Bestuursassistent

Werken bij Leidschendam-Voorburg
Dat betekent, werken voor een sociale en ondernemende gemeente met ongeveer 75.000 inwoners. We werken aan de gezamenlijke ambitie om de best mogelijke dienstverlening te bieden aan de inwoners, bedrijven en instellingen.

Wij werken informatiegestuurd en zijn toekomstgericht. We stimuleren klantgerichtheid en het nemen van eigen initiatief bij onze medewerkers. De lijnen zijn kort, we kennen elkaar en we weten wat er speelt. Dit alles doen we onder het motto: Vertrouwen, Verbinden en Verantwoordelijkheid. Het medewerkersonderzoek 2019-2020 wees uit dat medewerkers het vertrouwen van hun werkgever waarderen en dat het hen zelfstandiger en flexibeler maakt. Deze positieve waardering leverde het keurmerk “Beste werkgever” op.

Afdeling
De afdeling Facilitaire Zaken (FZ) zorgt voor een kwalitatief hoogwaardige werkomgeving en de ondersteuning hiervan. Daarnaast verzorgt zij voor haar in- en externe klanten, het beheer van het gemeentelijk vastgoed.

Het bestuurssecretariaat is een hecht team van professionals die allround secretariële ondersteuning biedt aan het college van B&W, zodat de bestuurders zich kunnen focussen op hun inhoudelijke portefeuille en op de burgers van onze mooie gemeente. Het bestuurssecretariaat is onderdeel van de afdeling Facilitaire Zaken en valt onder het team Bestuursondersteuning waar ook de teams bestuursadvies, kabinet, agendering en verslaglegging en het directiesecretariaat toe behoren. Op dit moment bestaat het bestuurssecretariaat van de Gemeente Leidschendam-Voorburg uit 3 bestuursassistenten in vaste dienst en 2 bestuursassistenten die ingehuurd worden.

Opdracht
De Gemeente Leidschendam-Voorburg wil het bestuur zo optimaal mogelijk ondersteunen. En zoekt voor de nieuwe collegeperiode 1 of 2 nieuwe bestuursassistenten, om de  bestuurders te ondersteunen,  die het team van bestuursassistenten voor een langere periode kunnen ondersteunen.  

Bij de opdracht horen de volgende hoofdtaken:
1. Algemene secretariële dienstverlening aan één of meerdere leden van het college van burgemeester en wethouders.
2. Agendabeheer, e-mailbeheer, waarbij er wordt meegelezen in de mailbox van de bestuurder, mailtjes daaruit worden uitgezet in de organisatie en mails zelfstandig worden afgehandeld, Daarnaast zijn andere werkzaamheden afspraken maken, eventueel mee naar openbare optredens.
3. Telefoonbehandeling, boodschappen aannemen en algemene informatie verstrekken en het te woord staan van inwoners.
4. Ontvangen van bezoekers en collega’s.
5. Behandelen van correspondentie.
6. Voorbereiden - organisatorisch en administratief - van vergaderingen en bijeenkomsten.
7. Uitzetten van afspraken, meldingen en actiepunten in de organisatie en voortgangsbewaking en toezien op voortgang, en tijdige afhandeling van afspraken, meldingen en actiepunten.
8. Bereid zijn om raadsvergaderingen en/of commissie vergaderingen te volgen waar jouw bestuurder een rol heeft waardoor je kunt anticiperen op de uitkomst van de desbetreffende vergadering.
9. Meedenken over het werkproces en bijhouden van ontwikkelingen op het eigen vakgebied.
10. Signaleren en informeren van bestuur, directe collega's en organisatie over voor partijen van belang zijnde zaken.
11. Hybride werken bestaat tot de mogelijkheden met de kanttekening dat het in nauwe overeenstemming met de bestuurder en het hele bestuurssecretariaat afgestemd moet worden. In theorie bestaat de mogelijkheid  dat een bestuurder toch bijna altijd op kantoor werkt en daardoor de aanwezigheid op kantoor toch geëist wordt.

Competenties
Flexibiliteit
Je verandert je eigen gedrag indien zich problemen of kansen voordoen teneinde een gestelddoel te bereiken.

Zelfstandigheid
Je handelt volgens eigen overtuiging, onafhankelijk van anderen. Daarnaast verricht je zonder hulp van anderen taken, probeert op eigen kracht probleemsituaties de baas teworden.

Schriftelijke communicatie
Je bent duidelijk jouw opvattingen onder woorden en weet aan te sluiten bij de lezer. Formuleertingewikkelde zaken kernachtig en weet woorden trefzeker te kiezen.

Klantgerichtheid
Je weet wensen of behoeften van klanten of gebruikers te onderzoeken en hiernaar te handelen.
Daarnaast speelt je in op de doelstellingen van doelgroepen en opdrachtgevers voor de langere termijn.

Plannen en organiseren
Je stemt activiteiten van jezelf (en anderen) op elkaar af en bepaalt hun volgorde zodatdoeleinden efficiënt en effectief gerealiseerd worden.

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre u / de door u aangeboden kandidaat aan het bovengenoemde profiel voldoet.