Bestuurssecretaresse

Opdrachtomschrijving

Wie zijn wij?

Het collegesecretariaat is onderdeel van het Bureau Gemeentesecretaris en ondersteunt de burgemeester, gemeentesecretaris en de wethouders op secretarieel gebied.

Wat ga je doen?

De werkzaamheden worden uitgevoerd in een team. Elke secretaresse is aanspreekpunt voor één of twee leden van het college van burgemeester en wethouders of van de directie. De werkprocessen zijn globaal beschreven in een handboek, dat alle secretaresses hanteren. De werkzaamheden omvatten:

• Agendabeheer.
• Telefoonbehandeling.
• Post- en emailbehandeling.
• Ontvangen van bezoekers.
• Overige secretariële & administratieve werkzaamheden.

Kandidaatomschrijving

Wij vragen

Van jou als collegesecretaresse verwachten we  kwaliteitsbesef, betrokkenheid en flexibiliteit. Daarnaast ben je een leuke collega waarop we als team kunnen bouwen. We verwachten dat je goed inspeelt op de (vertrouwelijke) informatie die je ontvangt en deze goed weet te verwerken en te analyseren. Daarnaast beschik je over een uitstekend organisatievermogen. Tot slot is het belangrijk dat je klantgericht bent en je kan aanpassen aan verschillende omstandigheden. Verder vragen wij:

• MBO werk- en denkniveau.
• Relevante ervaring met het ondersteunen van management en/of bestuur.
• Aanvullende kennis en/of ervaring op het vakgebied.
• Uitstekende mondelinge- en schriftelijke beheersing van het Nederlands
• Kennis van en vaardigheid in het verrichten van complexe administratief secretariële/ondersteunende werkzaamheden.
• Enige ervaring in een gemeentelijke organisatie is een pré.
• Kennis van de interne administratieve en procedurele regels en voorschriften en de toepassing daarvan, van gangbare softwarepakketten en van organisatorische en functionele verhoudingen.