Asset manager maatschappelijk vastgoed

Omschrijving opdracht

Asset Manager Maatschappelijk Vastgoed

Takenpakket

De afdeling RO-Vastgoed, en de hoofdprocessen van Strategisch Vastgoedmanagement worden heringericht. Per 1 januari is een interim hoofd RO-Vastgoed aangesteld die naast de dagelijkse aansturing het transitieproces van RO-Vastgoed vormgeeft en aanstuurt.

Een belangrijk onderdeel van de transitie is het inrichten van assetmanagement, in aansluiting op het portefeuillemanagement dat sinds januari is ingevoerd, en het ontwikkelen, professionaliseren en implementeren daarvan. Tenslotte moeten achterstanden die in de afgelopen jaren zijn opgebouwd worden weggewerkt om een stabiele situatie te creëren waarin straks assetmanagers in vaste dienst kunnen floreren.

Jouw inzet draagt bij aan de herinrichting van de afdeling RO/Vastgoed en van alle processen bijbehorende processen van Strategisch Vastgoedmanagement.

In de loop van je inhuurperiode wordt het profiel van Assetmanager ontwikkeld en vastgelegd en ben je behulpzaam bij de werving en mogelijk ook onboarding van vaste bezetting op deze positie.

Inhoud van de functie

Als Assetmanager Maatschappelijk Vastgoed werk je hands-on samen met het team van Maatschappelijk Vastgoed en draag je in belangrijke mate bij aan hun dagelijkse werkzaamheden. Door onderdeel te zijn van het primaire proces leer je snel de organisatie en de stakeholders kennen en kun je werkenderwijs verbetervoorstellen doen en implementeren. Wij zoeken dus ook nadrukkelijk iemand die zelf ook dossiers ter hand neemt en tot een goed einde brengt.

Het doel is om als team met elkaar te leren en op die manier bij te dragen aan de herinrichting van en professionalisering van Assetmanagement bij de BUCH. Tegelijk breng je ook rust en ruimte door bij te dragen aan het wegwerken van achterstanden en de situatie van het team hiermee te stabiliseren.

Het team is verantwoordelijk voor het tactisch en operationeel beheer van de gemeentelijke vastgoedportefeuille. Ze werken aan een brede en diverse portefeuille van sportaccommodaties en gemeentelijke huisvesting tot buurthuizen en culturele panden. Het inhoudelijke werk, los van de ontwikkelopgave, is als volgt te omschrijven:

Het team zorgt ervoor dat het vastgoed optimaal wordt ingezet voor maatschappelijke doelen en dat beheer, contracten, financiën en onderhoud goed zijn georganiseerd. Daarbij heeft men oog voor de lange termijn en wordt bijgedragen aan de verdere ontwikkeling en verduurzaming van de vastgoedportefeuille.

Er wordt nauw samengewerkt met collega’s binnen en buiten Team Vastgoed, zoals de portefeuillemanagers, juristen, technisch vastgoedbeheerders, beleidsmedewerkers, projectleiders en financieel adviseurs. Samen wordt gezorgd voor heldere afspraken, goed beheer en een portefeuille die blijft aansluiten bij de opgaven van onze vier gemeenten.

• Overzicht creëren en duidelijke afspraken maken waardoor alles soepel verloopt van contract tot sleuteloverdracht.
• Vastgoedbeleid toepassen en, in nauwe samenwerking met de vastgoedjuristen, voor zorgen voor correcte huurovereenkomsten, inclusief wijzigingen en beëindigingen.
• Berekenen en onderbouwen van tarieven, waaronder de kostprijs dekkende huren.
• Zorgen dat panden gereed zijn voor gebruik, inclusief oplevering en sleuteloverdracht.
• Aanspreekpunt voor huurders en behandelen vragen en knelpunten.
• Signaleren van risico’s en bijzonderheden in de portefeuille en ondernemen passende actie.
• Input leveren voor besluitvorming, door middel van notities, adviezen en beleidsstukken (ook voor colleges en raden).
• Meedenken over renovatie- en verduurzamingstrajecten, waaronder tijdelijke huisvesting voor de huurders.

Daarnaast input leveren voor financiële rapportages, exploitatieoverzichten en besluitvorming rondom de vastgoedportefeuille.

Het team opereert in een politiek-bestuurlijke omgeving en heeft oog voor de verschillende belangen die spelen binnen de organisatie en bij maatschappelijke partners. Er wordt samengewerkt met collega’s uit verschillende teams en relaties onderhouden met huurders, exploitanten en andere externe partners.

Tenslotte wordt ook in samenwerking met de technisch vastgoedbeheerder gewerkt aan renovaties en toekomstbestendige oplossingen voor gemeentelijke gebouwen.

Dit alles doe je met als doel om werkenderwijs, en in samenwerking met portefeuillemanagers en de teammanager Vastgoed, tot een nieuwe formulering te komen van Assetmanagement bij de BUCH, en bij te dragen aan de uitwerking en inrichting van de bijbehorende werkprocessen. Uiteindelijk draag je ook bij aan het formuleren van een profiel van assetmanager en (indien nodig) de werving en onboarding van vaste medewerkers op deze functie.

Resultaten

Bij afronding van de opdracht is het volgende bereikt:

• Nieuwe werkprocessen zijn ontwikkeld en de aansluiting op Portefeuillemanagement is vormgegeven
• De werkprocessen zijn in de dagelijkse praktijk getoetst en waar nodig bijgesteld. De procesbeschrijvingen zijn vastgelegd.
• Het profiel van Assetmanager is uitgewerkt, de werving van vaste Assetmanager(s) is gestart en zo mogelijk heeft een degelijke onboarding reeds plaatsgevonden
• Achterstanden van het team zijn grotendeels weggewerkt
• Complexe dossiers zijn tot een goed einde gebracht

Competenties

• Omgevingsbewustzijn: je herkent belangen, besluiten en verhoudingen binnen een politiek-bestuurlijke omgeving en stemt het eigen handelen af met collega’s binnen en buiten je eigen team, de portefeuillemanagers, je teammanager en de vier colleges van burgemeester en wethouders;
• Relatiebeheer en samenwerking: je bent sterk samenwerkingsgericht. Je bouwt en onderhoudt duurzame relaties met huurders, collega’s en ketenpartners en benut deze om afspraken helder te krijgen en samenwerking soepel te laten verlopen;
• Initiatief: je signaleert knelpunten of kansen in de vastgoedportefeuille en zet zelfstandig gerichte acties in gang om processen, afspraken of gebruik te verbeteren;
• Resultaatgerichtheid: je werkt doelgericht, waar nodig ben je creatief, en stuurt processen zodanig dat afspraken worden nagekomen, voortgang wordt bewaakt en resultaten op tijd worden bereikt;
• Overtuigingskracht: je brengt standpunten helder en feitelijk onderbouwd over en weet hiermee richting te geven aan besluitvorming, ook wanneer er tegengestelde belangen zijn;
• Financieel inzicht: je kunt vastgoedvraagstukken zowel inhoudelijk als financieel beoordelen
• Communicatief vaardig: je bent communicatief en tekstueel sterk en bent in staat daarbij strategisch te denken en handelen.