Adviseur/projectleider verbeterplan team Woningtoewijzing

Opdrachtomschrijving
In mei 2021 is de directie Wonen van de Gemeente Amsterdam van start gegaan met een nieuwe organisatiestructuur. Dit heeft onder andere geleid tot de oprichting van het team Woningtoewijzing. Drie reeds bestaande teams zijn bij elkaar gevoegd. Dit zijn de teams Statushouders, Beroepsgroepen en Huisvestingsvergunningen. Het nieuwe team geeft uitvoering aan het beleid op het gebied van woonruimteverdeling. Het team zorgt bijvoorbeeld voor de uitvoering van de voorrangsregeling beroepsgroepen, beoordeelt huisvestingsvergunningsaanvragen en bemiddelt statushouders naar een woning.

 De afgelopen 1,5 jaar heeft het team een transitie doorgemaakt waarbij de nieuwe organisatiestructuur en werkwijzen zijn ontwikkeld en geïmplementeerd. De komende periode moet deze nieuwe organisatiestructuur en de inrichting en werkwijze van het team verder geoptimaliseerd worden. Er zal tevens de komende periode een doorontwikkeling plaatsvinden op het gebied van beleid, processen en it-systemen. Ook deze nieuwe werkwijze moet verder geïntegreerd worden binnen het team. Dit vraagt veel van de teamleden en de teamleider. Het doel van deze opdracht is om deze ontwikkelrichting door te zetten en te optimaliseren.

Bestanddelen van de opdracht
De projectadviseur brengt in kaart wat er nodig is om de voorgestelde ontwikkelrichting te optimaliseren. Hij/zij evalueert de huidige werking van processen en signaleert eventuele hiaten in de organisatiestructuur, beleidskaders, de uitvoering en daarbij behorende it-systemen. Dit gebeurd door informatie op te halen bij de teamleden en andere collega's en te inventariseren welke (beleids)documenten en werkinstructies al aanwezig zijn en of deze nog up-to-date zijn. Vervolgens wordt er een plan van aanpak opgesteld. Hierin staat beschreven welke stappen er genomen moeten worden en in welk tijdskader. Deelprojecten zoals het (laten) opstellen of aanpassen van werkinstructies pak je al op. Daarnaast leg je de basis voor een handboek/kennisbank.
 Voor deze doorontwikkeling stemt hij/zij af met een breed scala van stakeholders zoals beleidsmedewerkers, de teamleider, de teamleden, collega's bij andere directies waarmee wordt samengewerkt en externen zoals medewerkers van woningcorporaties. Je ziet toe op de voortgang en planning van dit project. De projectadviseur houdt goed het evenwicht tussen voortgang van het project en draagvlak onder de betrokken medewerkers.

Op te leveren resultaat
·         Er is een plan van aanpak voor de doorontwikkeling van het team opgesteld
·         werkinstructies voor de verschillende werkprocessen zijn opgesteld en afgestemd op de nieuwe zaaksystemen
·         (de basis voor) een kennisbank is gelegd;
·         De communicatie en samenwerking tussen team woningtoewijzing en relevante samenwerkingspartners is verbeterd door samenwerkingsafspraken op te stellen.
·         Schriftelijk advies (verbeterplan) is gegeven over doorontwikkeling van het beleid, de organisatiestructuur en it-systemen

Het resultaat van het werk van de projectleider is dat hiaten in de uitvoering en het beleid in kaart zijn gebracht en beschreven in het plan van aanpak. Deze hiaten zijn opgelost door de projectleider en hierover is schriftelijk gecommuniceerd of er is advies gegeven over mogelijke oplossingen welke zijn opgenomen in het verbeterplan.

Op te leveren producten:
-              Plan van aanpak: ( 01-05-2023)
-              Werkinstructies voor de verschillende werkprocessen afgestemd op de nieuwe zaaksystemen: ( eind mei-2023)
-              (De basis voor) een kennisbank; (eind mei 2023)
-              Advies (verbeterplan) over doorontwikkeling beleid, organisatiestructuur en it-systemen ( eind mei-2023)
 
Startdatum is zo snel als mogelijk. Het streven is om de werkzaamheden binnen twee maanden te voltooien. De eerste maand kan worden gebruikt om informatie op te halen bij het team en stakeholders en de tweede maand worden de gewenste producten gemaakt en opgeleverd. Eventueel is er uitloop, met name om draagvlak te creëren om de voorgestelde ontwikkelrichting te kunnen realiseren.

Afstemming en rapportage
Opdrachtnemer rapporteert aan opdrachtgever, maar er is wel vrijheid in het uitoefenen van de opdracht. Opdrachtnemer en opdrachtgever stemmen om de week af over de voortgang van het project. Opdrachtgever voorziet opdrachtnemer van informatie en relevante contactpersonen.

Gemeentelijke organisatie
Met ruim 18.000 collega's zorgen we ervoor dat Amsterdam een aantrekkelijke hoofdstad is en blijft. Waar het fijn is om te wonen, te werken en naar school te gaan. Met ruimte voor ondernemers en bezoekers.
Werken voor Amsterdam betekent bijdragen aan iets groots. Aan groei, veiligheid, ontwikkeling, gezondheid. Van de stad, van Amsterdammers. Daarmee geven wij Amsterdam door; aan de toekomst, aan volgende generaties.
We willen een goede werkgever zijn die ervoor zorgt dat alle collega's zich gezien en gewaardeerd voelen. We koesteren verschillen tussen collega's, al die verschillen zorgen voor betere resultaten voor onze organisatie én onze stad.
Lees meer over de organisatiestructuur van de gemeente Amsterdam.

De opdrachtgever(s)
Amsterdam woont! Ruim 850.000 inwoners, zeker 150.000 ondernemers en meer dan 20 miljoen toeristen per jaar: het zijn de imposante cijfers van Amsterdam. Daarbij hoort een sterke, wendbare en presterende gemeentelijke organisatie. Zo starten we jaarlijks met de bouw van gemiddeld 7.500 woningen. We streven met onze partners naar klimaatneutraliteit in 2050. We creëren een openbare ruimte die schoon, heel en veilig is. We scheppen een optimaal economisch klimaat met voldoende nieuwe banen. En zo kunnen we nog wel even doorgaan. Een van de sleutelspelers bij dit alles is de directie Wonen.
Wonen staat voor betaalbaar wonen in een ongedeelde stad. Het onderwerp wonen staat veel en vaak in de belangstelling. De druk op de woningmarkt is groot, wat veel uitdagingen met zich meebrengt. Er worden afspraken gemaakt met de corporaties en particuliere verhuurders, er wordt veelvuldig onderzoek gedaan en indien nodig wordt actief gehandhaafd om illegale woonsituaties, zoals toeristische verhuur, overbewoning of leegstand te beperken.
De opdracht is het realiseren van maatschappelijk effect in de stad. Om dit doel en maatschappelijke effect in de stad te bereiken stelt de directie Wonen beleid, regels en processen op. Het team Woningtoewijzing draagt zorgt voor de uitvoering van dit beleid. Op deze manier draagt het team bij aan een eerlijke verdeling van de woningvoorraad in Amsterdam en zorgt ervoor dat Amsterdammers zo passend mogelijk wonen.