Afdelings- en programmasecretaris

Opdrachtomschrijving
De afdelings- en programmasecretaris vervult een dubbele rol binnen de afdeling Resource & Flow (R&F) en het programma S&V ICT Infra 2028. In deze functie ondersteun je zowel het afdelingshoofd als de programmamanager bij de organisatie, coördinatie en voortgang van werkzaamheden. Je bereidt vergaderingen voor, maakt verslagen, bewaakt acties en draagt bij aan een soepele samenwerking binnen de teams. Je organiseert bijeenkomsten, verzorgt communicatie en ondersteunt bij het opstellen en actualiseren van documenten, zoals voortgangsrapportages en het programmaplan. Daarnaast faciliteer je sessies in het kader van een lopend Europees aanbestedingstraject en zorg je dat de planning en stukkenstroom goed worden bewaakt

Achtergrond opdracht

De inzet is nodig vanwege het vertrek van de huidige secretaris, die momenteel zowel de afdeling R&F als het programma S&V ICT Infra 2028 ondersteunt. Om de continuïteit van deze werkzaamheden te waarborgen, is tijdelijke vervanging noodzakelijk. De functie is essentieel voor de ondersteuning van het management, de voortgang van het programma en het bewaken van de kwaliteit van besluitvorming en verslaglegging binnen de afdeling

Competenties

• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
• Planmatig en gestructureerd werken, met oog voor detail.
• Proactief in het signaleren en oppakken van taken.
• Samenwerkingsgericht: schakelt soepel met management, collega's en externe partners.
• Stressbestendig en flexibel in periodes van piekbelasting.
• Integer en betrouwbaar in omgang met vertrouwelijke informatie