS op het gebied van community management
•    De invulling en aansluiting van de community strategie op de FDS communicatiestrategie in afstemming met team communicatie
•    Communities onderhouden, vergroten, verbinden en bewaken
•    Inzet / uitvoering van communicatie kanalen en middelen in afstemming met team communicatie
•    (Pro)Actief signalen / feedback uit de communities terugkoppelen aan team FDS en team communicatie
•    Bijdragen aan de ontwikkeling van instrumenten voor de relatie met de buitenwereld (workshops, road shows, webinars, ondersteuningsproducten en andere middelen, etc) in afstemming met team communicatie en team ondersteuning.
•    Stakeholder Mapping en het regulier bijwerken van dit overzicht in samenwerking met team relatie management
•    Kiezen van de juiste methoden en tools voor stakeholder management en community engagement
•    Rapporteren over de doelen, activiteiten, deelnemers, etc van de communities

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:
De deelresultaten betreffen het meetbaar uitbouwen van bestaande communities en werkgroepen en meetbaar opzetten van nieuwe, inclusief rapportage / monitoring. Per kwartaal worden de tussentijdse resultaten beschikbaar gesteld aan de opdrachtgever. Teamleiding bespreekt de rapportage indien nodig wekelijks. Per eind 2025 zijn huidige werkgroepen en communities 5% in omvang gegroeid.

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht dienen op te leveren.
•    Volwassen communities op verschillende onderdelen van het FDS waarin actief wordt deelgenomen aan het verbreden van de uitrol van het FDS en de daarbij behorende FDS afspraken als onderdeel van het afsprakenstelsel.
•    Huidige werkgroepen en communities groeien 20% in omvang eind 2026 eventuele jaren erna zal een nieuw target gesteld worden.
•    Monitoring en rapportage proces en producten

Resultaten worden volgens Agilemethode elk kwartaal geconcretiseerd tot deelresultaten. Op deze wijze kan maximaal worden ingespeeld op alle in- en externe factoren (wendbaarheid).

Wanneer is de opdracht afgerond en beëindigd:
Ondanks dat er de simulatieomgeving iteratief wordt ontwikkeld en er continue ingespeeld moet worden op de veranderende omgeving is het eerste succes te definiëren door een verzameling van een aantal levendige communities welke actief bijdragen aan de ontwikkeling van het FDS. De communities sluiten goed aan op elkaar en maken gebruik van communicatiemiddelen en samenwerktooling die hieraan bijdragen.

De voortgang wordt beoordeeld op basis van:
•    Tijdige oplevering van de resultaten zoals vastgelegd in het jaarplan & realisatieplan
•    Betrokkenheid en tevredenheid van de doelgroep, gemeten door feedback
•    Impact van de georganiseerde bijeenkomsten, kwalitatief gemeten, bijvoorbeeld de monitoring van de communities qua deelnemers.

De beoordeling van de resultaten vindt plaats via:
•    Kwartaaloverleg voor het behalen van de (deel)resultaten en een eindoverleg bij de oplevering van het eindresultaat. Tussentijds wordt via een wekelijks gesprek met projectleiding en communicatie de voortgang besproken en mitigerende maatregelen getroffen waar nodig.
•    De voortgang, deel- en eindresultaten worden schriftelijk vastgelegd in kwartaalrapportages en deze worden mondeling toegelicht.
•    Feitelijke vaststelling van voor stakeholders beschikbare ondersteuningsproducten.

Wat is de kans dat de verwachte duur wordt overschreden, c.q. welke onzekerheden er zijn t.a.v. de verwachte duur?
De werkzaamheden worden uitgevoerd conform het realisatieplan van IBDS. Aangezien het een meerjarenaanpak betreft met een interbestuurlijke samenwerking, kunnen wijzigingen in prioriteiten en planning optreden. Deze worden afgestemd binnen de vastgestelde governance. Hierdoor kan er sprake zijn van uitloop.

Over welke specifieke kennis beschikt de professional, waarover het eigen personeel van de Opdrachtgever niet beschikt en waar een eventuele vervanger ook over zou moeten beschikken?
Relevante, aantoonbare ervaring in rol als community manager binnen een groot IT-project van een overheidsorganisatie, bijv. ministerie.

Gewenste profiel
De kandidaat is een ervaren community manager die gewend is in een multidisciplinair team te opereren waarbinnen de kandidaat op basis van zijn specifieke kennis en ervaring uitvoering geeft aan de activiteiten waarvoor deze verantwoordelijk voor is en ziet de waarde van afstemmen en samenwerken met collega’s van andere disciplines. De kandidaat vindt een bestuurlijke omgeving prettig maar kan een gesprek over techniek in de vorm van standaarden rondom gegevensuitwisseling ook waarderen.

De kandidaat beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in de Nederlandse taal.